人事档案管理在施工企业人力资源管理中的作用与要求

人事档案管理在施工企业人力资源管理中的作用与要求

陶芳芳

云南建投第二水利水电建设有限公司 云南 昆明 650000

摘要：人事档案与人力资源管理的关系十分密切，是一个单位为人力资源提供人才的有力保障。如今在人力资源管理的不断发展背景下，人们越来越不重视人事档案管理，甚至国家机关对此项工作都有很大的疏忽。而将影响单位或组织的人力资源管理。因此我们要明确人事档案管理在企业人力资源管理中的作用与要求，文章对此作出了有效分析，随后提出了在施工企业人力资源管理中改进人事档案管理方式的具体要求。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；作用与要求

在我国人事管理制度中，人事档案是十分重要的一部分，其关系这企业员工的工资待遇、社会保障等等。因此，人事档案是企业或组织了解员工的重要依据。而人力资源管理和人事档案两者互相作用，人事档案的科学化管理促进人力资源的与时俱进，人力资源的合理利用能促进人事档案的有效发展。因此，相关用人单位要明确两者间的关系。

1人事档案管理在人力资源开发的作用

1.1人事档案科学管理有助于人力资源科学化管理

人事档案科学化管理能帮助用人单位合理选拔优秀员工^[1]。通过人事档案，企业的人事部门能客观、全面地了解员工，对他们的优点和不足有清晰的认知，从而在员工中挑选出优秀的人才。并且能对员工进行科学合理地管理，对他们的工作能力等有更多的了解，从而为他们挑选最合适的工作岗位。这样可以将员工配置到与其能力和素养最匹配的岗位，让每个人都能充分发挥自己的才能，从而促进各部门的迅速发展，推动人力资源的科学发展。

1.2促进人力资源的合理安排

通过人事档案，企业能对员工的各方面信息都有全面的了解，这样才能让每个员工充分发挥自己的特长，为企业做出更多的贡献^[2]。这样才能让各个单位、各个部门的员工之间进行更多的配合和协调，从而更加高效地完成相关工作任务。并且对于需要特殊人才的岗位，这样的配置方式能更好地保证人尽其才。这对于有一定专长的员工的意义更是重大。因此，人事档案管理在现今乃至以后的很长一段时间内，都会对企业或组织发挥很多积极作用。

1.3有利于科学预测人力资源需求

施工企业的部门内部人事管理效果如何，将对人力资源管理的需求有很大影响^[3]。因此，要做好人事档案管理工作，用人事档案了解企业内部人才的各方面情况，根据实际情况制定出科学的人力资源分配计划。这对于人力资源的需求的预测有十分重要的作用。在没有人事档案管理的情况下，企业内部各部门就很难对人力资源做出规范、科学的预测。

2人事档案管理的不足对人力资源开发生产的影响

随着社会的发展和时代的变迁，人力资源管理也发生了很多变化。如今我国的施工企业人事档案管理就存在很多问题，并且已经不能有效人力资源发展的需求，甚至产生了很多负面影响。下文从4个方面展开分析：

2.1档案管理材料失真妨碍了人力资源的合理配置

不管是什么档案，其最基本的特征就是真实。因此，如果档案失去真实性，其本身就失去了存在的意义。企业的人事档案一旦缺失了真实性，就失去了严肃性和实效性，就意味着失去了档案本身的实际应用价值。在我们的实际工作中，经常会发现人事档案中的年龄都是本人按照自己的实际需求去随意填写的，而不是填写真实的年龄。而这样的填写让档案失去了真实性。并且有的人事档案还存在随意改写信息的情况，即两种工作经历出现在同一时间内。以上几种现象都导致企业员工的档案失去其自身应用的真实性，这对企业将来的人力资源配置工作的进行会产生较大的影响，导致错过发现人才的真正机会。

2.2简单雷同的档案材料影响了人力资源的产生

人事档案记载的正是一个员工在所参与的社会实践中成长的真实经历，要对本人的所有学习经历、工作经历等有明确的反映。因此，企业在翻阅员工的档案材料时，可以对此人的人生经历有大概的了解。人事部门在翻阅的过程中，可以对材料相对应的员工的各方面情况一目了然，从而完成相应的考察。但是如今的人事档案往往存在严重的内容简单、信息雷同等喜爱你想，信息内容都不能很好地反映档案本人的成长经历，因此档案也就失去了真正的价值，对员工本人的未来成长和发展是十分不利的。很容易挫伤其工作积极性，影响其工作效率。

2.3档案材料的分散和缺失容易破坏其整体性

人事档案在归档的过程中要有一个完整的承前启后的载体。但在很多时候，企业认为档案不够重要，因此在宣传力度上有一定的欠缺^[4]。加上其他原因等，最终导致人事档案的内容零散，影响其完整度，严重破坏其整体性。并且很多学生在就业以后，由于对档案的关注度不够，导致档案滞留在学校。或者在进入社会后将后来取得的学历、文凭等留在家中。还有一些员工由于工作上的调转和变动等，导致档案材料仍滞留在原单位。在现在的社会背景下，所有工作人员的流动性都很大，各企业单位为了招聘更多的优质人才，会采用很多方法来吸引人才，在这些方法中，废弃原有档案，建立新的档案成为了主要的方法之一。而这将破坏掉档案的完整性，同时也破坏了档案的真实性和客观性。这使得档案成为了一个可有可无的存在，无法发挥为人力资源效力的作用。

2.4落后的档案管理模式制约了人力资源的发展

在社会不断发展的当下，以往的档案管理模式已经不能满足当代的人力资源管理需要^[5]。在如今，人力资源管理的方法更加科学有效，并且一律采用电子化管理模式，能有效地为企业提供人事管理所需的档案材料，从而更加有效地服务于企业的人力资源管理。但如今的人事档案管理还有很多不足，很多传统的管理模式仍然在发挥作用。基本上用手工操作为主，并且很多管理人员缺乏创新思想，满足与现状。在没有竞争意识的驱动下，这些管理人员在工作中不思进取，不再追求精益求精，因此很难提供高效的服务。

3改进管理模式的具体要求

如果施工企业想要自己的人事档案管理模式有所更新，从而更好地为人力资源服务，就要在时代不断变迁的过程中作出合适的改变。首先要对人事档案的管理模式作出相应的改进，从而更好地适应我国人力资源的发展现状。具体可以从两个方面展开：第一，打破原有的管理模式，开拓自身的管理职能。让相应的档案管理工作更好地适应新要求，这样才能保障人力资源的有效开发。第二，要有意识地提高相关人员的综合素质，促使其进行更多的自我提升，让他们学习更多的新的档案管理方法，从而更好地适应新的人力资源的发展变化，进而提供更加优质的服务。

3.1对成本效益进行科学分析

施工企业要积极更新企业管理理念，加强对人事档案管理的重视，要能认识到人事档案管理对企业人才的培养的重要性。并要控制好成本，对成本效益作出有效分析。首先在硬件设备的更新上做出预算，如对专业的档案室设备的配置等预算有合理的控制，尽最大程度让人事档案管理工作能系统化地进行，同时能为企业节省更大量的人力和物力等。

3.2提高档案管理者的政治素质

在快速发展的当今社会背景下，企业的档案管理人员不仅要能做到在思想上的与时俱进，还应具备较高的政治素养。这是十分重要的。社会的快速发展让人们增加了对经济的关注度^[6]。也正是这个原因，我们意识到，提高档案管理人员的政治素养十分重要，势在必行。作为管理档案材料的专职人员，档案管理者要具备最基本的政治素质。在日常工作中，相关人员要能对跟档案工作相关的法律等有更多的了解，并不断学习相关知识。这样才能更好地贯彻落实一系列重要的来自中央的指示，并在此基础上严格遵守工作纪律。主动掌握党中央的重要思想动态，努力在新的形势下完成高质量的工作，从而提供优质的档案管理相关服务，为人力资源发展贡献力量。

3.3配齐人事档案管理人员

由于企业的不重视，导致很多施工企业的人事档案管理工作都是由其他岗位的人员兼职进行的，而这些人员通常都没有过硬的专业素养，并且缺乏相应的培训，导致工作成果往往不尽如人意。因此，施工企业要对此有充分的关注，要为档案管理相关工作岗位配置专业人员，并且要求这些人员都有较高的思想道德素质、有较高的信息素养。另外，档案管理工作不同于其他岗位的工作，需要相关工作者有较强的保密意识，且原则性强。因此，企业可以定期让这些档案管理人员接受职业培训，让他们接受职业道德培训，并在培训活动中提高专业素养和信息素养，进而提高综合素质。

3.4提高档案管理人员的业务素养

如今我们的社会已经进入了现代化时代，各个领域的工作也都迈进现代化管理行列。档案管理工作更是如此。在这种形势下，相关工作人员要有意识地让自己的思想与时俱进，努力跟上社会发展的步伐。因此，要在档案管理工作的方法上有所创新，掌握更多的现代化管理常识，努力学习先进的科学技术，让科学技术助力档案管理相关工作。为此，档案人员要不断提高自己的专业知识水平，要在不断巩固旧的档案理论知识的基础上，学习更多新的、先进的相关工作知识，增长工作经验。在业务上有更多的精进，同时还要不断增强服务意识，改变以往的服务模式，由原来的找上门在服务的模式向主动服务转变。要能与各部门进行更多的积极沟通，通过相互协作来完成自己的服务工作，从而为企业提供更多的优质人才。另外，档案人员还应提高宣传意识，努力宣传《档案法》，并重视这个宣传工作，为提高全民档案意识发挥更多的积极作用。

3.5加大人事档案重要性的宣传力度

宣传人事档案的重要性，能让施工企业的各部门职员都能意识到档案信息与自身利益的关系，了解到自己的升职、加薪都跟人事档案息息相关。在入职时，企业要对员工进行档案审核，在员工晋升时，企业要对其档案进行专项审核，并将对个人的各方面考核的相关信息都收录档案中，使其成为员工工作晋升的重要依据。另外，在办理离职时，还应对员工的档案进行及时转移。由此可见，人事档案将伴随着员工的整个职业生涯。因此，企业要通过宣传让员工意识到人事档案的重要性，促使他们主动配合企业人事档案管理人员的工作。

3.6建立健全档案管理制度

在进行人事档案管理时，相关人员要在做好本职工作的基础上，要对档案管理的相关制度的优点和缺点有更多的认识。对于与当前的社会形势不匹配的规章制等，能有明确的认知，从而对当前的规章制度进行深入改革，建立新的、科学合理的相关制度，让人事档案管理工作能在一个科学合理的制度下发挥作用。为了有效避免出现档案被改动、信息丢失等情况，我们要建立其合理的制度，为考核工作目标和责任追究等工作的顺利进行提供支持。并且建立科学合理的制度，能让档案管理工作实现信息化管理，这样能让相关工作开展得更加科学化、严谨化，能提供准确的档案信息，并能有效制约信息泄露、信息改写等情况的出现。

3.7借助信息技术科学管理人事档案

在如今的社会背景下，我国人事档案管理人员在进行材料收集等工作时，适当地改变方法。在以往的材料收集工作中，相关人员只能通过手工操作的方式在完成，而在档案材料收集越来越全面化和广泛化的当下，这些用时长、效率低的旧的材料收集方式已经无法满足如今的人事档案管理工作需要。在如今的社会发展形式下，建立科学的档案管理模式十分有必要，这是当下档案管理工作要走的必经之路。在新的管理模式下，人事档案管理信息需要被收入相应的系统，而这些系统将每个人的信息进行有效连接，作为一个基础性的联网系统，人们可以通过直接检索完成对个人信息的搜寻，从而在短时间内实现对个人档案信息的查找。这大大降低了信息查找的出错率，能为现代人提供更优质的档案信息服务。

3.8增强软件安全意识

人事档案的相关工作需要较强的保密性，但很多施工企业对此并没有更多的重视，造成了很多资料或信息丢失等问题。而为了避免以上情况的出现，企业要加强员工的档案安全意识，用信息技术设置访问权限，并建立软件防火墙，防止病毒的入侵，保证档案信息的完整性，避免其受到损害。

结束语

总而言之，人事档案是我国企业或组织选拔人才的重要依据。这一基本特性决定了其在整个单位人力资源管理中的不可替代的作用。在新的时代背景下，人事档案管理的工作模式要有更多的变化。企业要加强重视度，任用综合素质高的专业型人才从事档案管理工作，加大宣传力度，提高全员重视度，并引入先进的信息技术，努力通过信息化管理方式提高人事档案管理成效。

参考文献

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