医疗机构档案管理存在的问题及对策

医疗机构档案管理存在的问题及对策

董骥 梁震

青州市中医院 262500

摘要：新时代对医疗机构内部管理、运营效率、服务水平提出了新要求,档案管理作为医疗管理的重要组成部分,对提升医疗机构管理水平、服务水平和技术水平都具有重要意义。笔者通过对加强医疗机构档案管理的现状进行分析,认为目前医疗机构还存在档案管理意识淡薄、档案管理制度不完善、档案管理人员专业素养有待提高、管理与利用相脱节等问题。提出了强化档案管理的思想意识、健全档案管理的规章制度、充实档案管理的人员配置、提高档案管理信息化水平等改进措施,从而使档案管理工作更加规范、严谨和高效,进而保障医疗机构内部工作有序开展、营运效率稳步提高、服务水平不断改善。

关键词：医疗机构;档案管理;规章制度;人员配置;信息化;

现阶段,随着社会经济的蓬勃发展、人们的生活水平显著提升,人民群众对身体健康的重视程度也越来越高。但是就目前情况来看,现行医疗机构档案管理仍然存在诸多问题,难以满足医疗、科学研究、教学等方面的发展需求。无论是对医疗机构的工作人员,还是对于医疗机构本身而言,档案都是极其重要的,做好档案管理工作不仅关乎个人利益,也关乎医疗机构自身的发展。医疗档案不仅是医疗机构各项工作的真实记录,同时也是医疗工作的客观凭证。目前在医疗机构的档案管理工作中还存在一些问题需要加以改进,本文结合自身从业经验来谈一谈医疗档案的管理问题。

一、加强医疗机构档案管理的意义

1.1有利于提升医疗机构管理水平

医疗机构档案所记录的信息对提升医疗机构管理水平有着重要的意义,如何加强档案管理工作,及时对档案记录的信息进行分类、整理、分析,从而提炼出有价值的信息以便应用在内部管理中,意义重大。例如针对患者就医情况的档案记录可以反映出本地区比较容易高发的病情,人事档案则提供了能够应对此类病情的医生的人数,财务会计档案可以反映机构内部现有的资金预算约束,医疗器械档案则反映了现有用于治疗该病情的医疗设备数量与状况等。因此,在综合分析以上因素的基础上,医疗机构内部管理层就可以迅速做出进一步的应对策略,如增加人员或设备配置等,从而提高机构的经营效益。

1.2有利于提升医疗卫生服务水平

医疗机构内部档案中的医疗档案如实地记录了患者病情治疗过程及结果,反映了与该病情有关的特定医疗模式。如果该医疗模式对该病情能够起到良好的治疗效果,那么该患者或其他患者因为患有该病情再次就医时,医生就可以在借鉴参考以往的治疗方式的基础上更加快速高效地提出治疗方式;如若该医疗模式没有效果甚至可能会出现不良反应,那么医生就应当以此为戒,另作研判另择方案。如此一来,医疗机构便能够在对医疗档案合理高效运用的基础上,提供更为优质的医疗卫生服务。同时,在传统模式下,患者要在出院15个工作日之后才能拿到病历,十分不便。而医院实行信息化档案可以为患者提供电子病历,十分便捷。此外,医疗档案所记录的病情治疗方式、过程以及所开服的药剂等,对医患矛盾也能够起着一定的缓解作用,有助于社会稳定。

1.3有利于提升医疗技术水平

医疗档案不但对医疗机构自身发展起着不可忽视的作用,而且医疗档案所展示的病情案例、治疗模式在医疗技术改革中也是至关重要的。然而以往医疗机构对医疗档案的开发利用程度比较低,导致了医疗档案的作用未能全部发挥出来,从而进一步导致了医疗技术进步缓慢,甚至止步不前。随着理论界与实务界对医疗档案所能发挥出的作用的认识逐步深入,医疗档案的受重视程度在稳步提升,医疗档案中所记录的疑难杂症及其治疗模式便成了医学者进行研究和教学的重要知识来源,这对于提升医疗卫生服务水平意义重大。

二、现行医疗机构档案管理存在的问题

2.1档案管理的全员意识薄弱。

很多医疗机构的档案管理开展得不好主要是因为全员对档案管理的重要性认识不足,根深蒂固地认为档案管理只是一个部门的事,这就导致档案管理在开展过程中经常会遇到拖沓、延误、不配合等现象,严重影响了档案管理的有序实施。

2.2医疗机构档案管理不规范。

这一方面体现在档案管理的制度不完善,比如档案管理人员的具体岗位职责和权限不清晰,管理的具体操作流程和操作标准不统一等,这就造成在档案资料的汇总和整编方面十分困难。另一方面还体现在医疗机构档案管理人员的专业性不强,技术技能水平不高,比如很多档案管理人员是其他行政岗位的兼职人员,再加上对档案的新型管理技术和新型管理手段不了解不熟悉,导致医疗机构档案管理工作开展缓慢,成效不明显。

2.3档案管理的设备和设施落后。

随着医疗机构的壮大和发展,用房越来越紧缺,然而档案管理的用房却得不到保障,很多档案资料存放在狭小的空间内,空调、防火、防水、防虫等设施根本达不到档案存放的标准要求。另外,很多医疗机构的档案管理还依然沿用过去的模式和手段,没有充分利用更为高效便利的信息化管理手段,使档案管理的效率滞后。

三、医疗机构档案管理问题解决措施

3.1增加医疗机构对档案管理的重视程度

应该提高国家卫生部对医疗档案管理工作的宣传力度,使得医疗机构管理者增加建立和有效管理医疗档案的意识,明确医疗档案的管理工作关系到以后医疗纠纷和医疗事故的有效处理,更关系到医疗机构的形象和信誉,同时要实施医疗档案的责任制,在建立医疗档案的基础上,相关医疗机构负责人要对医疗档案的真实性、准确性进行负责。

3.2对医疗机构档案实施现代管理手段

随着科学技术的不断进步,在许多领域都受到计算机的改变,在医疗档案管理方面,应引进计算机管理系统,同时形成电子医疗档案,利用计算机和网络系统对医疗档案进行全方位的管理,有条件的医疗机构还应建立科学先进的档案存放库房,采用防水防尘的档案管理柜来存放医疗档案。

3.3增加医疗机构专业档案管理人员

招聘档案管理专业人员来进行医疗档案的管理,同时对其进行医疗相关知识培训,培训合格后才能上岗,也要对原有档案管理人员进行档案学知识进修和学习,提高其管理理论知识,从而提高医疗机构档案管理的整体水平。

3.4建立建全医疗机构档案的管理制度

要确保医疗档案的完整和真实性,积极完善医疗机构档案的管理制度,对医疗档案的归档分类、档案内容,书写要求以及存档期限都要有明确规定,同时也要对电子档案进行要求,使得其与纸板档案具有同等的法律意义。要在制度中建立对医疗档案管理的考核制度,将考核结果,作为年底评测的依据之一,并对档案管理人员的待遇进行调整,增加档案管理人员的工作积极性。

总体而言,医疗机构档案管理工作不仅能够提高医疗机构内部管理水平,提升医疗卫生服务水平,助推医疗技术改革创新,而且也是医疗机构现代化发展的必然要求。因此,在今后的医疗事业发展过程中,要端正档案管理意识、健全档案管理制度,提高档案管理人员学习能力,不断接收档案管理新理念,新方法,提高服务意识;同时,要敢于突破陈规,有勇气去追赶当前新技术潮流与趋势,充分利用好计算机技术,大数据技术等,提高档案管理效益,拓宽服务范围和服务内容,从而使档案管理在医疗机构改革发展进程中发挥积极作用。

参考文献

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