实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究

实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究

陈湛

国网湖北省电力有限公司直流运检公司 湖北 宜昌 443001

摘要：办公室是企业正常运行的重要枢纽，是综合性服务部门，它的功能性很强，具有上传下达、沟通内外、协调八方的功能。实现办公室行政管理的精细化，可以有效提高公司整体管理效率和水平。因此，办公室行政精细管理也成为企业管理领域热议的话题。本文从行政管理者的角度出发，针对办公室行政精细化管理的问题、思路和对策展开叙述，供企业管理者参考。

关键词：办公室；行政管理；精细化管理；思路与对策

2. 实现办公室行政管理精细化的背景

1.1企业精细化管理意识缺失

企业管理者能力的高低决定了企业发展的好坏。企业精细化管理可以帮助管理者提高企业管理质效，实现企业的高质量发展。管理者必须具备现代企业管理意识。管理者本身的管理意识能力强，重视行政精细化管理，及时有效搭建工作体制机制，才能使公司各项重要决策落地落实，为顺利实现公司发展目标奠定坚实基础。如果缺乏精细化管理意识和经验，不能及时对企业内部存在的问题作出科学有效的解决和调整，将导致企业管理效率降低，影响企业科学健康长远发展。

1.2传统管理思想导致项目管理滞后

企业需要不断的创新，注入新思想、新观念，不断更新管理方法，才能跟上时代的脚步，满足企业发展的需要。而如果管理者因循守旧、墨守成规，企业内部管理内容更新慢，那么就无法适应现代社会的发展而遭受淘汰。新开发项目不能及时得到细化和分工，考虑问题不够全面，将严重影响企业的发展进程。所以管理者必须要不断地更新管理思想，学习先进管理模式，从办公室行政管理抓起，把办公室行政管理工作精细化，明确管理目标，才能把企业的行政管理与其他业务工作相结合，从而促进企业全面发展。

1.3管理制度难以满足现代管理发展

每个公司都有一套管理制度。管理制度是企业给员工制定的标准，制约企业员工的行为，规范企业员工的准则。如果制度不完善、未及时根据新出台的政策法规作出更新调整、员工管理制度不健全，奖惩制度执行力度不到位，那么再完备的管理制度也只是空设。时代在进步，社会在发展，企业管理制度也需要不断地更新，才能满足企业高效运转、高质量发展的需求。因此，制定管理制度要与时俱进，不断更新，落到实处，不能纸上谈兵，这样才能使企业更加有条不紊、井然有序地朝着新方向前进。

3. 实现办公室行政管理精细化的思路分析

2.1实现办公室管理科目的细化

传统的管理模式采用的是“人治”的管理思想，这种管理模式存在着很多弊端。管理者一旦发出错误指令，会影响公司规范有序运转，严重时则会影响到标准化工作流程的执行与健康企业文化的形成，从而使企业面临窘迫的境地。通过精细管理，让制度、文化、员工等参与企业管理，使企业的每个环节都有制度的制约和流程上的规范，能够有效缩短工作流程，减少员工精力和管理成本上的浪费，提高工作效率，实现企业管理机制的最优化调整。

2.2融入流程化和规范化的理念

要想把办公室行政管理工作精细化，可以通过工作的流程化和标准化来实现。每个企业也都有自己的标准和准则，只有遵守企业的规章制度，按照标准来要求员工，赏罚分明，让员工在思想和行动上都严格遵守企业的规章制度，企业才能稳固发展。把工作流程制度化、流程化，企业将会按照设定的目标有序开展，实现共同进步。

2.3重点优化协同与经济化意识

办公室的工作繁杂多样、千头万绪，而每一个部门都有自己的工作职能，协调好每一项工作，才能保障办公室工作正常有序进行。办公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企业运转也需要大家齐心协力、互相沟通，合作交流才能有效地完成一项工作。良好的沟通方式可以使一个企业凝聚力和向心力不断加强，从而从整体上提高企业管理效率，推动企业向科学化、精细化、信息化方向发展。

同时，劳动合同作为制约用人单位以及劳动者之间劳动关系的重要手段，能有效地保障双方合法权益，签订劳动合同是十分有必要的，既保护了员工的合法权益，同时也给管理者提供保障，达到双赢的目的。办公室精细化管理的实施，很大程度上提升了办公室员工的管理意识、经济化意识，促进企业行政管理工作的有效进行。

4. 促进办公室行政管理精细化的对策建议

3.1结合办公室文化提升管理精细化主动性

企业的办公室文化在企业文化中占据着重要地位。如何实现企业的办公室精细化，首先要从员工着手，提高员工的思想意识。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原则，有始有终，循序渐进，日积月累，员工的思想意识久而久之就会形成了精细化的管理意识。企业可以制定科学化的管理计划，制定年计划、月计划，甚至把工作细化到周、日，逐一开展工作，让员工在日复一日的工作中明白精细化管理工作的精髓，不断的改进和完善精细化管理，形成鲜明的企业文化，通过管理意识的提升，最后达到执行力的提升。

3.2融入标准化与制度化增强精细化规范性

企业管理离不开管理者，管理者之间的思想意识要保持高度的一致才能保证企业工作的有序开展，这必然需要办公室行政管理制度的精细化。没有规矩不成方圆，只有制定健全的企业管理制度，才能规范和约束企业员工，形成企业管理制度体系，改善企业管理中的破旧观念，形成管理制度精细化。如何实现管理制度的精细化，就需要企业管理规章制度的规范，指引管理者健全企业规章制度，协调各部门之间的关系，避免出现漏管、空管的现象。管理者要时刻保持高度的清醒，总领全局，有全局意识，宏观调控办公室行政管理，还需要制定行之有效、符合实际的管理制度，明确目标，减少失误，最终才能真正实现既定目标，提高工作效率，完善管理制度。

1. 4. 从根本上提高员工专业能力与职业素质

企业管理离不开管理者，更离不开员工。管理者制定科学合理的管理制度，需要员工的配合和遵守。通过把办公室行政管理精细化，不仅能提升管理者的管理水平，同时也能帮助员工把工作细化、易化，落实到每一个人的头上，便于管理者采用科学的方法考核员工。避免员工重复作业。同时，适当的奖惩制度也可以调动员工的积极性，激励上进的员工，鼓励良性竞争，让员工全身心地投入工作当中去。通过这些手段实现办公室行政管理精细化，提高行政管理水平。信息技术在现代企业当中的使用率特别高。运用先进的信息技术可以提高行政管理水平，提高工作效率。作为企业的行政管理人员，要在工作中不断地学习，分析和思考工作中的细节，总结工作经验，查缺补漏，不断提升自己的职业素养，在企业中做出表率，用自己的实际行动做出榜样，激励身边的员工，提高自身工作水平，带动企业稳步向前发展。

结语

作为一种企业管理的理念和模式，企业行政精细化管理是社会进步的产物，其不仅可以规范公司各项工作流程，高效协调公司内外部矛盾，更是企业规范管理的一种可行性管理模式。其可以最大限度地降低企业管理成本、优化企业内部结构、完善企业整体结构、弘扬企业文化，并把企业管理制度向着科学化、精细化方向发展，使企业文化深入人心，促进公司整体工作效率和管理水平的提高。

参考文献

［１］陈亚娥．实现办公室行政管理精细化的思路与对策［Ｊ］．企业改革与管理，２０１７，（０４）：４７．

［２］郭洪斌．实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策［Ｊ］．化工管理，２０１８，５０７（３６）：１３－１４．