单位档案管理信息化建设对策探究

单位档案管理信息化建设对策探究

鞠龑弢

山东省 济宁市兖州区自然资源综合服务中心 山东省 济宁市 272100

摘要：档案管理信息化是指依据先进技术，包含云计算、大数据、物流网等，实现档案信息的有效性存储，并借助先进技术的运用模式，对存储在云端中的档案资源，包含档案图片资源、档案视频及音频资源等进行合理的整合、分析、处理、运用、归档、排序，实现档案多信息资源的有效性存储、保存、运用的工作模式。因此，事业单位应重视档案信息资源的管理工作开展，以档案管理信息化运行优势，为事业单位全面性发展助力，增强事业单位核心发展竞争力。

关键词：单位；档案管理；信息化建设；对策

对于档案来说，是记录各种信息的活动，而对单位来讲，是记录单位发展的历程的，档案管理是需要综合性的工作，所以在管理的过程中，会经常出现各种各样的问题。为了能够有效将单位档案管理进行改善，信息化档案管理建设成为了现代单位档案管理的主要方向，所以单位需要不断创新档案管理的方法，充分利用信息技术加强档案的建设，以此来提高单位的经济发展。

1信息化单位档案管理的优势

1.1提升单位的工作效率

随着信息时代的发展，无论在生活中还是单位当中，都需要使用大量的信息数据。在利用信息化进行档案管理的过程中，信息化能够从数据库快速将数据与信息提取出来，并且能够筛选出不符合数据的信息，这样一来，不仅能够有效提高单位的工作效率，还能够有效避免出现遗漏的现象。在信息化档案建设管理的过程中，信息化档案建设管理是将传统纸质的档案转换为数字化的档案，人工进行档案管理消耗大量的人力和物力，所以，信息化档案管理解决了这一问题，信息化档案管理能够将所获取的数据信息进行保存，并且在查找的过程中，省去大量的时间，由于信息化的普及，单位在查找信息数据时，能够快速查找出所需要的信息，因此，对于信息化档案管理，能够有效提高工作效率并延长档案的使用寿命，以此来提升单位的工作效率。

1.2信息化档案管理储存的优势

在单位档案管理的过程中，由于部分单位在使用档案管理的过程中，仍然采用传统的档案管理模式，这样不仅会造成大量的人力和物力消耗，并且工作效率也没有显著提升。为了能够有效改善这种情况，单位在档案管理储存的过程中，可以充分利用信息化进行档案管理，有效避免传统档案管理所出现的问题，能够快速查找出所需要的内容，并拥有大量的储存空间，进而有效改善了传统纸质档案的空间需求。

2单位档案管理信息化建设对策

2.1完善管理的制度体系

档案管理信息化运行中，管理制度的存在与实施的关键，可做到档案的资源管理工作实施的有章可循，为档案管理工作有效性实施起到规范性功效，提升档案管理的信息化运行水平。一方面，单位依据传统管理制度体系的基础上，通过删减、增加等制度模式，增强档案管理信息化制度体系的可操作性、实用性；另一方面，在制度体系中，融入激励机制，激发档案管理人员工作热情，促进档案管理信息化落实到单位整体工作中。例如：采取激励机制，（1）物质激励。根据档案人员工作特性，制定相关的物质激励机制，给予其物质的奖赏，增强档案人员的档案信息服务能力；（2）精神激励。以制度为导向，在日常档案资源的管理中，部门领导应及时发现档案人员工作的不足及优势，针对工作优势给予一定的精神鼓励，使其更好的发展，针对出现懒惰的档案人员，给予一定的思想引领，诸如以思政工作为导向，提升其工作实施的积极性与热情，使其与多部门构建友好的关系，协同开展档案资源的管理工作，并在先进技术的支撑下构建档案管理信息化运行与营销系统。同时，重视档案管理薪资制度体系的完善，为档案人员工作提供合理的薪资待遇，使其工作获取幸福感，以此促进档案管理信息化在单位整体工作中实行，也助力于档案人员职业化发展。

2.2培养优秀管理的人才

档案管理信息化运行、建设及档案管理工作的实践，都需要优质的人才融入到其中。基于此，在单位档案管理信息化实行中，培养优秀管理的人才的重点，使人才以自身专业化的管理能力、职业化的档案管理素养，与多部门协同合作，一同管理好及运用好单位的档案信息资源，从而推助单位的全面性发展。一方面，强化档案人员培训，依据档案管理信息化模式，构建培训工作体系，促进档案管理人员参与到其中，提升他们的信息素养与业务能力；另一方面，加强管理人员之间的交流锻炼，通过开展多元活动，促进部门与部门之间的交流，明确部门工作所需，为多部门提供针对性的档案信息，从而以档案管理人员综合能力，也促进档案管理的平台应用、维护、管理等工作模式的开展，使单位保管的档案信息得到实效性管理，与提升档案管理信息化运行成果。

2.3强化基础设施的建设

只有做好基础设施的建设工作，才能够为档案信息化管理奠定扎实的基础。档案室通常是事业单位中的重要行政部门，在具体的档案信息化建设、管理之中，要及时更新或置换老旧的设施设备，更换已经有损坏、使用不便的资料库架，可以使用满足档案管理标准的带锁资料架，把一些涉密载体放置在带密码锁的文件柜之中。在档案信息化建设中，要安置通风设备，配置专业的电子温湿度检测仪，以此来探测到档案室中的温度、湿度情况，确保档案室的温度湿度满足档案馆里的需求。同时，相关部门一定要结合自身的发展需求、业务需求，设定相符的档案信息化建设与管理系统平台，以此来满足长期档案信息化管理的标准需求。在档案信息化管理系统平台之中，一定要检测系统中的存储功能、计算功能、负载功能，注重档案信息化管理系统平台的日常维护，让系统能够顺利运行下去。事业单位要保证档案存储格式与拓展借口之间的兼容性，结合用户、管理人员实际需求，对当前的系统平台进行更新与优化，为之后的信息转移、存储工作奠定良好的基础。除此之外，在事业单位的档案信息化建设、管理工作中，一定要重视软件、硬件管理，提升其安全性、利用率，对管理人员展开知识培训、知识学习活动，必要时要聘请专业的档案信息化管理人员，引入相关的密钥技术、防火墙技术，提升档案信息系统的安全性。

2.4重视安全技术方法的应用

基于单位档案信息管理系统安全性角度考虑，需要重视现代化安全技术及方法的应用。比如，通过防火墙技术、安全密钥技术的应用，使病毒感染及黑客攻击事件的发生得到有效预防控制。在安全密钥技术的支持下，对于具备访问权限的人员可根据其权限等级进行查阅、下载、利用相关档案信息资源；对于不具备访问权限的人员，则拒之系统之外，以此提高单位档案信息资源的共享价值，保证档案信息资源的安全性。

3结语

综上所述，档案信息资源的珍贵性、宝贵性对于事业单位发展而言不言而喻。档案管理信息化的推广与实施，为事业单位档案信息资源的管理有效性指明方向，也推助事业单位整体工作向信息化方向进程。基于此，在单位发展中，重视档案信息的管理、存储、运用，以档案管理信息化，提升档案信息存储、保存、运用的成果，从而提升单位的档案管理信息化实施及建设水平，以档案信息有效性存储助力于单位的全面性发展，也提升单位在社会发展中的核心竞争力，凸显档案管理在其中实践的地位与价值。

参考文献

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