事业单位档案管理软件中存在的问题与对策分析

事业单位档案管理软件中存在的问题与对策分析

于川

中共黑龙江省纪律检查委员会黑龙江省监察委员会办案基地管理中心

摘 要：随着经济的不断发展，事业单位在机构精简、行政体制与人事管理等方面进行了不断深入的改革，事业单位档案收集、归档、流向等管理工作出现了新的问题。就当下事业单位档案管理软件中存在的问题与对策进行分析。

关键词：事业单位；档案管理软件；问题；对策

计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门，档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统软件已经是档案管理发展的必然趋势。

1.档案管理软件的内容

档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。收发文及档案管理一体化系统适用于行政、企事业单位。自定义档案模板可管理各类形式档案：文书档案、人事档案、照片档案、实物档案。会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印，可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。主要有以下几个过程组成。

收文登记。对于上级来文，录入电脑后，可同地打印收文批阅承办笺和收文登记簿：打印文登记簿像打印存折那样自动接上次打印，当然也可以指定本次打印起始行。收文字号由电脑自动编号，收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角。便于向各部室分发文件时检索。本次录入数据可“提交”到数据库，供以后查询及入档时调用，如界收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失，可从数据库中调出补充打印。

行文登记。系统按年度自动对行文编号，包括行文序号和行文字号；行文登记后，可打印“行发文”和“行文登记簿”。“行文登记簿”可自动接上次行数或指定起始行数打印，也可积累一段时间后统一打印。登记时只需手工输入三项内容：“附件”、“主题词”和“标题”，其它内容在备选项中选择即可，如“主送” “抄送” “封发日期”等等。当然这需要你事先做一些必要的设置。本次录入数据可”提交”到数据库，供以后查询及入档时调用。组建档卷。档案文件的来源分四类，即来自收文、来自行文、新增内容，进行档案录入时，对于前两种，只需录入相应收文(或行文)序号，即调出将相应文件，新增内容是指会议记录、领导讲话及其它未经本系统登记的文件，这类文件手工录入即可。档号、责任者等均为电脑自动产生。档号格式可以自定义。可打印的内容包括：归档文件目录、归档文件目录封面、归档文件封面、备考表、档案移交清单等。

公文查询。可分别对收文数据、行文数据、合同数据、档案数据进行查询。可指定一个或多个条件进行查询，如对于收文数据可指定标题包含文字、文件所在年度、文件字等多个条件进行查询，所指定条件是“并且关系”。可打印查询报告，打印出所查询到的内容。

2.事业单位档案管理软件存在的问题

就目前的一些事业单位来看，档案管理软件当中还存在着诸多问题。计算机管理档案虽有着人工无法比拟的优势，但如果只是单机作业，其缺点也是很明显的。主要是档案数据录入及全文信息数字化工作较慢，建成数据库、资料库的周期长。检索地点单一，在时间和空间上受限。

档案部门完全靠自己的技术力量解决计算机普及应用问题的代价高昂，而且相对困难有些单位虽已建立和健全了档案管理制度，但是没有真正落实到实处，对档案工作的重视程度不够；档案整理不规范，组卷不符合规范要求，组卷混乱现象较为严重；甚至一些单位未开展档案鉴定或不按法定程序擅自修改归档保存的文件材料。由于认识不是、导致重视不够、措施不力、工作不到位、管理混乱。

由于各地经济条件的的差异性导致有些单位档案保管条件相对较差，档案管理基础业务比较薄弱，档案管理的现代化设施相对落后，受当地经济发展制约，短期内难以改善基础设施，所以有关档案管理软件根本无从谈起。许多事业单位未能最大限度的发挥档案应有的作用，只重视档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不丢失，不破损就算是尽到了责任，而忽视了对档案资源合理的开发利用．他们不知道档案是宝贵的历史文化财富，档案工作是一项很重要的事业。

当前的事业单位档案管理工作现代化问题正面临着知识经济浪潮的挑战，计算机在档案管理应用中也存在着一些问题。如档案管理软件的可靠性、安全性等问题日益突出，这也极大地阻碍了档案管理体系的发展。所以，各地区事业单位在今后的工作日程中，要注重通过各种技术措施的支持和大量的经济投入，不断出台新的政策，针对档案管理软件的安全性和可靠性进行测评。

3.加强档案管理的对策

目前，我国事业单位档案管理已逐渐采用计算机无纸化管理和系统网络管理。档案管理部门多年来的工作，积累起了数量庞大的电子形式与实物形式并存的图纸和文档，缺乏对这些安静型档案管理的有效手段，已经成为制约事业单位工作效率提高的瓶颈。因此，如何有效地组织、管理和利用这些档案，构建一个事业单位信息共享的环境，已经成为现今事业单位面临的主要问题。

档案管理工作的关键在于人。这就要求管理人员主动加强档案管理专业理论知识和自身素质的培养，提高其管理能力，积极探索由“手工操作”向“信息化管理”转变的管理模式。除此以外，我们还应该树立新观念，大力开发档案信息资源。打破原有的传统思想和管理模式，树立正确的工作方法和态度，积极开发利用档案的信息资源，充分发挥档案的价值是大势所趋。事业单位应主动出击，开展档案应用研究，通过网络等现代化技术实现资源共事。所以，我们要采取一切有效措施，加快档案现代化管理进程。只有档案管理现代化技术广泛、有效地应用起来，才能最大限度地为本单位的各项业务工作和社会服务。

对于信息时代给档案管理体系带来的冲击，我们应该对其中出现的问题和今后的发展方向进行理性的总结和思考，这对于进一步提高事业单位档案管理的整体水平，增强档案信息化建设，有效地发挥档案的利用工作以及适应信息社会发展的需求都有重要的意义。

4.结语

随着事业单位改革的不断深入，通过重组、重构、转型、转制获得新的生机与活力。在此过程中档案管理自然就成为了领导决策不可缺少的依据和条件，所以必须高度重视档案信息化工作，逐步配置信息化的基本设备，同时还要加强档案管理人员的计算机管理知识培训，争取将电子计算机、光盘、缩微、声响等技术融入到档案管理中。因此，如何加强事业单位的档案工作，进一步完善档案管理软件是档案工作者当下需要解决的重要课题。