对档案数字化管理工作的思考

对档案数字化管理工作的思考

董灵灵

中国船舶集团有限公司第七一〇研究所 湖北 宜昌 443000

摘要：档案信息化建设已成为我国档案工作的重要内容，档案数字化是基础。完善的数字化建设与应用管理体系不仅有助于全面提升档案管理水平，而且正在成为档案实现应用价值再创造的重要推手。本文分析档案数字化管理工作中存在的问题，思考和总结，档案数字化工作的有效开展及管理工作优化策略，以期为企业提升档案数字化管理水平提供一些参考。

关键词：档案数字化管理；思考

引言

档案作为重要的信息载体，数量浩瀚、内容丰富，不仅载有各种信息资源，而且还储存了大量的知识。网络信息时代大背景下，数字化已经成为档案管理的重要途径。2020年6月20日新修订的《中华人民共和国档案法》新增的第五章“档案信息化建设”，包括存量档案数字化、增量档案电子化两方面的内容。此次修订，可以看出，档案信息化建设已成为我国档案工作的重要内容，档案数字化是基础，完善的数字化建设与应用管理体系不仅有助于全面提升档案管理水平，而且正在成为档案实现应用价值再创造的重要推手。

一、档案数字化的概述

档案数字化在档案管理系统中发挥着十分重要的作用，并且具有非常好的应用前景。档案的数字化有多种不同的方式开展，从狭义上讲，档案数字化是指将存储在传统载体上的档案信息转换为数字形态的过程，该过程可以通过计算机使用某些技术手段进行识别和处理。例如传统形式的纸张和照片档案、记录档案等，可以将其转换为数字信息档案，转换后的信息采用文本、图形、图像、音像等形式储存和利用。从广义上讲，档案数字化是指将模拟形式的传统档案转换成可以由计算机使用某些技术手段识别和处理的信息，以及其存储、组织、检索、恢复和维护的过程。档案的数字化管理，简单来说，就是利用现行的高科技去控制和实施的档案记录、统计、分类、收集、整理、应用以及管理等一系列程序[1]。

二、档案数字化管理的必然性

档案数字化是构建数字档案建设最基础的业务,也是档案信息化建设的重要内容。在信息时代，知识和信息已成为比能源和资产更为重要的资源，随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种档案管理创新模式，档案数字化管理要求档案管理部门能以较高的存储、处理和控制信息的能力，为社会提供高质量的服务[2]。因此，如何提升工作效益,如何降低工作成本，都是档案管理部门目前应该考虑的问题。

1.档案数字化实现资源共享

在传统档案管理中，档案信息以纸质的形式来进行存储，想要准确而迅速地找到所需档案，既费时又费力，而档案数字化的管理打破了传统的档案管理模式，它把各种载体的档案转化为数字化的信息资源，以数字化的形式存储，利用计算机系统进行管理，网络化的形式互相连接，形成一个有序结构的档案信息数据库，及时提供利用，实现资源共享和开放。

2.档案数字化有效发挥档案管理效能

传统档案管理主要是由人工进行档案整理，管理水平低，出错率较高，归档后的档案质量堪忧，档案材料的连续性和准确性都受到影响。而档案数字化能减少对原件的重复使用，有效地保护了档案原件，通过打破传统档案使用界限，使得档案管理部门从封闭走向开放，档案管理的创新不仅可以提高档案管理人员业务积极性，同时也有效地发挥了档案管理效能。因此,满足人们对档案高效发展的需要，档案数字化信息管理势在必行。

三、档案数字化管理工作中存在的问题

1.档案数字化管理相关制度规范不完善

随着社会经济迅速发展，我国各行各业生产方式也发生了变化，许多发展环节的需求已逐渐促进我国档案管理模式的转变。但受传统惯性思维的影响，统一思想难度较大。目前，仍缺乏健全而有指导意义的规章制度，许多仅依靠管理经验来执行档案管理工作中的链接，缺乏科学研究和系统的应用，信息化建设的基础显然是薄弱的。

2.档案数字化技术应用不成熟

这项工作是需要多部门的参与和配合，需投入大量的人力物力保障和资金，在当前档案数字化管理工作中，掌握先进的档案信息化操作技术的人员十分有限。将纸质档案转化为数字档案来进行管理，不仅需要专业的计算机技术人员，还需要扫描仪等专业设备和仪器，需要档案管理人员与众多专业技术人员相互配合工作，从而做好档案数字化、档案信息化、档案系统建设等开发工作[3]。其次，档案管理人员缺乏创新意识，培训工作针对性不强，不能结合档案管理人员的实际情况去开展，人员信息化技术能力欠佳，因此，阻碍了档案的数字化发展，很难适应信息时代的改革需求。

四、档案数字化管理优化策略

1. 建立健全档案数字化管理相关制度规范

随着社会的发展，档案管理的数量越来越多，内容也越来越广泛，档案管理工作量正在逐渐增加。制度先行，建立健全档案数字化管理相关制度规范，工作的开展有法可依，也有章可循。为了确保数字档案管理的平稳运行，必须参考数字档案信息化的基本原理和准则，按照上级建立的档案数字化管理工作机制，在数字档案管理的框架内结合企业实际情况制定适合自己的档案数字化管理制度。数字化管理流程的优化和适应，以及档案管理操作技术的积极改进，可以将工作效率得到有效的提高，从而确保档案工作的顺利进行。

2.提高员工的专业技术能力

企业的内部档案管理多样化，因此对企业数据管理的技术和专业标准以及工作质量提出了更高的要求。档案管理人员不仅熟练掌握专业的档案管理知识，同时还需具备专业的信息化知识和技能。值得一提的是，企业确保创新，必须采取措施和对策来提高企业数据管理人员的技术和专业水平，提高他们的职业道德和水平，按时进行学习和培训，展示学习成果，定期培训并完成员工系统化标准的提高顺应了发展趋势。此外，企业还必须定期评估档案管理人员，及时对档案管理人员进行评价，制定有目的的晋升制度，全面激发档案人员的主观特征，并激发档案管理人员的积极性。

3.做好安全保密防护

信息资源是国民经济和社会发展的三大战略资源之一，建立安全可靠的档案管理系统更有助于敏感信息的保护及信息资源的应用，应当明确数据采集、传输、存储、应用等各环节的网络安全防护边界、责任主体和防护要求。一是做好网络边界防护。企业中档案管理系统与业务平台往往存在不少数据接口，数据的交互通常使得档案管理平台成为安全防护的薄弱点，在档案系统建设规划中采用可信可靠的网络安全产品及服务，提升档案系统关键设备的防护水平。二是深化态势感知能力及防护体系建设。持续完善对档案系统的网络安全风险监测及预警，定期对档案系统开展漏洞修复与安全渗透测试，全面降低安全风险。三是做好系统防护。完善档案灾备体系、建立灾备系统；对系统使用人员进行分级，对权限进行最小化管理；增加面部识别、指纹或声纹识别等多因子认证途径，避免身份盗用风险。

4.整合相应配套资源

确保档案的准确性。前期的整理检查工作是保证档案准确性的基础，需要依次核对纸质档案的内容、页码、顺序、目录。档案数字化后的数据质量、图像质量检查也很重要，数据、图像要清晰，内容要连续。后期要对数据联接进行检查，避免链接错误的发生。（1）我们需要选择正确的存档扫描软件。合适的软件系统是确保存档数字化过程的重要工具[4]。高度专业的档案扫描软件系统可以在捕获和收集信息时节省大量的人力，物力和财力，使操作活动更加灵活、快捷。（2）完善软硬件设施。档案数字化建设良性开展的前提是配套的软硬件设施，软硬件设施的兼容性、稳定性、可操作性对于档案数字化建设至关重要。配套的软硬件设施能有效提升办公效率，保证档案工作中保管、统计、利用、保密等工作的有序进行。（3）持续开展档案数字化。实现档案数字化是一个长期的过程，企业存在的时间越长档案就会越多，再加上分类标准的不断改进，这些问题都会延长档案数字化工作时间。另外，每年新形成的档案也需要进行档案数字化，档案数字化工作是一个需要长期持续进行的工作。

五、结语

档案数字化建设是按照时代发展的新要求，来推进我国档案管理事业的发展，那么管理者应该具备较强的档案分析能力,精确掌握专业性强的文件档案。对档案工作者的素质要求是多方面和多层次的，因此有关部门要抓紧加强档案人员的培训工作，将传统档案向档案数字化转换，努力提高档案数字化管理水平，用知识来武装自己，将自己培养成为“综合型”人才，为档案事业作出自己应有的贡献。

参考文献：

[1]谷宏艳.油田档案数字化的实践与思考[J].中原油田分公司档案管理中心,2016(01):129.

[2]刘潇.档案信息化与数字化的发展趋势分析[J].陕西档案,2020(4):35-37.

[3]薛晓萌.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].办公室业务,2020(16):32-33.

[4]赵兰凤.推行高职院校档案数字化管理初探[J].林区教学,2017(12):121.