事业单位档案管理中信息技术的有效应用

事业单位档案管理中信息技术的有效应用

岳美玲

绥化市北林区劳动人事争议仲裁 152000

摘要：在当前事业单位各项业务的开展中，档案管理是带动事业单位稳定发展的必要工作和内容，进一步提高档案管理质量也十分重要。提高档案管理工作要取得满意的效果，应用现代科学技术，而信息化是理想之一。因此，事业单位档案管理员重视信息技术的应用，要想了解信息技术的应用价值，就要从多方面入手，实现信息技术的合理应用。.档案管理的水平和质量。档案管理取得了令人满意的效果。

关键词：信息技术；文件管理；应用

前言

随着当前信息时代的不断深入发展，信息技术广泛应用于社会各个行业和领域，在实际应用中显示出明显的优势。基于此，当前事业单位档案管理合理应用信息化技术，实现档案管理的完善，促进档案管理信息化的实现。发挥归档的价值，充分发挥归档的价值，为满足新时代归档管理的要求，构筑理想的支撑和保障。

1事业单位的文件管理概述

在信息时代之前，我国事业单位的内部档案记录大多是纸质档案，然后装在工艺袋里存放，最终根据类型和时间，存放在档案架上。但是，由于所有事业单位都是为了满足人民群众的和为人民服务而设立的，每个事业单位每天都接触很多人，档案管理相对繁重。如果这些纸质文件存储不当，没有得到严格控制，文件就会丢失，文件信息的完整性和完整性都会受到不利影响。由于传统档案管理存在的问题，无法适应当今社会的快速发展，满足当今人们的实际需求，改变以往事业单位档案管理的方式。

2信息技术应用于事业单位档案管理的若干问题

2.1系统长期不完善，内容只是形式

事业单位档案管理制度大多照搬上级事业单位的政策和内容，没有反映各单位运行的实际情况，部分管理制度混乱统一，缺乏优化机制。此外，个别单位长期以来忽视档案管理的重要性，对档案管理的设备重视、支出和改进缺乏足够的积极性。长期的疏忽和制度不完善，是公共事业单位档案管理工作与实际工作的混淆和脱节，档案保管与事业单位运作之间缺乏适当的闭环，对事业单位的一些管理制度产生了影响。

2.2现代信息技术应用不足

目前，我国的现代信息技术发展迅速，可以说日新月异，因此有必要更新文件以跟上时代的步伐。实时管理系统，尤其是文件管理任务所需的计算机网络系统。因此，事业单位要想及时应用先进的信息技术，就对计算机软硬件进行更新和维护，因此在文件管理过程中充分利用最新的信息技术。

2.3电子文件缺乏安全性

电子档案的出现和发展符合时代发展要求，更能反映事业单位档案管理的现代发展趋势。但是，目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全性，不能真正体现信息技术与档案管理融合的显着效益，影响了整体管理质量和效率的提高。一些文件管理人员只能使用不同的计算机和系统机械地存储和使用不同的文件。由于计算机后台病毒入侵或各种外部原因，难以真实反映离线管理和下载过程的特殊要求。因客观因素造成的故障直接导致整个文件数据的丢失或损坏，严重影响电子文件的稳定运行和安全。

3信息技术在事业单位档案管理中的优势与价值

3.1信息技术在档案管理中的应用有助于保护资源

如所知，传统的档案管理都是纸质档案，每个单位都有一定数量的打印机，购买大量的纸张和工艺包，资源消耗增加。同时，这些纸质文件资源也占用大量空间。随着文件数量的增长，占用的空间也越来越多。在某些情况下，可能多个房间进行存储。此外，传统的纸质文件管理多个管理员进行管理，消耗大量人力资源。对于应用于文件管理的信息技术，许多纸质文件被转换为电子文件并存储在计算机上，以备不时之需。这种管理方式大大减少了以前的纸张、牛皮纸和印刷设备的占用和占用空间，并且不很多管理员来实施管理。因此，将信息技术应用于事业单位档案管理，可以节省资源，降低档案管理成本。

3.2信息技术在档案管理中的应用，提高管理效率

事业单位传统档案管理可以通过应用信息技术促进传统档案向电子档案的转换。在掌握信息管理技术的基础上，档案管理者可以独立实施控制，实现纸质档案向电子档案的转换。将纸质文件转换为电子文件，使文件管理更加方便。这是因为信息技术的应用可以根据程序设置自动对电子文件进行分类和记录。设置级别允许计算机在档案中搜索与结果匹配的档案信息。同时，信息技术的应用可以实现在线共享，使文件检索更加方便。这有效地提高了文件管理的效率，节省了时间，为人们提供更好的文件服务，使文件管理保持最新状态。

3.3信息技术在档案管理中的应用可以提高档案的安全性。

传统的公共事业单位档案管理注意档案室环境，保持档案室环境干燥和寒冷，并注意防虫管理，防止这些纸质档案损坏。此外，在某些事业单位的转移过程中，可能会出现文件泄露或文件信息泄露的情况。通过将信息技术应用于文件管理，可以将纸质文件转换为电子文件，实现文件信息的云存储和云备份，从而有效解决这一问题，有效提高安全性。这样，如果有网络环境，可以使用的计算机下载文件，这样可以防止丢失文件并防止由于自然因素导致文件损坏。文件管理很好。

4信息技术在事业单位档案管理中的应用策略与途径

4.1档案管理深化信息化意识

提高档案信息化管理意识十分重要，是推进档案管理信息化的重要前提。造成档案信息化管理困难和障碍的原因，主要是由于事业单位和档案管理人员对档案信息化的认识不够全面和深入，观念上存在很多偏差和误解。因此，档案管理人员必须充分认识档案管理信息化的重要性和基本要求，积极做好档案信息化管理工作。

档案管理人员要严格执行国家标准，促进管理系统的优化升级，积极开发、利用和共享档案信息资源。档案管理人员紧紧围绕基本任务，严格按照各项档案收集、整理、分类要求，注重规范化分析研究，统筹管理和统筹档案管理质量。加强和及时修订不合格标准，完善档案管理工作。建立完善的标准化培训机制，树立标准化意识。档案管理人员定期接受专业考核，参加培训，全面提升职业素质和信息化能力，真正认识信息化、信息化的价值和作用，灵活运用技术，提高工作能力和水平。

4.2加强电子档案安全管理

档案管理人员通过对信息技术特点的研究，更好地反映信息管理需求，关注档案管理的现状和未来发展趋势。其中，文件信息的安全至关重要。档案管理人员了解电子档案的安全管理要求，明确使用最新信息技术的策略和方法，以及密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置等各类不同格式。信息落实更合适。提高电子文件的安全性是一个长期的过程，文件管理人员必须长期做好这件事。相关管理部门认清社会责任，落实相应技术措施和政策，加强电子档案安全管理，不断加强监管，切实做好档案安全管理工作，要抓好落实。同时，档案部门要注重提高档案管理人员的安全素质，建设高水平的档案安全管理队伍，为档案安全工作提供人文保障。

结语

在当前事业单位各项业务的开展中，档案管理是带动事业单位稳定发展的必要工作和内容，进一步提高档案管理质量也十分重要。提高档案管理工作要取得满意的效果，应用现代科学技术，而信息化是理想之一。因此，事业单位档案管理员重视信息技术的应用，要想了解信息技术的应用价值，就要从多方面入手，实现信息技术的合理应用。.档案管理的水平和质量。档案管理取得了令人满意的效果。

参考文献

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