探究标准化在轨道制造企业物资采购管理中的应用与发展

探究标准化在轨道制造企业物资采购管理中的应用与发展

付兴 曹艳艳 邓祎

中车大连机车车辆有限公司

摘要：在经济新常态化发展的格局下，现代企业管理制度的重中之重是物资采购标准化。本文以有严格管理标准的轨道制造企业为例，论述并呈现物资采购管理标准化的演变与现实作用，推动现实制度的应用与发展。

关键词：标准化；轨道制造企业；物资采购管理；应用与发展

引言

轨道制造企业在经济新发展的大背景中,不但要抵抗来自市场竞争的强大压力，而且要直面企业内部制度的威胁。显然物资采购这一环节是企业管理中的枢纽。因此，强化物资采购管理的中心作用，是现代化企业管理制度建设的重点，制定可行的采购对策以完善标准化管理，对轨道制造企业而言举足轻重。

1 如何定义标准化物资采购管理

标准化物资采购通过体系标准化，遵循统一、协调、简化、最大的原则，以落实流程化、信息化、规范化的业务活动。将这个概念具象化于企业管理之中，总体可概括为以下四方面：（1）标准化设计。即在相关规范性文件的指导下结合自身实际以及企业的目标对物资采购的过程制订同一标准；（2）购进标准型设备。在制订标准化设计的前提下进行生产设备的统一规定，对企业购进性能相近的设备起到指导作用；（3）标准化的流程。采购前制订计划，按计划进行批量采购，力求采购规模最大化，以最小的采购成本换取企业最大的经济收益；（4）将运作融入市场。市场是物资采购的场所，企业在进行采购时要紧扣市场机制、坚守企业原则，对供货商择优交易^[1]。

2 标准化在轨道制造企业物资采购管理中的应用与发展

2.1对于物资主数据

物资主数据囊括物料、仓库、供应商等信息。从物资主数据切入，理解数据体系及发展措施。物资主数据是应用于需求、采购、库存等多个业务环节中，代表具体的资源，以分类和特性为依据产生的数据。当中又涵盖了计量单位、分类特性、物料描述、编码及其相关内容。企业提出的“分层负责、分批申报、分类管理”的思路确保企业流程、方案、制度统一发展，坚持五大原则的同时也增益了企业的管理。

（1）对采购详细安排。对物资计划和主数据的增量进行记录接管。采用以月为计量单位的集中模式，进行申报、审批和下发，结合采购安排建成“班车化”模式，保证了物资申报工作的有序运行。对于企业招标计划中需要但由于某些原因错过规定时间上报的物资，为从源头制止不完善的计划、申报不完备的物料主数据，企业单位应尽快上交带有物资管理部门认证的物料新增申请表以完成所需物资采购，不耽误企业的投标招标计划。

（2）分析特征分门管理。企业的申请资料分为三类，增加了体系的谨慎性和规范性。新增的内容有物资的编码、小类、特征值三种，申请资料中有对其详细的介绍和规定。

（3）使用标准化。未标准化物品严禁使用，相关人员对此类物品进行严格监管，降低随意应用率。对于非标准化物品，在特定情形下需提供调查材料并上报后获批采购，仍遵循四大统一标准，对编码、种类、技术参数、技术规范作出详细规定。对物资使用进行标准化管理是建设更为完善的物资管理体系的基石，有助于设备流通和物资管理。

2.2对于标准化采购

（1）条例制定与应用。标准化的条例虽然对采购的基本样式和内容作出规定，但处于条例制订阶段的企业仍存在对于强制性内容不可更改的问题，填写人员人为的主观过错也无法避免。

（2）采购构成与应用。采购中编制人员通过信息系统利用模板与物资主数据参考后形成ID地址将文本内容转化成数字字符，这类字符体现了物资采购的标准同时支持信息系统对这种字符的识别与应用。这种代码是条例内容在信息系统中转化形成的最终数据形式，ID代码替代了在申报过程、投标招标、签订合同等过程中的传统文件，简化了采购物资的程序。

（3）文件填写与应用。“三图两表”是将数据转化成为文字内容填写的一种记录方式，简化了文件填写工序同时突出重点。“三图两表”指技术特性参数表、组件材料配置表、使用条件环境表、电气主接线图和平面布置图。这种方式减少工作人员的工作量，也令数据更加真实可信^[2]。

2.3对于物资业务活动

物资信息管理的过程中需要接触大量的数据，分析出不同的表单变化。对于有更改的表单信息，相关填写人员通过归纳，将更改的信息输入信息系统进行构建。通过这种数据化的形式摆脱大量文本赘述的传统输入模式，采用更为简洁的字体符号，填写人员的填写过程也有相应的数据参考，简化填写工序。这种形式也被称为物资业务模板，有效降低了人为失误率，对文件资料与业务活动起到标准化管理的作用。

物资不仅对轨道制造企业而言有重大意义，对任何一个企业的发展而言都是中心支柱。在企业发展的过程中，物资部门起到串联的作用。想要对物资模板进行设计并实现其应用发展，就要协调物资部门与其他工作部门的合作关系。多个工作部门协商制订发展流程，融合业务特点以促进模板实现。物资部门在运行中作为统筹部门，对模板建设进行总体规划落实。下面以合同管理模板为切入点，剖析企业模板运作。首先，要通过法律部门的严格审查颁布相关模板建设方案。然后，在数据控制信息系统中对合同的相关条例加以规定，添加不同方面的信息作为辅证确保系统顺利运行。紧接着企业进入投标与招标的环节。由招标人发布相应的条例，投标人通过查询信息，根据文件条例的指引进行相关标次资料上传进行投标工作。最后中标后可进行合同签署。经办人在信息系统中得到信息，信息平台分析业务活动并依托模板生成有关合同的一系列文件。签署双方可通过网络查看，也可下载文件保留参考，这一流程确保了合同签署链完整有效

^[3]。

结语

综上而言，企业发展重心在于物资采购标准化。轨道制造企业要完善相关制度，建立更标准化的管理体系，有助于企业增收。当今社会越来越多企业通过相关变革，经过由点到线由线到面的管理体系，从固定化的采购模式向多元化的采购流程发展演变，将松散化的内部制度调整为集中有序的层次化管理，最终建立起相对完善的物资管理体系。

参考文献：

[1]孔琳.胜利油田劳保用品标准化采购管理研究[D].中国石油大学(华东)硕士，2019.

[2]孙义新.标准化在电力企业物资采购管理中的应用及其对策研究[J].质量技术监督研究，2019(05)：220.

[3]周易.试论电力物资仓储管理存在的问题及优化措施[J].价值工程，2020(09)：69-70.