基层档案管理工作问题与对策

基层档案管理工作问题与对策

高凯男

山东省潍坊市峡山区自然资源和规划分局 山东省潍坊市 261325

摘要：随着社会的进步和现代科学技术的快速发展，科学技术应用到人类的各个行业和领域中，变革了新的管理模式，提升了科学管理水平。各单位逐渐引入现代管理科技，使档案服务更加人性化、个性化，档案管理更加科技化、专业化，实现各单位档案工作的全面智能化管理，不断提升现代化管理服务水平，才能使高效有序的档案管理工作紧跟现代科技发展的步伐，服务于各单位业务工作中的各个环节。作为公共服务的重要载体，各单位应提高对档案管理工作的重视程度，加快改进档案管理模式和管理手段，提高档案管理服务水平，为全区高质量发展奠定良好的基础。

关键词：基层档案管理；管理问题；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A

引言

伴随我国经济体制改革的不断深化，各单位的档案管理工作成为当前研究重点。在机关人事、执法案卷、公文、土地征收、招拍挂卷宗等档案，多个方面进行了大量研究，取得了一定的成果，但是与此同时也存在着较多的实际问题，理论概述也存在不足。

1 基层档案管理工作在单位发展中的意义

要想在档案管理工作中保持积极的工作态度，必须树立正确的管理意识，强化对档案管理工作的重视和专业度。基层档案是单位日常工作管理的记录薄，是单位发展、成长的见证者，也是单位的无形资本。基层档案有多种存档方式，有文书和业务形式，还有人事及财务形式。不同的档案资料记录着单位不同阶段的发展轨迹，是对每项工作痕迹的重要佐证，对基层单位的管理工作及未来发展有非常重要的历史意义和导向作用。

2 分析基层档案管理中存在的主要问题

2.1 对执法档案管理工作的认知有偏差

通常，很多人认为，执法档案管理工作无非就是将所有的土地、矿产违法案卷、各类政策文件以及其它专项行动卷宗集中在一起进行存放管理，档案管理员从事的无非就是保管性质的工作，在单位的各项业务工作中，重要程度是比较低的一项，也不需具备比较高的专业性，只要各类卷宗、文件都能集中存放，不会丢档不会泄密，在需要进行档案查询的时候能找到就可以了，这种看法显然过于片面，甚至是短视而危险的。这种情况就导致在当前有些单位进行行政处罚的过程中会出现很多的问题，在办理违法案件中造成不必要的麻烦。更有甚者在一些人员较少的单位中，从事档案管理工作人员居然还是兼职工作的，这会使档案管理工作的专业性大幅度降低，非常容易导致进行档案管理的过程中出现各种难以预料的问题和工作上的被动。

2.2 硬件设施不完善且档案管理混乱

对基层档案进行管理需要结合硬件设施来进行，一般情况下，档案应用价值较大，尤其是纸质档案，其价值更是难以估量，单位通常将档案存放于铁质且防火防水较好的存储柜中，这种存储方式虽然能保护纸质档案免受外来不利因素的伤害，但无法抵挡自然环境中潮湿及虫害所带来的不利影响。另外，当环境比较恶劣，自然灾害较为严重，纸质档案的储存质量难以保障。虽然部分采用了电子档案管理模式，但仍旧需要借助硬件设施的支持才行，实际情况是，专门用于档案管理的的计算机设备型号比较老旧，内存运行受限，系统卡顿、死机时常发生，对档案管理工作的顺利开展造成严重影响。在基层所，档案柜中通常存放的都是法律文书、地籍档案等，对其进行分种类、年限整理存储进入档案柜实行专门管理，除了上述类型的档案信息相对管理比较规范，其他类档案信息通常都是工作人员个人管理，比如政策文件等，随手放在档案柜中，并没有对其进行有效的细致分类，更没有固定的存储位置，经常发生档案资料本该归档却未归档或者档案丢失的混乱现象。

3 加强基层档案管理工作的相关措施

3.1 基层单位应转变档案管理理念

基层单位的档案管理工作涉及的各类业务较多，流程较为复杂，因此内容较多，工作压力大。通过引入现代科学化的档案管理模式，能够有效简化档案管理工作的流程，减轻档案管理人员的工作压力，减少成本，节约时间，从而提升档案管理工作的质量和效率。为有效提升基层单位的档案管理质量和效率，实现现代化、科技化、智能化，首先应转变传统档案管理理念，强化内部的现代化管理意识，主要领导应发挥好带头作用，明确档案管理现代化建设对于单位发展乃至全区发展的重要意义，形成自上而下的领导工作体系，确保都能认识到档案管理现代化建设的重要性，从而在实际工作中积极落实档案管理现代化建设内容，提高档案管理现代化服务水平。另外，基层在开展档案管理的过程中，应秉持以人为本的工作服务原则，一方面，应提高档案管理人员政治站位，强化其工作意识，激发工作积极性和工作热情。另一方面，应提高档案管理服务为工作中心的原则，提高档案管理人员的大局观，增强服务意识，发挥档案服务功能，将社会公众放在首位，落实好各项管理服务环节，不断提升档案管理服务水平。

3.2 加强对档案管理重要性的宣传

单位的工作人员尤其是领导干部应认识到，档案管理工作是一件非常重要的工作，是各种工作中不可缺少的组成部分，通过档案可以反映出本单位乃至全区的过往经历，可以将本单位乃至全区的历史全貌如实进行反映，为日常行政执法工作提供非常重要的信息依据，为我区保护优先、绿色发展、奋力打造生态文明建设“峡山样板”提供充足的参考资料，是一件非常有意义的工作。严格按照档案管理的要求，制订档案管理工作制度，全力做好文书、案卷档案的整理、立卷、归档和移交工作。

3.3 信息化时代档案管理制度变革

信息化、科技化时代下档案管理信息的收集方式发生巨大变革，因此大数据信息技术在应用过程中也会引起档案管理制度的质变。在信息化档案管理工作中要明确档案管理工作的重要性和工作目标，并结合大数据信息的归属逻辑和对应结构制定出相应的规章制度。在实际操作的过程中，保障各类档案信息分类合理、主从有序，层次聚类，这样才能够让档案管理收集工作更加有章可循，有效避免出现重复工作的现象，实现档案管理工作人员业务职责的明确划分，从而有效提升档案管理人员的责任心。此外，在信息化时代下基层档案管理服务对象也发生了巨大改变。档案信息资源只需要通过指令就可以实现管理，利用者通过授权方式就可以利用网络精确地查找所需信息、材料，从而实现简单、高效的工作效率。

3.4 完善硬件设施并对档案资料进行规范化管理

根据基层单位的实际存档条件，实施完善的电子档案管理模式。除重要档案进行专人专管外，还要进行电子存档保管，通过双重保险实现对基层档案资料的保存管理。及时更新硬件设施的型号和内存，以保证档案管理工作的顺利开展。不管是乡镇单位还是县级以上单位，都需做好基层档案资料的规范管理，将所有档案分门别类进行有效、全面存档保管，对特殊、重要的档案除了纸质存档外，还要进行电子档案的专人专管，以防丢失或损坏，造成不可估量的损失。务必保证所有档案的全部归档，对应归未归的问题，根据实际情况对管理人员进行批评或处罚，使其认识到问题的严重性。

结束语

综上所述，基层档案管理是单位发展不可或缺的重要环节，主要领导及档案管理人员应引起足够的重视。强化档案管理意识，充分认识档案管理工作对单位发展的重要性。制定完善的档案管理制度，加大对档案管理软硬件方面的投入力度，对基层档案实行纸质档案和电子档案并存的双重管理模式，同时，定期组织档案管理人员的业务培训，以提升档案管理人员的综合能力，推动基层单位档案管理工作健康有序发展，以此来推动全区高质量发展，走出一条档案引领、绿色发展的可持续发展路子。

参考文献

[1] 王桂娥.简析基层档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].经济师,2019(11):244-245.

[2] 郑永波 . 对新时期基层事业单位档案管理的几点思考 [J]. 才智 ,2019(07):214.