办公自动化环境下医院档案管理的策略分析

办公自动化环境下医院档案管理的策略分析

刘洪军

庆安县妇幼保健院 152400

摘要：在科学技术逐渐发展的背景下，我国众多企业实现了现代化的革新，医院作为事业单位，更要加强现代化理念及技术的应用。在办公自动化环境下，医院档案管理存在较多的问题，例如档案安全性不足、管理不全面、自动化系统不健全等等。想要改善这种问题，就要制定相应的策略。本文通过提出构建科学化环境、人员能力培养、完善档案管理制度策略，为医院档案管理办公自动化提供实践策略。

关键词：办公自动化；医院；档案管理；策略

Abstract: under the background of the gradual development of science and technology, many enterprises in China have realized modern innovation. As a public institution, hospitals should strengthen the application of modern ideas and technology. In the office automation environment, there are many problems in hospital archives management, such as insufficient archives security, incomplete management, imperfect automation system and so on. If we want to improve this problem, we should formulate corresponding strategies. This paper puts forward the strategies of building a scientific environment, personnel ability training and improving the archives management system, so as to provide practical strategies for the office automation of hospital archives management.

Key words: office automation; hospital; Archives management; strategy

在自动化办公环境下，自动化管理已经成为当下单位改革管理工作的关键手段。医院的档案管理作为医院中保存重要资料、为部门提供参考的关键工作，要充分借助自动化办公优势，构建高效高质的档案管理工作【1】。通过分析办公自动化环境下医院档案管理的策略，可以医院档案管理转变传统模式的限制，融合现代化管理手段，扩大档案管理工作的作用，推动医院全面现代化发展。

一、构建科学化医院档案管理环境

档案管理包含了医院临床研究、发展历史、医护资料以及患者隐私等内容，所以具有较大的责任性。但是在办公自动化环境下，医院在档案管理方面逐渐开始应用电脑存储、联网系统管理，虽然借助自动化手段可以构建高效工作模式，但同样带来一定的弊端。例如，当下档案安全性不足、档案管理标准不全面等等。主要体现在，自动化系统的应用拥有强大的联网功能，在互联网环境下，很多不法商贩、黑客等开始盗用患者的信息，从中谋取巨大利润，不仅为患者们带来了困扰，还让医院陷入了较大的危机，严重影响医患关系。

医院的电子档案是通过人员建档、上传、存储和管理工作的，包含了多种形式。由于形式不固定，且易于修改，所以导致电子档案被篡改、盗取的几率加大，严重影响档案安全。所以，院方要不断加强信息化安全建设，构建科学化的医院档案管理环境。通过借助专业社会人力资源，对系统定期更新维护，加筑防火墙、病毒查杀等软件，防止信息的泄漏，避免被不法分子入侵。同时，通过建立总系统、子系统等，设置系统权限，要求调用信息需要输入密码等特定操作，来提升监管力度，从而为医院档案信息提供最佳保障。

二、加强档案管理人员先进能力培养

在自动化办公系统的应用下，系统开发者对于医院的各种流程及制度了解并不全面，所以导致系统存在较多的漏洞、缺陷。目前大部分医院的自动化办公系统并未更新对接功能，系统的集成度差、功能复杂且管理内容等工作较为繁琐。同时，在系统操作中，很多操作者并不明确系统的多项功能，所以无法真正发挥系统的作用，不仅没有创造高效高质量的工作模式，还使原本的工作效率大大降低。同时，在医院市场化程度加深的背景下，医学领域中的科技研究不断增多，所以医院面临的数据、信息量也不断增大，档案管理工作的模式更加丰富，这也让医院档案管理工作面临的人员压力加大。

为了缓解以上问题，需要及时采取措施。通过培养管理人才，加强档案管理人员的法规知识、增设医疗信息分类、自动化档案管理等相关的培训课程，来帮助人员加深理论知识理解，掌握实践技能，熟悉医院的各项运作流程【2】。通过学习，管理人员还能加强对医生所提交资料的理解能力，从而科学进行档案的分类整理，便于工作准确性和效率的提升。同时，医院要具备一套独树一帜的考核制度，针对档案管理人员开展效绩考核工作，融合奖惩制度，来激发人员自我提升、工作升级的积极性，从而保障医院自动化管理工作的有效落实。

三、制定完善高效的档案管理体系

完善高效的档案管理体系，是推动档案管理有效的关键内容，也是推动医院实现全面信息化的关键内容。目前医院档案管理工作受到医院的重视性不足，医院的管理者和医院各部门对于档案管理工作的认识性不足，而档案管理也缺乏专业的管理队伍，所以导致档案管理信息化不足、人员工作效率低等问题，面对医院急需的档案内容，难以快速满足医院需求【3】。同时，在实际管理工作中，自动化档案管理工作缺乏一定的科学性、规范化，在信息分类等方面工作效率较慢。

针对以上问题，必须通过完善高校的档案管理体系来提升管理效果。在具体工作中，首先要科学定位医院、患者等方面的信息，便于将信息内容进行划分，录入到自动化系统中。还要加强自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口及标准，构建科学化、规范化的管理模式。其次，要动不同的角度深度挖掘档案信息的价值，从而在部门调取资料时，为部门的信息应用提供一定的参考价值，提升信息的可用性，从而为部门调用提供有效的数据支持。

结束语：

在科技不断深化的背景下，办公自动化已经成为了单位现代化的重要手段。档案管理作为医院发展中重要的部门，需要加强自动化办公环境的构建。目前大部分医院在应用办公自动化档案管理模式中，都遇到了一定问题，严重影响档案工作的高效性。想要改善这种问题，就需要积极探讨档案管理现代化的重要策略。本文从构建科学化环境、人员能力培养、完善档案管理制度角度出发，为医院档案管理办公自动化提供策略，推动医院朝着整体现代化发展。

参考文献： 
　　[1]李颖.基于大数据背景下医院电子档案管理的探究[J].通讯世界，2017（03）：213-214. 
　　[2]刘汝香.探讨医院电子档案管理存在的问题与对策[J].世界最新医学信息文摘，2016，16（73）：186+188. 
　　[3]胡桂周，鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案，2013，14（02）：33-34.