林西县社会福利院 内蒙古自治区赤峰市林西县 025250
摘要:信息时代的到来,促使科技的发展非常迅猛,各领域的信息技术广泛应用。目前在新时期下,事业单位得到长足发展,档案管理是不容忽视的一环。档案管理作为事业单位日常工作中的重要板块之一,如何高效快捷地进行是员工应考虑的主要问题。基于此,在信息时代下,事业单位必须要转变传统的档案管理观念,重视新方法的应用,充分利用现代信息技术促进档案管理的创新,提升档案管理的效率与质量,进而更好地服务于事业单位的长足发展。
关键词:信息时代;事业单位;档案管理;创新
1 事业单位的档案管理实现信息化的必要性
所谓“档案管理的信息化”,是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点,转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化,可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工,能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较,电子档案更便于保存、修改和查询,并且,可以利用网络进行快速传递,从而提高档案管理的利用效率,降低档案管理成本。
但是,当前的事业单位在进行人事档案管理时,仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”,也会因为系统功能的限制,只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时,仍然只习惯于手工操作,所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施,档案管理不能适应时代的发展。新形势下,要求事业单位须改变这一传统模式,进行信息化建设[1]。
2信息时代下事业单位档案管理工作的特点及主要存在的问题
2.1 特点
在信息时代下,事业档案管理工作的特点主要体现在这两个方面.(1)数字化。数字化是信息时代下事业单位档案管理工作一个较突出的特征,这是因为计算机技术、网络技术、云计算等技术快速发展及应用,将这些技术与档案管理工作融合,能够实现对传统纸质档案的数字化处理,并建立起相应的电子档案系统。(2)信息化。这也是当前事业档案档案管理工作一个突出的特征,这是因为在现代化查询手段及电子化工具的支持下,事业单位档案资源可高效查询和利用,能够满足事业单位发展过程中对信息高速和准确应用的需求。
2.2 主要问题
在信息时代背景下,虽然给事业单位档案管理工作带来机遇,但同时也带来了诸多问题。主要表现在这几个方面.
(1)档案管理模式仍较落实,并未充分发挥出信息技术的优势。一些事业单位缺乏对电子档案管理模式的认识,应用率并不高,仍然保留传统的档案管理模式,甚至是占据主导地位。也正因为如此,也使得档案管理人员不能深刻地认识到电子档案管理方式的价值,加之部分档案管理人员专业知识欠缺,严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的进程,电子档案管理的优势更是无法有效发挥。(2)档案管理缺乏主动性,使得一些有价值的信息无法及时收集和利用。在过去很长一段时间,事业单位所开展的档案管理工作更多是被动管理,这一状态渗透在档案收集、档案整理、档案归档这些重要基础工作中,不仅对档案资源建设的主动性产生影响,而且也使得档案资源无法得到及时的利用。另外,现阶段一些事业单位的档案管理制度还不够完善,以致于许多有价值的信息未能得到及时的收集和利用,加之忽略档案资源收集与开发的重要性,使得档案资料过于分散,无法实现集中保存和处理,从而使得档案管理作用难以有效发挥。(3)档案管理人员的知识能力及综合素养并不满足信息时代的要求。从整体上看,目前一些事业单位并未系统性、规范性地开展档案管理工作,既缺乏专门的档案管理机构,又缺乏专门的档案管理人员,使得档案管理规范性不足。同时,许多档案管理人员往往存在兼职的情况,导致其责任意识不强、专业性不足,缺乏全面档案管理的技术和能力,而在信息爆炸式增长的时代中,档案管理人员若不及时更新自身的知识结果、管理理念,缺乏信息素养,不仅无法实现档案管理与信息技术的融合,更是不利于事业单位档案管理效率与质量的提升[2]。
3信息时代下如何促进事业单位档案管理工作的创新
3.1充分利用信息化技术手段,加强事业单位档案管理的数字化建设
事业单位对于档案管理的传统做法是:以实体纸质管理为主,由档案管理人员对档案进行收集、分类、保管等,这样的管理方法很烦琐,且工作效率低下。信息时代的到来,应对档案管理工作有所创新,充分利用信息化技术,提高信息系统的管理水平,从而确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准,进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的应用,加强计算机和网络技术的应用与管理工作,可以借鉴国外优秀的档案管理经验,加强档案管理工作的保密性、安全性[3]。
3.2增强档案信息化管理思维,应用信息化管理模式
从目的角度分析,事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持,促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱,一方面,深入理解档案管理信息化的价值,掌握信息化思维的真谛,将其有效贯穿于管理实践全过程,以求实现最大程度的信息共享,提升资源利用率,防止信息滞后。应结合信息需求方向,将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外,还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制,维护档案信息的安全。
3.3事业单位要重视档案管理的作用
事业单位应清晰地意识到档案管理在企业运行中的作用。企业在日常的运行中,人员的流动以及技术的更新,甚至包括每一次重要会议的召开,都会形成许多的档案文件,这些档案文件对企业单位来说,都具有十分重要的参考意义,如果在日常的管理中出现档案遗失或损坏,对于事业单位来说,将会是一种无形的损失,不仅不利于人员的管理,更不利于事业单位的实际工作开展。
因此,单位方面要对档案工作有足够的重视,在工作中,应该为档案管理部门划分适宜的工作区域,以便于档案的存放。并且对于纸质档案,应该适当分配相应的设备,以保持存放环境的稳定性,以免因传统档案室阴暗潮湿的环境,而导致档案受潮、发霉甚至受损[4]。
3.4加强各部门之间的沟通联系,促使档案利用率提高
在当前信息爆炸式增长的时代背景下,事业单位要想实现健康稳定的发展,应进一步提高档案资源的利用率。而这就需要事业单位以信息技术为依托,打破内部各个部门之间存在的信息壁垒,转变各自为政的工作局面,促进内部各职能管理部门联系沟通,并实现档案服务职能的转化,以联合发展为目标,提升档案信息化共享水平,维护档案管理的连续性,保障档案信息的全面性和真实性,进而为事业单位制定科学决策提供有效的依据[5]。
3.5引进高素质人才,增强档案管理的科技内涵
信息时代下,开展事业单位的档案管理工作,需要优秀的人才作为支撑,尤其是在当前的社会背景下,档案管理工作变得更加复杂,需要更多优秀的人才作为支持。首先,在事业单位进行工作人员的招聘时,需要让工作人员符合相应的岗位需求,为事业单位的档案管理工作注入更多的新鲜血液。其次,对目前现有的档案管理工作人员进行培训,让工作人员有更高的技能提升,同时也向工作人员传输一定的计算机技术和网络化知识,实现对档案管理工作认知的优化,保障工作人员发挥最大价值,推进我国档案管理工作质量的提升[6]。
4结束语
在信息技术飞速发展的时代,事业单位的发展面临新环境,档案管理也面临新的机遇和挑战,应积极推进事业单位档案管理创新,加快档案管理信息化建设,,切实提升事业单位档案管理水平,为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。
参考文献:
[1]田桂贤.机关事业单位档案信息化建设问题与对策[J]农家参谋,2019(08):220-221.
[2]刘蔚.论事业单位档案管理信息化建设[J]办公室业务,2019(04):72-73.
[3]黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新[J]中小企业管理与科技(下旬刊),2019(01):15—16.
[4]高倩.论事业单位档案管理的创新策略[J].中国市场,2021(08):177-178.
[5]李国源.事业单位档案管理工作优化创新方式分析[J].城建档案,2020(12):84-85.
[6]孙凤霞.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2018(11):179.