企业档案管理的网络信息化及开发利用研究

企业档案管理的网络信息化及开发利用研究

丁文明

国网山东省电力公司禹城市供电公司 山东 德州 251200

摘要：档案管理是企业管理机制中的重要内容，其内容主要包括档案信息的收集、整理、储存以及调配等，可大体分为实体管理与信息资源管理两方面。档案管理工作的落实效果，对于企业各项业务的运行及企业的发展具有重要影响，特别是在当前信息化时代背景下，对企业档案信息资源进行有效开发和利用，可进一步促进企业战略发展目标的实现，帮助企业壮大自身发展实力。在企业档案管理工作中融入网络信息化技术，可拓宽企业管理与发展思路，使企业各项工作更加标准化和规范化。另一方面，随着时代的进步与发展，我国社会生产力水平显著提高，这对企业的发展也提出了更加严格的要求，对于档案管理工作而言，实现网络信息化建设、加强管理创新已刻不容缓。

关键词：企业；档案管理；网络信息化；开发利用

中图分类号：F272

文献标识码：A

引言

当前，信息技术的应用与普及深刻地改变了企业的档案管理模式，如果依然沿用传统的纸质档案管理方法，不仅会浪费大量的人力、物力和财力，还会造成档案丢失、老化等一系列问题。因此，有必要将档案信息化建设作为当前档案规范化管理工作的主要方面，并坚持问题导向，厘清档案信息化建设思路，给予档案信息化建设足够的支持，推进档案信息化建设步入正轨，为企业各项工作开展提供强有力的档案支持。

1我国企业档案管理面临的问题

1.1受传统档案管理理念束缚

档案管理工作长期受到传统管理理念的束缚，目前部分企业依然采用传统人工与纸质文件管理方式，限制了企业的发展。传统模式下纸质档案文件数量庞大，需要足够的空间进行文件的存放，同时，纸质文件对存放环境具有严格的要求，需保证良好的通风效果，并且储存中要注意防止材料受潮以及受到火患威胁等。为此，库房需配置空气干燥机以及空调等多种设备，企业需投入大量资金，造成企业资源的严重浪费。

1.2档案信息化管理制度不够完善

大数据环境下，传统的纸质档案管理制度已不适应新时代档案信息化管理的要求。因此，企业档案信息化管理势必需要革新管理制度。但是，从现状来看，大部分企业的档案信息化建设方案不够完善，如档案分类不具科学性、日常管理维护不够规范，从而导致企业档案的信息化管理水平大大降低。此外，在信息档案人员相关绩效制度、奖惩制度不够完善的情况下，会抑制档案管理人员对待档案信息化管理工作的责任意识及态度，使档案信息化管理的质量难以得到有效提升。

1.3对档案信息化建设的重视程度不足

部分企业在档案管理工作中习惯于传统的档案管理思路和办法，对档案信息化建设重视不足。虽然也有部分单位安装了档案信息化管理系统，也对纸质档案信息进行了数字化，但是由于缺少整体思路，只是在局部开展了档案信息化建设工作，难以发挥档案信息化建设的全部效能。同时，部分档案管理人员对档案信息化认知存在偏差，只是简单地将档案信息化等同于档案内容的数字化。由于对档案信息化建设的认识存在误区，导致档案信息化建设程度较低。此外，还有部分档案管理人员受到传统档案管理思路影响，在意识形态和知识水平方面始终没有得到应有的进步，加之档案工作枯燥乏味，导致部分档案管理人员安于现状，对新技术、新趋势缺乏主动学习的热情，直接影响了企业档案信息化建设的正常推进。

2企业档案管理网络信息化开发利用策略

2.1创新管理理念，加强档案数据库建设

首先需要对自身档案管理工作理念加以创新，采用先进的网络信息化管理理念落实相关工作，在保证档案管理工作质量的同时，减少人力及物力资源的投入，提高企业利益空间。在此基础上，企业应加强档案信息库的建设，深度挖掘企业运行中所产生的信息资源并进行编研，将现有纸质资源转换为数字化信息资源并录入档案数据库中，应用专项软件加强数字化信息的规范化管理，确保信息的完整、齐全、准确。在数据库建设中，需结合企业机制运行特点及发展需求，建立符合自身发展实际的数据库，为档案信息的利用提供良好条件。

2.2完善档案信息化管理制度，加强企业档案门类建设

为了使企业的档案信息化管理工作能够有据可依，需构建完善的档案信息化管理制度，学习贯彻国家档案局颁布的各项法律法规，并以现有制度为依据，不断改进及完善，使企业档案信息管理工作中档案分类更加合理科学、日常管理维护工作更加规范。同时，完善绩效制度及奖惩制度，规范约束档案管理工作人员的行为，对表现优异的管理人员给予奖励，对管理工作怠慢、不积极的工作人员给予一定惩罚，从而促进档案信息化管理工作质量的全面提升。加强企业档案门类建设。随着大数据环境对企业档案管理产生影响，企业档案门类逐渐增多，能够体现出不同的价值，需要对企业档案进行充分有效地利用。目前，较多企业对档案管理的开展都能够利用互联网技术对其进行管理，能够采用电子文档、音频、视频、图像、文本等形式对档案资料进行保存和查询，在丰富档案内容的同时，能够将其直观地展示出来，为档案资料的利用提供可靠的技术支持。同时，通过现代信息技术能够对传统的纸质档案进行转化，将转化后的档案信息导入到数据库系统中，利用计算机信息技术对其进行整理和归类，还可以对重要的档案信息进行标注，方便工作人员对其进行查询和利用。

2.3加强档案信息化管理队伍建设

为了使企业档案信息化管理的人才需求得到有效满足，需重视档案信息化管理队伍的建设，持续提升档案管理人员的信息化能力及水平，使其能够熟练运用各种信息化技术手段，促进档案信息化管理及利用等各项工作的有效进行。首先，可以对现有的档案管理人员进行培养，结合档案信息化管理及利用的实际情况落实有针对性的培训措施，重视培训内容的优化，确保档案管理人员通过培训，提升档案管理方面的实践能力及技巧。其次，可以引进一些优秀的档案信息化管理人才，使其能够充分发挥自身的优势，带动档案管理队伍综合素质的不断提高，弥补档案信息化管理及利用中的不足。最后，需要充分发挥企业激励制度的作用，调动档案管理人员的积极性及主动性，在做好档案工作的同时，结合自身的工作情况进行自主学习，促进自身档案专业能力和水平的不断提高，为企业档案信息化管理工作提供有效支撑。

2.4加强档案信息网络安全建设

一是对档案信息管理系统进行优化和完善，不定期地对档案信息管理系统相关软硬件设备进行升级更新，确保档案信息安全。对于传输的重要档案文件，应进行物理隔离，并在不同地方进行多重备份，防止因工作人员的疏忽而造成档案信息资源丢失或损毁。二是应加大档案管理人员的思想教育培训及法律素养培训，进一步提升档案管理人员信息安全防范意识，杜绝档案信息泄密问题。三是各事业单位应与机要保密部门保持联系，邀请相关专业人员对事业单位日常办公网络和档案管理网络进行排查，找到可能出现的安全风险点，及时消除网络信息安全隐患。

结束语

综上所述，信息化管理成为现代企业档案管理的必然趋势。因此，需对企业档案信息化管理的现状和问题加以明确，进一步加强企业档案门类建设、扩展企业档案利用范围，并对企业档案信息化发展的潜能进行充分挖掘。通过档案信息化管理队伍建设工作的强化等，促进企业档案信息化管理工作效率及质量的全面提升，使企业档案资源合理、高效利用，最终为现代企业稳步、可持续发展奠定基础。

参考文献

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[2]陈　果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究[J].城建档案，2020

[3]岳碧容.大数据环境下的国企档案信息化管理研究[J].传播力研究，2019