提升办公室管理能力的思考

提升办公室管理能力的思考

王晓谦

中铁二院昆明勘察设计研究院有限责任公司 云南省昆明市 650000

摘要：目前我国经济水平和科技水平的快速发展，我国各行各业发展都十分快速。办公室管理工作是企业的重要工作，办公室行政事务管理指的是通过建立相应的行政事务组织，并根据单位的当下运营规划以及发展目标，以相应的法律法规为依据，通过健全相应管理机制，创新管理工作的开展方式，协调各部门有效开展相应的管理工作，推进企业的现代化建设，充分提升单位内部的工作效率，进而有效提升企业的服务质量。但是当前办公室行政事务管理工作依旧存在不足，管理效率相对较低，导致单位的高效发展受到影响。

关键词：办公室案；管理；改革与创新

引言

企业办公室档案管理效率提升在于抓住档案信息化管理、专业档案管理人员培养、现代化档案管理制度建立三个抓手，以精细化管理为基本要求，让办公室联合各部门形成文档一体化管理机制，确保文件及时收集、整理、筛选、立卷、归档，并且实现动态更新。在立卷归档上必须严格遵守档案管理制度中提出的各类要求，要保证档案系统性、完整性、清洁性、高效性。在档案利用上应明确严格的档案借阅制度，避免重要档案丢失，同时也保证档案能够为各部门所科学利用。这样的管理让办公室档案成为了企业发展必不可少的“智库”[1]。

1当前办公室行政事务管理过程中存在的问题

1.1办公室行政事务管理体系不够完善

行政事务管理体系不够完善是导致办公室工作人员无法高效开展相关工作的最重要原因，进而导致相关制度无法发挥其实效性，单位运行的过程中相关制度无法有效对其进行约束以及规范，工作效率以及质量相对较低。办公室行政事务管理体系没有与时俱进，过于僵化老旧，导致其无法有效满足当前单位运行的实际需求，进而导致部分国家行政企业的管理工作停于表面化，无法真正发挥其作用，行政事务管理工作也无法取得预期的效果。因此，建设完善的办公室行政事务管理体系至关重要[2]。

1.2信息化管理水平低

在互联网时代，很多企业都建立了不同程度内部信息化管理平台，例如财务部、人事部门的ERP系统等。相比较而言，办公室档案管理的信息化建设却相对落后。大部分仍然选择实体档案柜等设备来保管档案，档案分类不足、摆放混乱、重要档案没有备份上传，一旦档案损坏或者遗失，会给企业带来严重影响。

2做好办公室行政事务管理的有效途径

2.1创新管理理念，渗透信息化管理思想

在探索信息化建设工作的过程中，要注意结合信息时代的影响和要求，逐步转变办公室文书档案管理的理念，确定正确的指导思想，在先进思想的指引下保障办公室文书档案管理工作高效化开展。一方面，要树立信息化管理意识，探索文书档案自动化管理系统的设计和应用，重点对数据可视化、数据检测、自动鉴定、自动整理系统功能模块进行开发，强化文书档案管理的质量，使文书档案管理的准确率提升到95%以上，整体管理周期缩短70%左右，真正在文书档案管理工作中实现专业化、标准化和精细化管理的目标。另一方面，要融入流程化、精细化和标准化的管理理念，按照新的管理体系对办公室文书档案管理信息化建设进行创新，促进管理效能的提高和管理模式的重新构建，逐步提升办公室文书档案资源的利用率，为办公室综合管理工作的开展奠定基础。

2.2完善办公室行政事务管理体系

在创新行政事务管理模式的过程中，相关人员应当将管理手段改革作为出发点，改变传统的多层次、小幅度的管理模式，积极应用现代化扁平式行政管理模式，有效扩大管理幅度，促进管理工作更高效开展，进一步提升信息在各部门之间的传递效率，更高效地协调各部门开展相关工作。扁平式行政管理模式的应用可以有效提高单位领导决策的科学性，使领导可以更直观地对基层的发展进行了解，进而将基层的实际情况作为决策依据，从而有效提升单位运行策略制定的科学性、合理性。此外，为了加强对办公室行政事务管理的监督，可把效能监察和内控小组直接引入行政事务管理体系内，进而有效对行政事务管理进行监督监察，保证工作可以高效、协调开展，保证国家行政企业的正常运行。

2.3提高档案管理安全度

需要对企业档案明确分类，根据档案类型、重要性、使用率等来建立对应的安全管理级别。这其中核心技术为代表的知识产权档案、企业资质档案、客户档案、人事任免等都是相对重要的，必须要匹配高级管理级别。企业业务组成以及状态、员工档案等次之。一些陈旧没有利用价值的档案需要及时销毁，销毁工作必须要遵从一定流程：首先筛选出需要销毁的档案，并认真登记；其次，将待销毁档案递送给部门负责人，由其对档案进行再次审查，审查通过后需要盖销毁印章，然后将其送到档案管理人员面前，由其来销毁。销毁时需要有2人以上来完成，避免其中的资料散失。档案销毁后，将电子档案系统内有关资料随之删除。

2.4提升人员素质 打造一流团队

个人素质和能力的高低，很大程度上决定了一个组织的运营效率和工作业绩。在新的历史时期，国有企业办公室从业人员，只有持续提升个人素质，才能适应企业高质量发展的需求。一是提升理论水平。面对当今世界百年未有之大变局，国有企业办公室人员唯有通过不断加强理论学习，不断提升思维层次，紧跟世情、国情、党情的新变化，才能不断增强企业发展要求的素质能力。在企业办公室工作的人员，要保持良好的学习习惯，善于通过学习习近平新时代治国理政新思想和企业内部的规章制度及相关法律法规，不断更新自身的知识结构，为提高办公室的工作质量奠定基础。二是提升业务素质。作为一个单位的“门面”，办公室工作无小事，无论是办文、办会还是办事，都必须在极端负责上下功夫，确保不出差错。必须紧密围绕企业发展大局、时时聚焦经营大事，在处理任何事情上从严要求，确保万无一失。要坚持“身在兵位、胸为帅谋”，始终站在政治高度、领导角度去思考问题，从全局性的角度去谋划工作。三是提升职业操守。企业办公室工作虽然不直接掌握权力，但其责任依然重大，这就要求办公室人员必须严守党的政治纪律和政治规矩，坚持做到自省、自警、自律、自重，坚决守住底线、不踩红线、不碰高压线，时刻保持清醒的政治头脑，做政治上的明白人，以绝对忠诚的政治品格、高度自觉的大局意识、极端负责的工作作风、无怨无悔的奉献精神和廉洁自律的道德操守，推动国有企业办公室工作规范化、科学化运行。

2.5办公室管理的时效性

在办公室目标管理设定上，每项目标任务应设定有效时限。根据项目特点和执行者的具体要求，具体拟定目标项目的时间要求，以此定期检查各项目标的完成进度，确保各项工作按计划推进。企业以此检查各项目标的完成进度，及时掌握工作进展的变化情况，根据实际工作情况灵活调整。比如，设置“资产管理”项目完成时限，定期完成资产盘点工作，延迟扣分，资产盘点工作量大、程序相对烦琐，明确的时限要求有利于责任人有序推进工作，避免工作积压，确保资产清查有效性目标得以达成[3]。

结语

对提升企业行政管理人员的综合素养以及加强单位内部的凝聚力也有着非常重要的意义。希望通过文中对策，在开展相关工作时可以有效提升办公室行政事务管理工作的质量。

参考文献

[1]彭宗超,曾学华,曹峰.整体性治理视角下党政机关事务的整合与协同[J].北京行政学院学报,2019(1):8.

[2]梁超.关于企业办公室行政事务管理工作的相关思考[J].科技资讯,2019,17(24):79+81.

[3]陈木春.试论做好办公室行政事务管理的有效路径[J].现代企业,2020,421(10):24-25.