企业档案管理中推行精细化管理的研究

企业档案管理中推行精细化管理的研究

赵明贵

单位：博兴县吕艺镇公共事务服务中心省市：山东省滨州市博兴县邮编 ;256506

摘要：精细化管理作为档案管理的一部分，是推动企业可持续性发展、实现企业经济效益最大化的发展需求。目前，如何全面实施并推进档案的精细化工作是档案管理工作的重心，本文将从档案管理的现状分析，结合实际的工作制定出合理化的措施，运用精细化的思想理念、专业化的管理技术，建立健全工作体制、制度、流程，对档案实施科学化、精细化管理。
        关键词：企业档案管理；精细化管理
        引言
        在社会经济飞速发展的时代，企业生产经营更具规模性，海量、多类型的档案资料产生，全面记录企业生产经营过程，为企业发展提供指导性的信息，更服务于企业发展与决策。面对档案管理的新要求，精细化管理更显全新的文化理念，强化针对性管控，实现整个管理流程与环节的把控，维护档案真实性与完整性，为企业可持续发展提供强大信息支撑。
        1精细化管理概述
        精细化管理是一种现代化的管理理念及方法，在现实应用时必须要切实做好精、准、严、细四个方面。其中精指的是要做到最好、最佳，精益求精；准指的是要做到准时及准确；严指的是对管理流程及相关制度严格执行到位；细指的是最大化的细分和细化管理工作及其流程。精细化管理主要特点表现在对质量、落实及细节等方面要求很严，要求每个环节的工作都要做到最好。另外，精细化管理也是一种先进的管理技术，利用精细化管理的细化及系统化规范，在结合各种管理技术及方法增强管理工作的效率及质量。换句话说就是：把复杂的事物简单化，把简单的事物规范化。
        2企业推行精细化档案管理的涵义
        精细化管理是源于发达国家的一种企业管理理念，是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引入深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理与时代发展相契合，极具先进性，促使复杂与多样的管理行为融简洁性与规范性于一体。
        精细化档案管理就是落实档案管理责任，将档案管理责任具体化、明确化，要求每一个档案工作者都要到位、尽职。第一次就把档案工作做到位、工作要日清月结。强调对整个档案工作流程进行细化处理。在根本上增强档案工作质量，实现全方位的综合性管控，追求严谨性与科学性，保证每一环节的档案工作都得到妥善落实。
        3当前企业档案管理中存在的问题
        3.1 缺乏精细化的档案管理制度
        当前很多企业在档案管理的职责和制度上不够完善，且没有全面检查考核，标准缺乏统一性，系统性不强，很多管理环节凸显粗放性，细节不到位，使一些应归档的文件依旧存在某个人或者是某个部门中。此外，档案载体的多样性，业务部门很难将其完善、长期保存，这使得很多档案资源收集不完整，不利于档案的查询与利用，阻碍了信息资源价值的实现。这一问题的存在严重影响到企业档案管理工作进一步发展，更难达到精细化管理的要求。
        3.2档案管理的理念相对落后
        由于很多企业及其管理人员没有充分认识到档案管理的重要性，认为只要后
        勤能确保档案资料收集、整理、保存等工作完整性就可以了，对提升企业经济效益没有认识帮助。正是由于企业在档案管理上的认识不足，使得在现实档案管理中没有安排专业的人员负责档案管理工作，或者是安排其他技术人员或后勤人员兼职来做，因为这些人员缺乏档案管理的专业知识及方法，所以在企业档案管理中不仅不能发挥应有作用，而且还会给企业发展带来不利影响。
        3.2档案管理技术落后
        企业档案部门主要管理以纸质为载体的档案，管理电子档案为辅。近几年，部门逐步将数字化信息化技术引入工作中，尽管已经做了大量档案电子化工作，比如通过扫描仪等设备将纸质图纸转换为电子图纸，减少蓝图的收集存档并扩大电子档案文件的存储，增设自动化办公系统（OA系统）中档案模块等工作，仍旧不能完全实现档案的精细化管理，在实体档案和电子文件的管理中均有管理漏洞。
        4在企业档案管理中推行精细化管理措施
        4.1 将档案管理纳入企业管理范畴，强化精细化管理思维的渗透
        为了适应新时期档案管理工作，管理人员要认识到档案完整性与精确性的意义，将其作为工作目标，结合档案管理内容，采取多元化档案管理模式，实现合理分类与管理。另外，将精细化管理理念渗透在档案管理全过程，增强档案归档的系统性与条理性，以档案管理需求为方向，有效提升档案整理与归档水平。鉴于档案管理基础性地位，企业管理者要将档案管理作为企业管理的重要内容，落实统一规划，设立专门部门，安排专业人员，有序推动精细化管理建设，以先进的管理机制为依托，保证精细化管理有据可依。

        4.2加强企业精细化档案管理机制建设
        为确保企业档案管理的精细化及完整性，务必要加强和完善企业的精细化档案管理机制建设，以提高企业档案管理工作的效率及水平。同时，建立完善的档案管理机制，不仅可以保持企业档案管理工作的长效性，而且也有助于增强企业整体的管理工作水平，更好地推动企业向前发展。另外，企业档案管理部门也要细分明确档案管理的每个步骤及环节，并制定合理的考核制度，加强档案管理人员的考核，从而在确保档案管理人员工作高效性的同时，增强档案管理人员的综合素质及实操能力，为企业档案管理的发展奠定良好基础。
        4.3构建信息化档案管理系统，加快平台建设，促进企业内部信息资源的整合
        随着信息化建设的加强，企业档案信息更显复杂性与零散性的特征，因此，为了挖掘价值性信息，需要对档案信息进行精细化整合。基于此，部门之间的协作与配合成为关键，需要通力合作，构建档案信息化管理平台，实施一体化管理，促使档案资源能够得到更加广泛与科学的开发使用，挖掘企业各个部门的价值性信息，降低资源的重复与浪费。企业要以自身发展实际为基础，以信息化为方向，构建适合自身发展的、适应性较强的档案管理系统，加强企业前端管控，保证与企业各业务系统的有效对接，实现档案管理全流程管控。另外，在档案信息化管理平台建设中，要充分发挥大数据、云计算以及云存储等技术，强化数据的有效分析与处理，加快企业档案资源的开发与应用，为企业经营决策提供更加有力的信息支撑。
              结束语
   综上所述，档案管理过程是一项复杂、繁琐的工企业作，加强档案管理的规范化建设，能够有效提升档案企业管理的效率，使档案管理工作变得更加清晰、更加有企业条理。与此同时，档案管理意识和制度规范化的增强、企业档案管理队伍建设的加强，更加精细化的档案管理流企业程，都是提升档案管理规范化水平的有效途径，对推企业动企业的健康发展具有基础性作用。
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