山东交通技师 学院
目前，随着档案信息化程度越来越高，各院校档案信息化工作也开展的如火如荼，但各厂家的软件内容和格式大同小异，基本分为收集、归档、编研、检索等几大模块。在使用过程中，发现除了检索时用的比较便捷外，尤其是在收集、归档两大模块中较为繁琐，并没有给人一种信息化应有的方便、快捷之感。
根据个人使用之感，从以下几个方面的提出几点建议。
一、系统模块
1、在整体设计之初就应结合电脑系统相关功能或界面，让使用人员能够很快的接受系统整体设计思路，也能够给用户带来较好的体验，比如，功能设计上，不要局限于框架式，可以用文档式模块。
2、在系统整体设计上要简化，不要过于繁琐和花哨。有些系统进入之后，感觉较为花哨，实用功能欠佳，建议厂家在设计之初，应考虑系统的实用性和快捷性，去除一些不实用之处。
3、系统在颜色配置上，以浅或柔色为主，不宜使用过于刺眼的颜色。在颜色使用上，以眼观舒服为最佳，不适用大红、大绿等较刺眼的颜色。
4、在打开系统页面后，应在显著位置添加一些快捷功能，打开就能快速进入相关功能，而不是要在栏目内添加相关内容链接等，比如，在界面添加上简单的导入或检索功能（如检索功能可设计成常用的放大镜样式）。
5、在主界面添加快捷功能方面，最好让用户有自主添加或删除的功能，让用户根据自身不同需要添加或删除相关功能模块。
6、另外，在主界面上，可以增加拖拽、右键点击等功能，或者效仿Word和电子表格，增加插入等功能，而不是用很复杂的相关导入功能。
二、档案管理模块
在管理功能中，有导入、输出功能，也有检索功能，但总感觉较为繁琐，未给人一种简单、明了的感觉，反而让人有一种望而生畏的心理，此项模块完全可以参照电子表格和Word文件形式。
三、编研模块
在此模块中，各系统都可以根据相关条件检索到相关内容，但基本上都是需要各个下载后才能打包，做不到汇总。
建议厂家增加汇编功能，根据需要几个目录内容可以合成一个需要的内容，直接汇编、保存或打印即可。
四、档案安全
数字化带来认证快捷的同时，个人感觉，同时也带来较大的安全隐患。尤其是在信息化过程中，很多单位都是以安装监控的方式来约束信息化扫描人员的行为。这种方式在一定程序上给工作人员增加了一种压力，但并不能从根本上解决信息泄露的风险，这也是档案信息化普遍存在的问题。
根据保密相关要求，单位的机密文件，最好由本单位工作人员进行扫描和编辑，毕竟机密文件不会过多，工作量不会太大。
五、其他功能
现在是智能时代，为提高工作效率，是否开发接入手机端的功能？或者在查阅时，是否需要开通手机端？这些都是后续相关厂家需要考虑的工作。
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