新时代电子档案管理的分析与思考

新时代电子档案管理的分析与思考

胡彩红

成都地铁运营有限公司 四川成都 610041

摘要：随着科学技术的快速发展，现阶段的档案管理更多的使用电子档案，让档案的管理过程变得更加简便，管理起来更加高效，同时对档案的利用程度也越来越高，让档案管理呈现出更加科学的特征。但是在电子档案管理方面，由于涉及的因素比较多，使得现阶段的电子档案管理方面也存在着一些问题，影响着档案的管理效率和管理质量，制约着档案管理的进一步优化和提升。

关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理

信息技术的快速发展，让各个行业都有了本质的提升，档案管理工作也借助信息技术产生了质的飞跃。在现阶段的档案管理过程中优化了以往的档案管理，合理利用电子档案管理，一方面在很大程度上节约了纸质资源，另一方面对于纸质档案的保护和使用也是一个很好的提升，电子档案让档案的管理更加安全，能够很好的避免各种自然环境和外界条件的影响。但是现阶段的电子档案管理由于推行的时间不长，在实际的操作管理过程中还是有一些不足。

一、档案管理中电子档案管理的意义

（一）不断提高档案的使用率。在信息技术高度发达的今天，各种资源更加注重的是共享，在同一时间内让资源惠及更多的人，发挥出资源最佳的效果。档案管理中的电子档案就能很好的实现这一点，通过电子档案的管理，能够把档案储存于计算机之中，在查阅档案的过程中能够在同一时间内分享给更多的人。特别是借助互联网的技术，能够把允许分享的电子档案分享给网络上更多的人群，彻底改变了以往纸质档案的局限性，实现了档案资料的共享，提高了档案的使用率。

（二）持续提升档案的管理效率。以往的纸质档案需要耗费很多的人力和物力来进行管理和查阅，同时需要配备足够的空间来储存档案。现阶段通过档案的电子管理，能够把档案都储存于计算机内，在节约人力物力的同时，也节省了档案的存放空间，节约了一部分档案的管理资金。除此之外，电子档案的管理过程能够更加快速高效的把档案进行分类和储存，极大的提升了档案的管理效率。

二、电子档案的管理要求

电子档案的管理相比以往的档案管理要求是更加严格的。其一就是档案的完整性，只有完整的档案信息才能为单位的发展和提升提供良好的促进作用，特别是电子档案的复杂多样，工作人员在整理和归档的过程中必须保证电子档案的完整；其二就是档案的原始性，档案是用来佐证的，以往的纸质档案的原始性是可以很好的保证的，而电子档案需要把纸质档案转化为电子数据，因此，在管理的过程中就要注重电子档案的真实和原始，确保电子档案的有效；其三就是档案的安全性，纸质档案容易受到环境等各种外界条件的影响，而电子档案容易受到各种网络病毒的侵袭和破坏，一旦被破坏会给档案造成很大的影响和损失，造成档案的泄漏和流失。因此，电子档案的管理必须注重档案的安全，在管理的过程中要保证电子设备所处环境的安全，以防止电子设备、磁盘等受到影响。

三、电子档案管理方面的现状

（一）电子档案管理的意识不强。虽然电子档案的管理能够给单位的管理工作带来很多的便利，但是在实际的管理过程中，部分管理人员的思想观念没有及时转变，依然习惯于纸质的档案管理，导致电子档案的管理方式推行起来有部分阻力，影响着档案的管理效率和管理质量。

（二）电子、纸质档案并存。档案涉及到的时间线是非常长的，时间比较久远的档案更多的还是以纸质档案为主，因为纸质档案相对来说可行而且在档案的真实性和内容等方面是非常可靠的，因此在电子档案管理逐渐图推行的过程当中，部分纸质档案依然是存在的，导致单位的档案管理过程中既有纸质档案又有电子档案，造成了资源上的重叠和浪费。

（三）电子档案管理的投入不足。相较于纸质档案，电子档案的管理是需要投入更多的财力的。现阶段的电子档案管理过程中，部分单位在投入方面还是有所不足，针对音频、视频图像等档案的存放需要更高质量的储存设备和电子计算机，而单位在资金的投入和设备的存放场地方面是很难进行保障的。

(四)电子档案管理队伍建设不足。档案管理的主体就是管理人员，因此，管理人员能力的高低直接影响着档案的管理水平和管理质量。现阶段的电子档案管理过程中管理人员的专业能力还是有所缺乏的，习惯于以往的纸质档案管理，管理人员对计算机的应用能力是与档案管理的要求不匹配的，使得电子档案在实际的管理过程中难以发挥出真正的效果和作用，给电子档案的发展和利用造成了一定的阻碍。

四、电子档案管理方面优化策略

（一）转变管理人员的管理理念。思想是行动的先导，电子档案管理的进一步优化和提升必须从管理人员的思想观念抓起。一方面单位在管理过程中要营造电子档案管理的良好氛围，让档案管理人员在环境中逐渐认同和接受电子档案的管理方式，进而积极主动的去学习电子档案的管理技巧和管理手段。另一方面就是组织档案管理人员向先进的电子档案管理进行学习，学习管理过程中的经验和方法，从而促进电子档案管理的进一步推进。

（二）完善电子档案管理体系的构建。电子档案的管理是基于信息技术和计算机等设备的一种管理方式，在实际的管理过程中会遇到各种各样的风险，因此，要想保障电子档案管理过程中的安全可靠，就必须建立并完善相应的电子档案管理体系，从而更好的应对档案管理过程中的各种问题。首先是要规范电子档案的管理流程，从档案的收集、分类、储存、借阅等都需要制定规章制度，使得档案管理更加的科学合理；其次就是档案的安全保障体系，针对可能遭受的网络病毒，要完善相应的监督体制和特殊情况的应对机制，在遇到问题时能够及时的进行解决；同时要强化对电子档案管理系统的日常检测，确保电子档案处于安全的计算机环境下，保证档案的安全。

（三）提升档案管理人员的综合能力。电子档案的管理过程对管理人员的能力要求更高，因此，单位必须注重对管理人员的能力提升。第一是要强化对管理人员的培训，通过邀请电子档案管理方面的专家进行专题讲座，从而提升管理人员的计算机操作能力，为电子档案的管理奠定良好的基础；同时要制定科学的培训计划，丰富和创新培训的额形式，让管理人员的管理理念和管理能力能够与时俱进，更好的进行档案管理；第二就是要加强对管理人员的管理能力考核，倒逼管理人员主动的进行能力提升，优化电子档案的管理。

（四）落实电子档案的安全保障。互联网技术高度发达的今天，电子档案的安全是最重要的，一旦档案发生泄漏，将会对单位造成很大的影响。针对这样的情况，电子档案的管理过程中必须时刻以安全为前提，在安全机制和安全软件的运营维护上投入更多，避免电子档案被窃取，造成单位的损失。

总而言之，档案管理中的电子档案管理是档案管理的发展趋势和方向，在管理过程中要以提升管理人员的管理能力为基础，切实提升档案的安全机制，让电子档案在单位的管理过程中发挥更加重要的作用。

参考文献：

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[2]李宝岭.关于加强事业单位电子档案管理的分析与思考[J].数字化用户,2019.

[3]黄薇.关于机关单位电子文件档案管理的分析和思考[J].黑龙江科技信息,2017,000(007):157.