提高档案管理科学化水平的路径选择

提高档案管理科学化水平的路径选择

郭海云

河南省濮阳市华龙区中原油田分公司档案管理中心 河南濮阳 457001

摘要：改革后，我国的快速发展，推动了我国社会在新形势下不断变革，档案管理存在的问题日益突显。为了促进档案管理健康发展，要引入先进的档案管理理念，不断创新档案管理方式方法，进一步提高档案管理的规范性、专业性与科学性，使档案管理走向一条科学化的道路，推动档案管理建设高质量发展，充分发挥档案资源的积极作用。

关键词：档案管理；管理理念；主要问题；对策

引言

对企业来说，档案承载着其发展的历史，很多档案因为其特殊性是无法复制的，对企业文化的宣传和教育有着重要意义，因此，企业需要重视档案管理工作的优化。随着市场经济的快速发展，档案作为记录企业发展的工具，能够在大型决策上提供以往的数据分析，从而保障决策的有效性，推动企业的可持续发展。当前，部分企业的档案管理工作流于形式，没有进行深入的研究，使档案管理工作无法跟上时代的发展需要，这一定程度上阻碍了企业的长远发展。此外，还有部分企业在随着社会的发展进步下，企业内部管理人员的思想和价值观发生了偏差，没有积极寻求创新，而且自身的工作态度和工作素质也阻碍着企业档案管理的优化。

1档案管理工作概述

档案管理工作具有政治性、服务性特点，其工作内容可以归纳为两个部分，一部分为基础性管理工作，包括档案资源收集整理、分析鉴定、归档保存等；另一部分为编研利用工作，包括编研材料、提高利用率等。随着时代不断进步，现代档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，具体来说：第一，档案管理工作定位、定性发生改变，由传统附属性转变为服务性；第二，档案管理工作格局发生转变，由以往封闭性转变为开放性，另外，传统档案管理主要以档案资源保管为主，现代化管理主要以档案资源开发利用为主；第三，服务对象发生转变，以往主要为单位内部或领导提供服务，当前扩大到为全员和全社会提供服务；第四，在管理方法上发生转变。由以往手工、被动管理转变为主动、数字化、网络化管理。

2档案管理中存在的问题

2.1档案管理缺乏规范标准

档案管理中归档是一个重要环节，但是很多单位的档案借出后，归档问题十分突出，要么是档案归还不及时，或者档案管理人员收集效率低，还有可能出现归档错误等问题，后续应用档案资料时，可能会由于内容混乱而难以查找资料。造成这一问题的主要原因是档案管理缺乏规范标准，管理人员未意识到档案管理工作的重要性。弱化档案管理的重要作用，最终导致档案管理流于形式，失去档案管理的实际意义。

2.2对档案管理工作不够重视

做好单位内部的档案管理工作，能够有效提升单位的信息价值，但是大多数单位不能充分认识到档案部门的重要性，认为档案管理工作只是负责档案的接收、保管和利用，并没有充分认识到档案管理工作的重要意义，档案管理的潜在价值没有得到深入地开发，更谈不上档案管理信息化建设。单位中多数领导者片面地将档案管理人员看作是保管员，不重视档案科学化建设，更多关注的是档案信息化建设工作中需要花费的资金成本，从而导致档案创新意识淡薄，在工作中得过且过，档案信息化观念较弱，管理模式和服务水平与信息化时代的管理要求不适应。

3优化企业档案管理工作的策略

3.1建立精细化的档案管理制度

精细化的档案管理制度包括档案管理相关的政策、所涉及的法律法规、具体的管理办法等等，明确的管理制度是档案管理的依据，有章可循才能保证各项工作正常开展。要贯彻执行《档案法》，强化档案管理工作的法律意识；各单位要根据自身的实际情况完善现有的档案管理制度，确保档案资料内容的完整、真实，并严格落实执行各项规定。首先，要按照档案资料的阶段性或内容性对档案进行科学分类，根据分类标准设定专业人员进行收集、整理。其次，建立针对档案管理的结构设定对应标准，比如档案归档时间、档案收集规范等等。再次，系统性评估已经收集完成的档案资料，综合分析档案资料的整体利用效率、内容质量等，分析各类档案的实际价值，并建立一套完善的档案资料评估体系。针对档案管理人员的工作绩效建立一套客观、公正的评价体系，根据档案资料的整理情况、应用价值评估管理人员的工作绩效，以激发工作人员的工作积极性。最后，建立档案管理工作监督机制。监督机制可以督促档案管理工作有序发展，避免精细化档案管理流于形式。单位可以针对档案管理的岗位职责制定科学、公平的监督考核机制，监督部门具有指导、检查档案管理工作的权利，督促档案管理人员做好档案资料的整理与维护。

3.2强化档案管理意识

推进档案管理工作改革和档案信息化建设，档案部门的领导要先提高科学管理意识，要有档案管理信息化建设的危机感和紧迫感，高度重视档案信息化建设，以科学合理的档案管理方式开展工作，把档案管理信息化工作责任落到实处，建立完善的档案管理工作制度并严格监督执行，从而提升档案管理科学化水平。信息化建设最主要的动力就是档案管理人员的工作意识和积极性，把档案管理信息化重视起来，将档案管理信息化纳入单位工作计划和考核范围，定期开展档案管理信息化培训工作，建立管理激励机制，进一步增强各部门档案管理信息化的动力。

3.3优化档案保管环境

为了确保档案管理工作可以有效进行，就必须建立专门的档案室，从而可以根据气候和天气的变化及时调整室内的温度和湿度，确保纸质档案不会因为潮湿而发霉和虫蛀。此外，随着信息化时代的到来，档案管理也应该逐渐由纸质版向着音频、照片、视频等方式转变。一些重要的资料需要考虑好保管方式，特别是一些涉及企业发展利益的资料，如果一旦被人盗取，将给企业造成损失。通过信息技术将档案资料进行数据转换，还可以在保证网络安全管理的前提下实现网络云储存。另外，电子档案也提升了管理人员对查阅和更新档案管理工作的效率，通过信息技术提高了档案的整理和分析能力，为企业的决策提供必要的信息依据支持。

3.4创新档案管理模式

网络技术的普及和应用，为档案资源开发和利用带来了发展机遇。管理部门需要在合理规划管理网站、不断完善法律体系基础上，进一步强化档案信息资源建设水平，转变传统档案信息组织形式，同时构建信息化档案检索系统。与此同时，还要全面推行网站安全维护管理机制，使网站成为档案管理部门对外联系的窗口，为档案资源合理配置、深入开发、有效利用、实时共享奠定基础。

结语

综上所述，档案管理信息化，已经成为新形势下档案工作发展的必然趋势。档案管理工作应通过推动档案信息系统平台建设，提升档案管理信息化工作水平，充分利用信息技术的优势，有机结合电子档案管理和纸质档案管理方式，着力优化档案管理工作体系，促进新形势下档案管理建设工作。通过创新档案管理的方式方法，全面提高档案管理工作效率，开创档案管理现代化的新局面，提高档案管理建设的科学化水平。

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