浅议信访档案的管理

浅议 信访 档案 的管理

孙枝

内蒙古巴彦淖尔市 ， 五原县信访局 ， 015100

摘 要：近年来，社会的发展与经济的进步，促进人民群众生活质量日趋提高，但随之而来的一些矛盾与问题也逐渐凸显，并通过不同形式来反映到信访工作中。信访档案就是信访部门在处理人民群众来信、接待群众来访中直接形成，具有参考利用价值的真实记录，在整个社会管理中占有重要的地位，是社会信息系统的基石，对处理信访突出问题起着不可忽视的作用。信访档案与其他档案一样，都是历史的真凭实据，具备其独到的自身特点，是信访工作的参考依据和重要载体，对信访部门起保护作用。

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一、信访档案管理的意义

信访档案是信访工作中最基本要求,做好信访档案工作，对人民群众的信访工作将起到不可忽视的重要作用，所以对信访档案进行管理具有重要意义与必要性,能够促进信访档案充分发挥其作用。

二、信访档案的整理

对信访档案进行整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

（一）组件（卷）

档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。在组件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

组卷时：一是从内容上分析信访材料：个人要求类，主要体现在有要求组织解决历史问题和希望组织上帮助解决生活上的问题；批评建议类，主要针对社会风气，各项建设等方面的批评以及建议；检举控告类主要是针对干部违背党纪政纪的行为进行指控的材料。二是按处理信访案件的自然法则分析信访材料：信访者材料，信访工作机构的工作人员需要保存好信访者的信件完好无拐，以便将来杏证邮寄的时间和地址，并与信件同时寄来的其他材料，例如照片实物等，都进行编号并存档，并在备注表中注明；办案材料，在处理信访案件的初期形成的登记审批单，由本部门立案函，上级部门立案交接函，须上级领导对交办案件的批短期保存准文件等，这些材料可以保存很短的时间，在处理或崔办过程中形成的材料通常具有联办案的记录，对信访者的复信和答复，调查期间形成的文件材料包括文字、声像、实物等实物材料，应收集收集齐全并进行归档；结案材料，它包括结案单、结案报告、调查处理建议、对信访人的处理决定以及信访人对处理的意见等，这部分材料一般是长期保存的。

（二）分类

分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

文书档案一般采用年度、问题、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于问题分类的立档单位，一般采用年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按问题分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、奖牌、奖章、证书等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

（三）排列

排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理档案，按类型顺序排列，或按是否结案过程排列，以及在最低一级类目内按照时间排列即可。

（四）编号

宗号—档案门类代码·年度—问题—保管期限—件号。比如，Z021全宗文书类2021年永久档案信访办第1件、Z021全宗照片类2021年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z021-WS·2021-Y-XFB-0001、Z021- ZP·2021-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉问题分类要求，按照本规则确定的档号为：Z021-WS·2021-Y-0001、Z021-ZP·2021-Y-0001。

以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z021全宗信访档案第1项第1卷第3件，按照本规则确定的档号为：Z021-XF01-001-0003。

（五）编目

编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

三、信访档案的保护工作

信访档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房；应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备，不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统；配备消防系统，根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备，以及安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备；保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备；应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。总之信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，二是防破坏，，三是防火，四是防水杜绝淋湿、浸泡现象，五是防尘，六是防潮，七是防霾变，八是防鼠，九是防虫，十是防光。

四、结论

随着经济社会的发展,社会矛盾不断出现。但是，在中国社会主义和谐氛围中，扩宽了人民群众的诉求渠道。信访档案工作者必须加深对信访档案作用的认识，不断提高信访档案管理水平，使信访档案工作为振兴经济，提高人民生活水平，维护人民利益和社金稳定服务，为领导决策提供指导。

参考文献：1.国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》

2.《浅谈信访档案的重要性》

3.《机关档案管理规定》

作者简介：孙枝，（1982年10月4日-）女，汉，内蒙古，本科，中级，研究方向：档案管理。