新形势下的住房保障对象档案管理问题研究——以广西壮族自治区南宁市为例

新形势下的住房保障对象档案管理问题研究——以广西壮族自治区南宁市为例

范鸿 梅

南宁市住房保障发展中心 广西 南宁 530022

摘要：实际应用中，住房保障对象档案是正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，关于其的归档管理、动态管理、档案利用、政策宣传等问题于新的发展形势下需要直面并且在管理上走向健全。

关键词：住房保障对象档案 管理 发展

南宁市住房保障工作推进至今，已基本构建出围绕租赁性住房、经济适用住房和限价商品住房的城镇保障性住房供应体系，形成顺应新形势下城镇现实发展需要的住房保障解决机制。在住房保障资格管理中，需要承担住房保障对象资格审核及退出管理、销售型保障性住房配售及售后管理、房改业务办理的事务性和服务性工作的事业单位将面临住房保障对象档案的管理问题。

住房保障对象档案是指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档包括申请材料、审核材料、实施保障材料、动态管理材料等在内的相关材料，以申请户为单位进行立卷归档，是新形势下住房保障业务开展极为重要的基础。

一、南宁市住房保障对象档案管理现状

南宁市住房保障管理部门及其业务相关配合部门相应建立了“住房保障综合管理系统”，对审核流程进行全方位管控。该系统通过对档案特别是电子档案的应用，即时把控住房保障业务发生的各环节，如保障资格申请、变更、审核、退出；租赁性保障住房的实物配租和货币补贴；销售型保障住房的销售管理、房源分配等。运用大数据手段对住房保障数据进行采集和分类，完成各级各类数据的统计和管理。实现住房保障对象档案在首次业务发生时立即启用纸质和电子文件的双套制管理。

在此背景下，南宁市住房保障对象档案的整理趋向以电子化为重点。运用信息化手段，将数十万份以申请户为单位的实体纸质材料进行数字化存储，同时接入其他部门的关联数据，通过平台系统进行统一管理，形成一个具备有序结构的档案数据库，实现多部门之间资源共享。

当前，南宁市住房保障对象档案的利用以查档为主，“住房保障综合管理系统”的诞生为该业务提供强有力的信息支持。随着住房保障工作在南宁市全面铺开，高效查阅住房保障对象享受和利用自己合法权益的真实依据，在很大程度上解决了住房保障业务工作中各部门履行职责的效率问题，这也是现今住房保障对象档案管理工作进行的意义。当然，进一步探究如何完善住房保障对象档案管理工作的措施，方能更有效地支持相关业务工作。

二、住房保障对象档案管理问题研究

（一）实体管理与数字化管理不匹配问题

随着住房保障工作力度的增强，受保障对象规模日益扩大主要表现之一就是档案数量的急剧上升，纵观南宁市住房保障事业20余年的发展历史，受保障对象人数从1996年的约800户增长到2021年近30万户，呈现出大幅增长的趋势。与此同时，住房保障类型也逐渐由单一的经济适用房转向多种住房保障形式并存的局面。因此受保障对象数量的递增、种类的多元化，必将促使住房保障对象档案信息量的剧增、档案门类的繁复、档案库存占用面积的增加、档案工作量的加剧。由此可见，仅依靠传统的手工作业将难以满足新形势下住房保障对象档案管理工作的需要。

近几年住房保障部门着手将历史档案进行整理，给档案整理者以及利用者带来了无法比拟的便利性，同时也暴露出实体管理的问题。主要体现在住房保障管理部门编制有限，专业人员较少，需依靠其他专业档案公司，出现人员不固定及整理、上架不及时的现象。相对先进的“住房保障综合管理系统”与住房保障对象档案实体管理较为落后的现状形成了反差，成为制约住房保障对象档案管理活动发展的瓶颈。

（二）提高管理的动态性问题

住房保障对象档案的动态管理可以令单位在环境变化发生时通过预测外部环境、分析内部数据，适时调整管理策略、管理手段和修改和补充计划，达到快速适应环境发展的目的。

紧密结合住房保障对象档案“一户一档”的特点，将其作为动态管理的切入点。保障对象档案存在动态性这一特点决定了动态管理的必要性。保障性住房产权发生变更或者转移；保障对象的家庭成员、资产、住房情况发生改变；住房保障标准的调整；住房保障覆盖面的扩大或收紧等因素均会导致住房保障档案处在不断调整的动态过程中。

因此，住房保障对象档案的自身属性决定了“一户一档”动态管理的必要性。要根据保障对象的自身变动情况，及时、准确地补充新档案材料。提高电子档案信息的更新频次和数据可靠性，保证档案自始至终能真实反映保障对象的实际情况。对于保障对象档案中的涉及住房保障业务的《货币补贴发放通知书》、《租金核减通知书》、《变更申请表》等涉及动态变化的文件，可按类别单独整理归档，但须保持与申请、审批等环节相关材料的关联。保障对象资格管理情况的动态变更纸质材料需定期归入原档，或根据届时档案管理办法将其单独立卷归档，做好与原档案卷号的关联。

另一方面，建立动态管理预警机制对住房保障对象档案管理工作十分重要。在解决档案管理中遇到显性问题的过程中，往往存在许多隐性问题，这些隐性问题如不能及时发现并得到解决，将会给住房保障对象档案管理带来重大损失和资源浪费，比如：整理过程中丢失、损坏档案等。

建立动态管理问题预警系统，对系统监控的各项指标设立警戒值，由相应责任人根据岗位职责定期上报监测情况，随时上报可能达到警戒值的指标，及时发现和分析问题，为防患未然和解决问题打下坚实的基础。一是住房保障对象档案人才管理预警，住房保障对象档案管理各岗位所需人才通过职位分析、岗位评定和薪资定级确定，通过业务培训结果和在岗表现等进行纵向和横向对比分析，采取行之有效的激励措施，营造出宽松和谐的用人留人的环境。其次是住房保障对象档案管理制度预警，将制度分为技术类和管理类。技术类制度由技术岗位人员牵头制定并实施；管理类则由管理岗位人员牵头组成监管、审查力量，制约执行档案管理的技术人员。形成标准明确，执行有力，富有创新性和预见性的住房保障对象档案管理机制。

参考文献：

[1] 住房城乡建设部印发《住房保障档案管理办法》的通知. 住建部，2012(11)

[2] 刘丰，王磊. 保障性住房档案的数字化管理[J]. 山西档案，2008(11)