信息化管理在办公室管理工作中的应用及作用

信息化管理在办公室管理工作中的应用及作用

刘山

德州市第七人民医院， 山东德州 253000

【摘要】随着信息技术在社会各个领域的不断推广应用，办公室管理中涉及到的信息无论是内容还是形式都越来越复杂，传统管理手段已经与时代脱轨，无法满足现代办公室管理需求。在信息技术高速发展的新时期，借助现代信息技术将办公室传统意义上“重、苦、杂、难”各类工作系统地规范简化，提升办公效率及质量，开展办公室信息化管理建设势在必行。本文主要从信息化管理在办公室管理工作中的发展出发，分析其在办公室管理中的实际作用。

【关键词】办公室管理；信息化管理；现代科学管理

办公室信息化管理指的是在办公室管理过程中充分借助各种信息技术开展档案整理、信息传达以及部门之间的沟通交流等工作，这是信息化社会里办公室管理工作发展的新趋势，不仅能够提升办公效率，还能有效确保办公安全可靠性。办公室管理工作需要适应社会发展趋势，秉承现代科学管理理念，不断提升工作人员业务水平，借助现代先进信息技术进行信息整合，进而创造更大的经济效益与社会效益。

1信息化管理在办公室管理工作中的应用

1.1信息化管理在档案管理方面的应用

档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息。实行档案的信息化管理，能够在形式多样的海量档案资源中更好的收集和管理信息资源。

电子档案的建立可以使部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

在档案的利用方面，将档案在网络上共享，员工可以在自己的计算机上查阅档案资料，有效的节约了的时间，提升了办公室的服务质量。在企业知识管理过程中，档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发，有利于提高企业整体的工作效率和竞争力。提供优质的档案查询服务，使办公室不再是简单的档案保管部门，而是公司内音匡信息的信息中心。

1.2信息化管理在印章管理方面的应用

印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。做好印章管理，确保经营管理安全和公司利益，是办公室的基本职能之一。为了防范风险，印章的使用具有较为严格的审批授权手续。用印人员往往需要得到部门领导、办公室领导以及公司领导的层层审批。传统的印章审批制度在一定程度上规避了印章使用风险，但却因其手续复杂，领导不同时在办公室等情况增加了办事人员的用印难度。基于公司内网或办公操作平台下，建立一套用印网上申请、审批、登记系统，能够在规范印章管理的同时，进一步提高企业工作效率。用印人进行网上用印申请，审批人对一般业务进行网上审批，系统自动生成用印登记簿，管理者可以随时对用印情况进行统计、分析，并通过用印情况掌握企业整体业务动态。

1.3信息化管理在制度建设方面等应用

制度建设，是企业管理的一项基础工作。在日趋激烈的行业竞争中，要保持企业竞争优势，企业制度建设工作就要超越企业自身管理水平的限制、突破来自传统文化认知的束缚。办公室管理人员可以利用Inteme侧络信息资源平台以及时了解国家有关政策法规，行业动态、科技前沿等信息，建立与企业发展战略同步、与外部竞争对企业的要求同步的管理制度体系。一套行之有效的内部控制制度从企业环境、业务流程、会计系统控制、电子信息系统控制和信息传递控制等全方面进行规范性控制，使企业各项业务在有条不紊的良性环境中标准化、流程化，从而提高劳动效率，降低企业管理风险提升企业效益。

2信息化管理在办公室管理工作中的作用

信息化管理能够实现企业资源优化配置，减少不必要的人力物力浪费现象，有效提升办公效率及质量，在办公室管理中发挥着巨大的作用。

2.1提高办公室工作效率

随着市场经济的不断发展，现代化企业中的办公室职能越来越多，涉及到的管理范围也在不断扩大，管理难度不断增加。信息化管理在办公室的运用，有效推动了管理智能化水平，借助数据管理以及各种信息技术的运用能够对当前办公室管理内容进行有效梳理，依托各类办公系统合理安排各项日常工作，确保工作人员合理分配工作时间，顺利完成各项工作。与此同时，大数据分析的应用还能够为其他部门工作开展提供有力的数据支撑，协调好不同部门的管理职责与职能范畴，OA系统能快速有效的完成决策上传下达，避免传达中出现误传，减少不必要的内部矛盾，保障信息传达的快速有效性，提高整体工作效率。

除此之外，办公室信息化管理还能够对信息资源及数据进行深入挖掘，通过为企业生产经营决策提供信息参考，创造更深层次的管理价值。

2.2促进企业正规化发展

对企业来说，企业外部市场在经济全球化发展中不断拓展，面临的竞争也更加激烈，企业内部为了适应外部环境的变化，需要逐步从管理、结构等方面进行优化调整，办公室管理在这样的内外环境下势必要做出改变，确保办公机制更加高效有序的运行。办公室信息化管理模式下，办公室各个岗位的职责都进行了明确规定，能够加强工作人员的岗位责任感，大大减少员工之间可能出现的推诿问题。办公室是企业内部各个部门之间进行沟通协调的重要纽带，开展信息化管理能够让不同部门之间的沟通变得更加迅速、快捷、通畅，促进办公管理正规化、专业化。

2.3增强企业整体的经济效益

办公室开展信息化管理能够促使各项工作更高效有序地发展，与现代信息社会发展要求相吻合，能创建更大的经济效益。首先，通过信息化管理中的大数据技术，管理者能够实现对外部市场变化发展情况资源的实时把控，在此基础上进行信息整合并及时采取相应的措施进行有效应对，实现整体经济效益的获得与提升。其次，通过信息化管理，企业决策有了更全面的参考依据，企业内部各部门之间也有了更为有效的沟通渠道，各种信息能够真正转化成信息资源，创造财富价值，管理者做出的管理决策更具有针对性与时效性，促进企业经济效益提升，推动企业健康可持续发展。与此同时，信息化管理是企业办公室管理模式顺应时代发展而做出的重要创新形式，能够提升企业整体竞争实力，在市场竞争中占据优势地位。

3结束语

信息化管理是现代办公室管理适应信息化社会发展潮流的一个必然去向，为办公室管理工作的改进与提升提供了更加便捷、高效的管理方式，充分运用信息化管理能够大大提升办公室管理工作效率，为进一步挖掘企业数据深层次价值奠定良好基础，是现阶段办公室管理工作模式创新与发展中不缺缺失的部分，需要引起充分重视。

参考文献

[1]倪培佳.信息化管理在办公室管理工作中的应用及作用[J].中国市场,2021(24):186-187+194.

[2]樊航.国有企业办公室管理工作的改进和创新[J].办公室业务,2020(07):188-189.