办公室行政管理工作效率的影响因素及应对建议

办公室行政管理工作效率的影响因素及应对建议

苏静娜

国电四子王旗光伏发电有限公司 011800

摘要：在企业、学校等的公共服务管理体系中，办公室行政管理始终是重要内容。在新的发展时期，办公室行政管理模式的弊端日显，行政事务处理效率低，处理质量低成为影响办公室行政管理工作全面提升的重要因素。为此，本文基于调查法、文献法等对办公室行政管理工作效率的影响因素展开分析，并就如何提高办公室行政管理工作效率提几点建议，以供借鉴参考。

关键词：办公室工作；行政管理；影响因素；应对建议

从20世纪90年代起，我国经济体制改革深化，行政管理体制也相应发生了很多变化。在社会主义新型市场经济体制建立后，政府的管理方式与职能不断调整变化，办公室行政事务管理工作的理念、模式等也势必要发生变化。办公室行政工作内容丰富，涉及文档管理、通讯业务、收发业务、来宾接待、安全福利、收支买办、后勤保障管理等等，这些事物涉及到各类团队与各种利益纠纷，所以办公室行政管理工作容易受到各种因素的影响或牵制，工作效率难以保证。^【1】

1办公室行政管理工作效率的影响因素

1.1工作性质因素

协调工作量大。办公室行政工作的一大特点就是职能庞杂、事物繁杂，需练习、协调各种部门与各类团队。办公室人员每天要协调与处理的事务较多，如保密管理、文件管理、监查督办、会议记录、目标管理考核等等。会经常感到心有余而力不足，会容易出现失误。办公室行政管理工作存在许多权责交叉、管办不分的问题，且在具体的工作过程中，大量的职能与目标又会随着各种新问题的出现而有所变化，较强的动态变化性更导致办公室行政管理效率难以保障。

事务性工作量多。办公室人员通常要处理较多的事务性工作，如制定对外接待方案、接待群众来信来电来访、向相关部门反馈等。这些事务性工作占用了办公室人员的许多时间与精力，影响了其他工作的完成进度。^【2】

1.2人员因素

办公室行政管理效率与质量与办公室人员的能力素质、做事风格、工作态度等有直接关系。办公室人员具有丰富的专业知识，娴熟的业务能力与追求效率的工作作风、过硬的政治素质，那么很多事就会高效完成。但实际上，目前造成办公室行政管理效率低下的一个重要因素就是人员因素。许多办公室人员为应届毕业生，实践经验较少，在业务上还比较生疏，执行力度与速度均有待提升。另外，有些办公室人员是半路出家，有的是机关干部等，对办公室业务不熟练，这些都影响了办公室行政管理效率。

2国内外办公室行政管理经验启示

研究发现，许多发达国家都依据新公共管理理论来处理办公室行政事务。这些国家的企业、学校等提倡采用外包的方法处理办公室行政事务，通过这种方式提高办公室工作效率。通过调查就可发现，在一些经济发展较快的国家，外包比例非常高。在经营发展过程中，企业或机关事业单位会根据自身情况，选定外包的部分，然后根据市场水平确定自己能接受的服务价格，完成部分办公室业务的外包，这样既减轻了办公室人员的负担，让办公室人员能集中精力处理核心事务，提高核心事务处理速度与质量；同时也简化了相应的利益关系，避免了在办公室行政事务开展过程中各种权利对事务的牵制与制约，从而从整体上提高了办公室行政管理效率。^【3】

另外，研究发现，国外一些企事业单位的办公室行政管理工作普遍具有以下特征：机构灵活，既建立了专门的办公室行政管理队伍，又建立了外包服务结构。这种机构上的灵活性也保证了行政管理工作的高效率。运作规范化程度高，用人机制比较完善，国内办公室人员每天奉命书写各种文书，处理各种文件，表现的机会很少，晋升的渠道也很少，但国外办公室人员的晋升、培育机制比较健全，这些经验都值得我国办公室行政管理学习借鉴。

3办公室行政管理工作优化建议

3.1改进办公室非核心行政事务

前文已经提及，协调工作量大、事务性工作多这都是分散办公室人员时间与精力，从而拉低办公室行政管理整体效率的重要因素。因此在当前背景下，必须对办公室非核心行政事务进行改进，对非核心行政事务，采用外包等更合适的方法进行处理，以此提高整体的工作效率。如将公务车辆的检验、运维等工作外包，由市场调节处理交通出行问题，使企业能够以较低的成本享受高效、高质的服务。

企业可通过向外招标的方法，在市场中选择信誉可靠、实力过关的外包运输公司

签订外包协议，之后由外包公司按协议规定为企业提供轿车、客车等所需交通工具。在协议生效期间，外包公司支付车辆办证、营运及维护等发生的一切费用，

同时也承担车辆与车队的安全管理责任、事故责任、债权债务处理责任等。外包公司为企业配备驾驶人员，驾驶人员必须持有车辆相应的驾驶执照和行业主管部门核发的从业资格证书与一定的驾驶经验。将车辆事务外包，可减轻办公室人员工作压力，同时提升社会资源利用率，分散企业的管理风险，提高企业办公室行政管理工作效率与质量。

^【4】

此外，可根据实际情况，谨慎地将收发业务从办公室行政业务中脱离出来。可对收发业务进行整合集成，建立专门的收发部或是将一些非核心收发业务外包出去，依旧通过招标的方式，选择可靠的合作对象，由中标的快递公司在企业租赁一个业务地点，从而让企业的收发业务有专业团队负责，有专人管理。

3.2加快行政事务管理科学化建设

办公室行政管理工作看似繁杂、琐碎，但每一件事都离不开严禁、规则与秩序。要想提升办公室行政管理水平，就必须运用先进的理论与科学的方法对办公室行政管理工作模式进行改革，对行政管理进行分析归类，并用量化的方法对工作进行考核。另外，在21世纪，办公室行政管理工作必须紧跟时代发展步伐，充分利用现代科技的作用与优势革新工作模式，改进工作方式，提升办公室行政管理信息化水平。企业要按照统筹规划、阶段实施、循序渐进、逐步升级的原则，

逐步完善信息化办公所需的软、硬件条件，构建信息化的办公室行政管理网络，利用科技提高办公室行政管理工作效率。企业有必要构建信息化系统，利用企业现有网络资源，将行政办公与信息化结合，推动办公室行政管理工作走信息化、现代化发展道路。

3.3组建专业管理团队

办公室人员的能力素质直接影响办公室行政管理工作的质量与效率，当前办公室行政管理人员队伍构成不合理，办公室人员的能力素质良莠不齐，导致办公室行政管理工作进度缓慢、效率低下。鉴于此，必须加快组建专业管理团队，打造一支高能力、高素质、高水准的工作队伍，从根本上提高办公室行政管理效率。在组建专业管理团队方面，有以下建议可以参考借鉴：引进竞争机制与管理合同机制，在办公室人员的选用上不再犯任人唯亲、凭关系等错误，而是引进客观公正的竞争机制，将真正富有才能的人员吸收进来。可建立一个针对行管工作人员的考评制度，从工作能力、个人道德素质等各个方面对人员加以考核评估，并根据考评结果不断调整优化队伍结构，全面保证办行管队伍的工作能力。^【5】

结语

综上所述，受工作性质、人员素质等因素影响，办公室行政管理工作出现了效率低下等问题。针对这些问题，应立足自身情况，学习借鉴国内外优秀管理经验，改革创新办公室行政管理模式，建立科学化与信息化的管理机制，组建专业管理团队，从各个方面提升办公室行政管理工作效率，提高行管工作质量。

参考文献

1. 刘颖.角色定位对工作效率的影响——以电力企业办公室行政管理工作为例[J].人才资源开发,2021(22):93-94.

[2]高利红.提升企业办公室行政管理实效性的方法[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2021(11):43-45.

[3]刘冬梅.实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究[J].中国卫生标准管理,2021,12(11):19-21.

[4]钱宏.事业单位办公室行政管理工作分析[J].山西青年,2019(23):235.

[5]朱宝杉.提升高校办公室行政管理工作效率的对策研究[J].知识文库,2019(06):195.