档案信息化管理的优势及安全问题

档案信息化管理的优势及安全问题

姜江

冷水江市城建档案馆 湖南娄底 417500

摘要：在社会经济不断发展的背景下，科学技术水平得到了进一步的提升，在不同领域中都发挥了信息技术的优势。对于档案馆来说，比较主要的组成就是信息化管理，而档案信息化管理能够对档案管理效率的提高产生积极的促进作用，保证档案管理质量，持续性的发展档案馆。因此，档案管理人员需要对档案信息化管理的优势有明确的了解和认识，对档案信息远管理中存在的问题进行全面地分析，提出科学的档案管理对策，以保证档案管理的安全性。

关键词：档案；信息化管理；管理优势；安全问题

Abstract: under the background of the continuous development of social economy, the level of science and technology has been further improved, and the advantages of information technology have been brought into play in different fields. For archives, the main component is information management, and archives information management can actively promote the improvement of archives management efficiency, ensure the quality of archives management and continuously develop archives. Therefore, archives managers need to have a clear understanding and understanding of the advantages of archives information management, comprehensively analyze the problems existing in archives information management, and put forward scientific archives management countermeasures to ensure the safety of archives management.

前言：随着社会的发展和进步，日益凸显出了档案管理工作的重要性，在信息技术创新应用的背景下，数字化成为档案管理的主要发展方向。相比于以往的档案管理模式来说，信息化管理的安全性得到了有效的保证，能够有效促进档案管理质量的提升，为相关业务活动的开展提供稳定的基础。

1. 档案信息化管理的优势分析

1. 促进搜索速度和准确度的提升

以往在没有信息技术的支持下，档案管理工作的开展需要花费的时间比较长，档案查找面临诸多的阻碍，需要投入大量的人力和物力，且有时甚至会出现档案遗失的问题^[1]。但引进信息化技术后，可以建立电子档案，通过搜索引擎就可以准确定位档案，然后将所要查找的内容输入到搜索引擎即可，有效提升了档案搜索的速度，保证了档案管理的准确性。

2. 提升档案的利用率

目前，各档案馆对无纸化办公更加关注和重视，传统的纸质档案已经与社会的发展需求存在较大的差异，存在明显的滞后性^[2]。但建立电子档案，可以对纸质材料的使用加以控制，高效利用档案资源，更好地保护环境。

（三）实现档案的快速调取

如果档案管理者人在外地，只能通过邮寄和传真的方式才能获取所需要的资料，且时效性难以得到有效的保证^[3]。但引进信息化技术后，通过电子档案管理模式，可以打破限制，快捷的调取档案。档案信息化管理可以通过网络传输资料，只要使用者在有网络的地方就可以轻松获取资料，非常的便捷，有效促进了信息传递效率的提高，保证档案管理工作的质量与规定要求相符合。

2. 档案信息化管理中存在的安全问题分析

1. 档案管理人员没有形成良好的安全意识

目前，信息化已经成为档案管理工作的一种必然趋势，通过合理应用计算机技术能够高效的管理相关信息，将其储存在安全的位置^[4]。档案管理信息化工作以计算机技术为基础实施管理，但人为因素很容易引发安全问题。部分管理人员不能严谨的应用信息技术，没有形成强烈的安全意识，进而出现了操作失误，对档案信息的可靠性造成了威胁，导致档案资料出现了丢失、损坏等安全隐患。此外，在信息化管理过程中，相关的管理人员对安全比较轻视，没有采取相关的措施加强防护，随意向他人透露信息系统的账号等信息，这样就会为不法分子攻击系统创造机会，导致数据出现错误。

（二）缺乏完善的档案信息管理安全保障体系

在以往的工作模式中，为了保证档案的合法性和可靠性，必须由领导在纸质档案上签字，此外，拷贝和复制纸质档案的过程比较繁琐，会受到一定的约束，所以也在一定程度上降低了信息被盗取的几率，强化了档案管理的安全性。但由于电子信息的拷贝和复制比较方便，一些黑客会远程控制计算机，直接破坏了档案信息管理系统，对档案信息的安全性造成了严重的威胁。

三、提升档案信息化安全管理质量的有效措施

1. 强化相关工作人员的安全意识

如果想要有效促进档案信息化安全管理水平的提升，就需要对管理人员的安全意识进行全面地培养，使其能够正确看待自身的工作，相关部门需要定期组织管理人员参加培训和工作，以进一步了解档案信息保密的相关法规，准确把握好行业发展动向，形成良好的安全意识。此外，还需要强化管理人员的观念，使其可以加强安全管理度，保证信息的安全性，避免信息失窃。档案管理局需要对档案管理工作的发展实际有明确的了解，以此为基础制定科学的管理制度，并将其落实到实处，做好保密工作，形成完善的安全制度。目前，我国日益完善了网络安全方面的法律法规，需要通过相应的网络安全法来约束管理人员，使其能够正确使用网络技术，形成正确的意识，高度关注网络安全，除此之外，档案馆负责人需要组织人员参与技术和网络安全教育方面的培训，开展安全教育活动，促进档案管理人员专业素质的提高，加强专业人才的引进力度，使其能够正确处理档案信息安全问题，从根本上提升信息的安全性，确保能够顺利开展档案管理工作。

（二）制定完善的档案信息管理安全保障体系

档案馆的管理人员需要尽快完善档案信息管理安全保障体系，并严格落实相关的措施，保证能够安全的使用信息。不断优化档案信息管理程序和管理流程，将相关的编写工作做好，保证由专业的人员负责工作，提升信息使用的安全性。其次，需要将防病毒软件安装在档案信息管理系统中，及时的升级软件，降低病毒感染的几率。档案馆还需要制定完善的责任机制，将工作责任落实到个人，避免出现责任不清的问题，确保每一个岗位都能有专门的人员负责。最后，档案馆需要针对性的管理纸质档案和电子档案，确保这些档案都能得到有效的管理，以有效提升管理效率。

（三）实施多样化的技术防范措施

为有效提升档案信息化管理水平，需要制定多样化的技术防范措施，保证信息的安全性。首先，在档案信息化管理工作中，需要设置密码来保护数据，只有输入密码才能获取里面的信息。对称和非对称都属于加密技术的主要组成。对称加密技术能够统一加密和解密过程，非对称技术则与其有着一定的差异性，在对外公开加密密匙时，需要由专门的人员妥善保管好解密密匙。其次，文件签署技术必须正确使用，通过文字签名和证书签名，能够将文件的真实程度充分展现出来。使用正确的文字签署技术，可以对文件的合法性进行验证，且他人不能随意篡改文件中的内容。再次，需要将权限控制技术应用在信息安全管理中，以验证用户的身份，有效防范非法获取信息现象的出现。

结论：目前，在档案管理工作中已经广泛应用了信息化技术，为档案管理信息化建设创造了良好的条件。档案信息化管理具有多元化的优势，可以快速搜索所需要的信息，保证工作的准确性，减少时间的浪费。但信息化技术在为档案管理提供便利的同时，也产生了大量的安全隐患，难以保证信息的真实性和合法性，信息容易被盗取。所以，档案管理工作如果想要结合时代发展需要，寻求良好的发展，就需要正确理解档案信息化管理，明确具体的优势。同样，也需要采取合理的措施来解决档案管理中的安全问题，加强安全技术的引进，将相关的措施落实到实处，提升工作的安全性，为档案信息化管理可靠的使用环境，促进档案管理工作的发展和完善。

参考文献：

[1]邱凯. 初探档案信息化管理的优势及安全问题[J]. 兰台内外,2019(32):13-14.

[2]吴沛腾. 档案信息化管理的优势及安全问题分析[J]. 才智,2018(34):200.

[3]郭晓滨. 档案信息化管理的优势及安全问题分析[J]. 办公室业务,2019(08):64.

[4]刘禹鹏. 档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J]. 城建档案,2017(01):19-20.