信息时代事业单位档案管理创新研究

信息时代事业单位档案管理创新研究

苏晓宇

林西县社会福利院 内蒙古自治区赤峰市林西县 025250

摘要：信息时代的到来，促使科技的发展非常迅猛，各领域的信息技术广泛应用。目前在新时期下，事业单位得到长足发展，档案管理是不容忽视的一环。档案管理作为事业单位日常工作中的重要板块之一，如何高效快捷地进行是员工应考虑的主要问题。基于此，在信息时代下，事业单位必须要转变传统的档案管理观念，重视新方法的应用，充分利用现代信息技术促进档案管理的创新，提升档案管理的效率与质量，进而更好地服务于事业单位的长足发展。

关键词：信息时代；事业单位；档案管理；创新

1 事业单位的档案管理实现信息化的必要性

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设［1］。

2信息时代下事业单位档案管理工作的特点及主要存在的问题

　　2.1 特点

　　在信息时代下，事业档案管理工作的特点主要体现在这两个方面.（1）数字化。数字化是信息时代下事业单位档案管理工作一个较突出的特征，这是因为计算机技术、网络技术、云计算等技术快速发展及应用，将这些技术与档案管理工作融合，能够实现对传统纸质档案的数字化处理，并建立起相应的电子档案系统。（2）信息化。这也是当前事业档案档案管理工作一个突出的特征，这是因为在现代化查询手段及电子化工具的支持下，事业单位档案资源可高效查询和利用，能够满足事业单位发展过程中对信息高速和准确应用的需求。

　　2.2 主要问题

在信息时代背景下，虽然给事业单位档案管理工作带来机遇，但同时也带来了诸多问题。主要表现在这几个方面.

（1）档案管理模式仍较落实，并未充分发挥出信息技术的优势。一些事业单位缺乏对电子档案管理模式的认识，应用率并不高，仍然保留传统的档案管理模式，甚至是占据主导地位。也正因为如此，也使得档案管理人员不能深刻地认识到电子档案管理方式的价值，加之部分档案管理人员专业知识欠缺，严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的进程，电子档案管理的优势更是无法有效发挥。（2）档案管理缺乏主动性，使得一些有价值的信息无法及时收集和利用。在过去很长一段时间，事业单位所开展的档案管理工作更多是被动管理，这一状态渗透在档案收集、档案整理、档案归档这些重要基础工作中，不仅对档案资源建设的主动性产生影响，而且也使得档案资源无法得到及时的利用。另外，现阶段一些事业单位的档案管理制度还不够完善，以致于许多有价值的信息未能得到及时的收集和利用，加之忽略档案资源收集与开发的重要性，使得档案资料过于分散，无法实现集中保存和处理，从而使得档案管理作用难以有效发挥。（3）档案管理人员的知识能力及综合素养并不满足信息时代的要求。从整体上看，目前一些事业单位并未系统性、规范性地开展档案管理工作，既缺乏专门的档案管理机构，又缺乏专门的档案管理人员，使得档案管理规范性不足。同时，许多档案管理人员往往存在兼职的情况，导致其责任意识不强、专业性不足，缺乏全面档案管理的技术和能力，而在信息爆炸式增长的时代中，档案管理人员若不及时更新自身的知识结果、管理理念，缺乏信息素养，不仅无法实现档案管理与信息技术的融合，更是不利于事业单位档案管理效率与质量的提升［2］。

3信息时代下如何促进事业单位档案管理工作的创新

3.1充分利用信息化技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设

事业单位对于档案管理的传统做法是：以实体纸质管理为主，由档案管理人员对档案进行收集、分类、保管等，这样的管理方法很烦琐，且工作效率低下。信息时代的到来，应对档案管理工作有所创新，充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，从而确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的应用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，可以借鉴国外优秀的档案管理经验，加强档案管理工作的保密性、安全性［3］。

3.2增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式

从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。

3.3事业单位要重视档案管理的作用

事业单位应清晰地意识到档案管理在企业运行中的作用。企业在日常的运行中，人员的流动以及技术的更新，甚至包括每一次重要会议的召开，都会形成许多的档案文件，这些档案文件对企业单位来说，都具有十分重要的参考意义，如果在日常的管理中出现档案遗失或损坏，对于事业单位来说，将会是一种无形的损失，不仅不利于人员的管理，更不利于事业单位的实际工作开展。

因此，单位方面要对档案工作有足够的重视，在工作中，应该为档案管理部门划分适宜的工作区域，以便于档案的存放。并且对于纸质档案，应该适当分配相应的设备，以保持存放环境的稳定性，以免因传统档案室阴暗潮湿的环境，而导致档案受潮、发霉甚至受损［4］。

　　 3.4加强各部门之间的沟通联系，促使档案利用率提高

　　 在当前信息爆炸式增长的时代背景下，事业单位要想实现健康稳定的发展，应进一步提高档案资源的利用率。而这就需要事业单位以信息技术为依托，打破内部各个部门之间存在的信息壁垒，转变各自为政的工作局面，促进内部各职能管理部门联系沟通，并实现档案服务职能的转化，以联合发展为目标，提升档案信息化共享水平，维护档案管理的连续性，保障档案信息的全面性和真实性，进而为事业单位制定科学决策提供有效的依据［5］。

3.5引进高素质人才，增强档案管理的科技内涵

信息时代下，开展事业单位的档案管理工作，需要优秀的人才作为支撑，尤其是在当前的社会背景下，档案管理工作变得更加复杂，需要更多优秀的人才作为支持。首先，在事业单位进行工作人员的招聘时，需要让工作人员符合相应的岗位需求，为事业单位的档案管理工作注入更多的新鲜血液。其次，对目前现有的档案管理工作人员进行培训，让工作人员有更高的技能提升，同时也向工作人员传输一定的计算机技术和网络化知识，实现对档案管理工作认知的优化，保障工作人员发挥最大价值，推进我国档案管理工作质量的提升［6］。

4结束语

在信息技术飞速发展的时代，事业单位的发展面临新环境，档案管理也面临新的机遇和挑战，应积极推进事业单位档案管理创新，加快档案管理信息化建设，，切实提升事业单位档案管理水平，为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。

参考文献：

［1］田桂贤.机关事业单位档案信息化建设问题与对策［J］农家参谋，2019（08）：220-221.

［2］刘蔚.论事业单位档案管理信息化建设［J］办公室业务，2019（04）：72-73.

［3］黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新［J］中小企业管理与科技（下旬刊），2019（01）：15—16.

［4］高倩.论事业单位档案管理的创新策略[J].中国市场，2021（08）：177-178.

［5］李国源.事业单位档案管理工作优化创新方式分析[J].城建档案，2020（12）：84-85.

［6］孙凤霞.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（11）：179.