大数据时代电力企业档案管理创新探究

大数据时代电力企业档案管理创新探究

崔小琪

国网山东省电力公司泗水县供电公司 山东济宁 273200

摘要：当前已经步入了大数据时代，传统的企业档案管理手段已经无法迎合时代发展需求，因此对电力企业档案管理工作进行创新，加强档案信息化管理就显得尤为重要。所以管理人员要抓住机遇，利用大数据的优势来解决档案管理过程中出现的问题，提高工作效率。

关键词：大数据；电力企业；档案管理

随着信息技术的飞速发展，尤其是近年来云计算、物联网技术的广泛应用，“大数据”无疑已经成为当今世界最具颠覆性的信息技术之一。在电力设计企业档案承载着企业最珍贵的信息资源，如何创新企业档案管理，更好的利用新技术推进企业档案信息化建设，已经成为当前企业档案工作者关注的焦点。

1大数据的概念

大数据目的是为了有效地整合网络所需的各种数据。大数据被广泛推广和应用于各个领域是从20世纪开始的，且不同领域对其定义也不尽相同。通常情况下，将在一定时间内，为确保企业的正常运营所积累和整合的相关数据都被称为大数据。大数据一般可以分为结构化数据、半结构化数据和非结构化数据三种类型。其中，通过表结构实现的数据被称为结构化数据；无法通过表结构实现的数据被称为非结构化数据；介于两者之间的则是半结构化数据。作为当前的主流数据，非结构化数据较为复杂且不便处理。

2大数据时代电力企业档案管理面临的主要问题

2.1档案安全建设亟待加强

大数据时代的档案安全体系建设不仅包括对档案网络安全风险的防范，更重要的是对档案形成者的知识产权和档案信息内容安全的保护。虽然，企业档案管理系统是在局域网下工作，但仍有可能会遭到计算机病毒、网络黑客的攻击，造成系统破坏或信息泄露。同时，管理系统中的数字档案资源可以提供下载功能，在方便用户利用档案的同时，也为数字档案的信息安全带来重大隐患。

2.2用户对档案服务质量的要求不断提高

大数据时代是信息爆炸的时代，现今人们每天产生的数据信息超过了过去几千年的总和，并且还在加速增长中。面对庞大的数据，如何快速为用户找到有效的数据信息，成为档案管理人员提供优质档案服务的关键，也是用户极为关注的问题。对于档案服务，过去存在着一些认识上的误区。比如有人认为档案工作是一种事务性工作，任何人都可以做；有人认为档案具有机密性，所以一般不能对外提供利用。事实上，档案工作人员属于专业技术人员，档案工作有着很强的专业性要求，加上大数据技术的融入，一名合格的档案管理人员既要拥有高水平的专业技能，同时也要具备相应的计算机、网络技术知识。当今世界是信息开放的时代，大众对信息的共享程度要求也越来越高，就连政府机关都已提出政务公开和政府信息公开，因此档案服务也应该做到与时俱进。档案人员在实际工作中要注意处理好档案保密和利用之间的关系，不可偏废。

2.3档案数据资源激增且种类繁多

电力产业从生产、运输、运行到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂的过程。随着电力体制改革和智能电网的发展，电力企业开发了覆盖各个管理环节的计算机管理系统平台。从这些系统平台中生成的数据资源最终流向档案管理系统，成为档案收集的对象。电力企业在日常经营及管理活动中通常涉及文书档案、电网建设项目档案、自身基建项目档案、采购活动档案、科学技术研究项目档案、会计档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等九项业务档案的归档。按照档案载体来分，又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别。面对爆发式增长的数据资源和多样化的档案类型，档案管理工作该何去何从？笔者认为解决电子档案的存储问题是当前档案管理人员必须面对和思考的头等要务。

3大数据时代背景下电力企业档案管理创新途径

3.1电力企业档案服务模式创新

电力企业传统的档案服务模式已经不再适用于当前信息化时代背景和电力企业发展的需要，电力企业要紧跟信息化时代发展潮流，推动从传统档案管理向信息化管理模式的转变，不断完善和创新电力企业档案管理工作，为电力企业档

案管理注入新鲜的活力。对于仍处在信息化转型初级阶段的电力企业，要加大对档案管理工作的资金投入和人力资源投入，通过对老员工的技能培训和引进技术人才等措施为信息化发展打好坚实的技术基础。此外，档案管理人员要严格遵

守档案管理的规章制度，保密资料不能随意对外公开，要加强对新技术、新工作方法的学习和应用，以充分适应信息化转型。

3.2提升档案管理工作的整体服务水平

电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度。

3.3加快企业档案信息化建设进程

目前，档案信息化建设工作已经在全国范围内开展，其中档案管理信息平台的开发对于解决电子档案存储问题具有重要的意义。一部分电力企业已经开发了数字档案馆系统。其优势在于：一方面可以与企业的协同办公系统互通共融，实现公文的在线归档。另一方面，为存储档案数据提供了保障。值得一提的是大数据技术中的云存储模式在档案信息化建设中的运用，它在保障档案存储的完整性和安全性方面表现突出，是当前较为先进的一种存储模式。

3.3加强企业档案管理安全制度建设

计算机技术的进步为大数据的存储与处理扫清了障碍，大数据已逐渐成为企业的重要资产。但是，如果不能妥善保护大数据资源，尤其是企业核心信息，一旦被泄露出去，将会给企业带来巨大的损失，甚至是毁灭性的打击。企业档案管理安全不仅是一个技术问题，更是一个管理问题。因此，大数据环境下，企业除了要从技术上保护信息安全，更需要重点加强在信息安全保障、机要信息保护、信息资源共享、信息审计等方面的制度建设，从管理上杜绝泄露企业核心数据和商业秘密的行为。通过建立信息审计与监控工作组和构建统一的信息审计流程，负责对整个企业信息资源系统进行安全监测与评估；严格限制信息审计的界限与周期；定期对系统运行、用户操作等进行安全评估；针对云端泄密，可以引入第三方信息安全审计机制，对云端数据存储进行经常性风险评估。为使有关人员能够快速地查询、统计数据信息，企业需要积极构建基于数字企业平台的通用人员信息数据库及档案目录数据库，并完善包括身份管理、检索、联机浏览、打印等多种功能。最后，受企业管理体制改革的影响，档案信息要及时更新。因此，需要积极构建档案信息更新功能，以确保在人员有变动时，档案管理人员能及时更新企业档案数据信息库，实现信息管理的动态。

4结语

大数据时代背景下，电力企业必须要对档案管理工作引起高度的重视，充分利用各项信息化技术来加强档案信息化、信息化建设，对原有的观念及管理方式进行改良与优化，这样才能够有效推动企业档案管理工作的健康持续发展。

参考文献

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[2]王思倩.大数据时代档案管理模式的新变革[J].城建档案,2019(2):64-65.

[3]徐桠.大数据时代下企业档案管理工作的创新研究[J].科技经济导刊，2021(16):189-190.