市政工程档案资料的数字化建设研究

市政工程档案资料的数字化建设研究

张善娟

四川中久欣茂建设工程有限公司山东分公司 山东 青岛 266000

摘要：随着网络科技的逐步发展，现在的时代已经被各种信息资讯所充斥，我国信息化建设脚步不断的加快，对于企业的信息管理工作提出了新的要求。各个单位之间通过局域网的联系实现远程的平台互动，在平台上面，可以将企业内部的资料进行收集，利用，转化，决策。而对于内部的档案室而言，其本身就具有着信息收集，编制，管理的作用，该部门的发展必须要符合时代的发展潮流，积极的创新改革，实现档案的数字化管理。

关键词：市政工程；档案资料；数字化建设；建设研究

引言：随着城镇现代化建设布局不断扩大，各类市政工程的建设工作也在逐步的发展。市政工程，其本身具有一定的公益性，是为了人民的生活服务所建立的公共设施，在一定程度上影响着人们的生活工作进展。然而，在信息化时代，市政工程相关管理单位要想实现工程建设的长远发展，必须要合理的对市政工程档案管理工作进行数字化处理，实现信息的有效传递，从而提升工程工作质量。

一、市政工程管理进行档案数字化建设的重要意义

市政工程其本身就是一个比较复杂的工作，在运行的过程中会形成大量的文件资料，为了能够对市政工程进行全面的管理工作，需要将这些资料进行归档处理。传统的管理方法就是将纸质资料进行存放，而纸质资料随着时间的推移很容易发生丢失，而且纸质资料存放时间越长，在查找时相应的工作难度越大。而信息技术的应用则提升了市政工程档案管理的工作效率，利用信息技术实现市政工程档案的数字化建设，解决了纸质档案对于储存空间的需求，同时，也避免了出现丢失的现象。考虑到档案管理工作的任务量较大，比较繁杂，不便于后期的查找工作开展，而通过数字化建设管理彻底改变了工程档案的管理模式，这样一来，还降低了管理工作人员的工作量，缩减了相应的人力资本支出，为档案管理工作节省了成本。另外，数字化的档案管理可以通过网络技术进行备份，这样就不用担心档案丢失，另外通过网络平台还能实现信息资源的共享，提高了档案的使用价值。

二、强化市政工程档案信息化管理的工作方法

（一）积极的转变档案管理观念

市政工程相关的档案管理人员在开展资料整理工作时，一定要提高信息化意识，通过推进档案的数字化建设以及信息化管理工作开展，从而提高档案管理的工作效率。传统的纸质档案管理理念已经不符合现代社会的发展需求，管理人员应该积极的提升自己的计算机水平，提高运用数字化技术进行管理档案工作，并且认真的学习相关的法律法规，保证在合法的情况下高效的完成档案管理工作，促进档案管理工作的可持续发展。档案管理部门一定要加强信息化管理建设，将其作为重要的改革目标，充分的利用档案数字化形式的多样性和多样化优势，对档案进行分类管理，从而便于实际工作时查找相关所需资料。

（二）控制相关的安全风险

实现档案的数字化管理，在实际工作中会由于网络以及人工等其他因素造成相关的安全隐患。例如网络这个环境很复杂，如果相关的工作岗位没有建立相应的杀毒软件以及防火墙保护，咋信息数据在传递过程中很有可能被病毒和木马所侵蚀，从而造成档案内部数据被篡改或者删除，信息数据被大量泄露，而相关的档案数据准确性也会大大降低，一些重要的机密文件也有可能发生泄漏，因此造成企业内部损失。而在进行数字化管理的过程中，由于人工的录入出现错误，也会降低相应的档案信息准确性。所以，对于市政工程的档案管理工作来说，不仅仅要加强其数字化建设，还需要对企业内部的安全管理进行强化。首先需要配备相应的专业技术人才，进行专门负责管理档案的计算机密码，同时，可以给予相关工作部门的工作人员一些使用权限，每位工作人员的使用都需要配备相应的使用密码，另外，为了加强网络的安全性，一定要安装杀毒软件，建立相应的防火墙。同时，面对人工失误问题，可以建立健全相应的管理制度，并且制定相应的惩罚措施，以此来保证档案录入员工作时，秉承认真负责的态度，当出现问题时可以追究到个人责任，使每一位工作者都明确自身的责任，从而从源头提升了档案数据的准确性与可靠性。最后档案室是一个收录单位内部数据的地方，所以要对进入档案室的人员进行管理，一切陌生人员和无关人员均不能进入档案室内，档案室的管理工作者一定要加强安全风险防范意识。当储存信息的计算机受到外界病毒的侵蚀时，相关的专业人员一定要积极的启动备案计划，在日常工作中，对工作档案进行备份处理，并且对日常管理工作进行实时记录。

（三）建立数据库

市政档案的管理实现数字化处理，主要的工作原理就是将相应的文件资料转化为数字信息，以数据的形式存储在计算机内部。最重要的就是提高内部的计算机水平，通过构建大容量的数字库，并结合时代发展的需求，对档案管理制度进行更新改进，积极的开发计算机内部的数字系统。档案实现数字化管理这项工作并不是一蹴而就的，需要花费很长的时间，在整个工程建设过程中，需要按计划循序渐进开展，首先需要根据档案内部的文件种类以及数量制定合理的数据库建设计划，其次则是购买相应的软件及硬件设备，最后实现管理系统的安装。在整个工程管理过程中，通过将所有的数据存储在数据库中，实现电子档案管理，便于后期的数据查找工作开展，当然，同时还要留存相应的纸质资料，通过这样的形式实现双层保障，进一步提升档案管理水平。

（四）强化对于管理人员的培训

相关的档案资料进行数字化建设和管理虽然主要依靠的是现代先进科技，但在整个过程中，还需要人为的操纵才能完成。所以，在施工管理的过程中，对于工作人员的技能水平要求较高。只有充分的提高工作人员的专业素质以及相关技术水平，才能够确保数字化管理的高效性。这就要求管理人员在进行档案管理室，不仅要对相关的文件信息进行熟悉了解，还要具备很强的信息处理能力。市政工程最常见的工作就是对信息的搜集整理，按照一定的管理需求，将这些资料进行归档。在实践工作中主要可以划分为两方面的工作内容，首先是项目部按照国家的相关法规以及市政管理工作需求对相关的信息资料进行鉴别，对于归档中的虚假资料进行及时上报，对相关的工程资料进行筛选，然后对资料进行分类处理，按照相关的工作需求进行装订编目。另一方面就是实现工程档案资料的移交，当工程档案编制完成之后，就需要有相关的专业人员将档案递交给档案室，档案室内部的信息管理者通过信息管理系统实现信息数据的录入，并为档案编排相应的编码，同时，对纸质档案进行保存处理。在整个市政档案工作管理过程中，一定要规范相应的操作流程，管理人员一定要积极地提高自身的专业能力，掌握相关的信息管理技能，秉持认真负责的态度，避免信息管理工作中出现重大失误，为工程档案管理提供良好的管理环境。

（五）实现档案的数字化管理采集与输入

工程档案资料进行数据信息采集时坚持的原则是从简到繁，尽量选取单一工作量小的档案先行录入，然后再选择比较复杂的工作档案。通过数字化管理信息系统，可以实现资料的快速查找功能，降低了相关的档案管理难度。当档案信息录入完成之后还需要对相关的信息进行分类处理，提炼关键性的信息从而方便搜索过程中通过不同的关键词而找到目的档案资料，提高查找工作的效率。

结束语

综上所述，随着网络技术的发展以及实践应用，信息化时代和数字化管理已经渗透到了我们的日常生活工作中。对于市政工程来说，与其相关的建设档案资料进行数字化处理是管理工作的最终发展方向。目前来看，档案管理工作仍然存在许多问题，需要相关的管理者不断地改革创新，针对相关问题环节进行积极改进，取长补短，优化相关的档案管理工作，实现市政工程建设的长远发展。

参考文献

[1]张清遐,张恒春.浅谈项目工程档案资料质量管理的意义和控制要点[J].兰台世界,2015(S3):97-98.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2015.s3.011.

[2]张清遐,张恒春.浅谈项目工程档案资料质量管理的意义和控制要点[J].兰台世界,2015(S3):97-98.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2015.s3.011.

[3]赵薇.论市政工程档案资料的数字化建设[J].东方企业文化,2012(21):276.