项目管理思维在办公室管理中的实践措施

项目管理思维在办公室管理中的实践措施

谭颖

重庆生产力促进中心，重庆市 401147

摘要：办公室管理的系统性和综合性比较明显，会受到外部环境的影响，在市场经济快速转型的今天办公室管理的要求越来越严格，涵盖面较广。管理工作人员需要站在宏观发展的角度明确前期的管理目标，严格按照管理计划一一执行，积极落实好后期的监督工作，在总结经验教训的过程中逐步提升管理质量及效率。这种项目管理的思维所发挥的作用非常明显，对实现管理资源的合理配置及优化利用有重要的影响。

关键词：项目管理思维；办公室管理；实践措施

引言

在全面推进市场经济体制改革的过程中，公众的思维方式以及社会的生产方式都产生了翻天覆地的变化。传统的办公室管理备受诟病，滞后于时代，严重影响了内部管理模式的有效改革及创新。管理层则需要紧跟时代发展的步伐，结合项目管理思维进一步调整管理思路和管理方向，借助各种创造性的管理对策突破时空限制，真正凸显办公室管理工作的指导作用和调控价值。

1. 项目管理思维

早在上个世纪40年代，项目管理理论就受到了广泛的关注，这种管理理论的时代性比较明显，受到了诸多学者的好评。与其他的管理理论相比，项目管理理论以项目管理为主体对象，将定量分析和定性研究相结合，整合多种先进的管理策略和管理手段全面推进项目管理工作的积极优化，实现管理质量和效率的有效提升。项目管理理论所涉及的管理基础比较扎实，管理方法和体系较为成熟和完善。如果站在历史的视野对项目管理理论进行分析那么不难发现，该管理理论经历了从不成熟到成熟、从不完善到完善的过程。

随着大型工程项目的快速发展，管理人员和工程人员的数量越来越多，为了确保各类项目工程的稳步运作管理，企业结合前期的预期工作目标，高效利用各种资源和资金宏观统筹管理工作，加强对前期管理成本的合理控制，这一点使得项目管理备受瞩目并发挥着关键性的作用。在专家学者的努力下项目管理的理论体系越来越成熟和完善，在不同的行业中实现了广泛的应用。新时代背景之下的项目管理思想所包含的内容越来越丰富，其中项目成本控制、项目时间管理、项目组织管理、项目风险管理以及项目质量管理都是项目管理思维的产物。

2. 项目管理思维在办公室管理中的实践措施

办公室的内部组织架构相对比较简单，具有明显的周期性。管理工作人员需要了解当前的管理现状，深入分析办公室管理的特殊要求。项目管理思想的践行非常有必要，为了凸显这一管理理论的实践指导作用，管理层需要做好前期准备工作，明确具体的项目管理环节及要求，更好地实现对症下药，确保办公室管理工作能够跟上时代发展的步伐。

1. 明确具体的管理目标

办公室工作的周期性比较明显，管理层需要严格按照一定的周期规律，在项目管理思想的指导下进行调整以及改进。首先，管理层需要明确具体的项目目标，了解该目标的可行性以及实践性，确保该目标能够落实到位。明确可行的目标有助于体现项目管理工作的一致性、统一性和持续性，管理层需要采取自下而上和自上而下的评估对策，真正实现上传下达，了解各项办公室管理任务的具体要求，确保上级领导意图的有效贯彻，结合项目管理的终极目标真正达成共识，这一点对项目任务的有效落实有非常关键的影响。工作人员的参与积极性比较足，能够将管理目标将个人的发展目标相整合。需要注意的是，不同阶段的管理目标有所区别，管理者还需要设置子目标，明确主次关系，以此来更好地实现齐头并进，这一点对摆脱传统的办公室管理模式有显而易见的影响。

2. 分解任务

项目管理思想在办公室管理工作中的渗透比较复杂，管理工作人员需要加强对办公室任务的有效分析及研究，了解项目执行的具体要求，精心制定项目执行计划，从上至下进行简单细化和拆分，形成层次结构，明确具体的活动周期。一般来说最小的活动周期为一天，管理层需要进行宏观调控，了解不同任务的实施难度，将总目标与子任务相结合，保障所有的任务都能够围绕总目标，为总目标而服务。

3. 连接活动

任务分解有益于更好的展示任务的性质，明确具体的任务逻辑，在此前提上还需要根据前期的目标分析不同活动的时间衔接情况，落实好活动连接工作，促进不同活动的一一开展。每一个活动都需要有一个执行周期，管理层则需要对该周期进行细致观察和深度评估，确保每个工作人员都能够了解该计划。在合理评估任务工作量的同时制作流程图，加强对活动流程不同维度的有效分析及研究，实现理性分析和审慎判断。明确最终的流程图，理顺常规的流程，按照时间维度和空间维度进行分析及调整，初步界定不同活动的工作量以及起始点。办公室任务有最终完成的时间，任务的约束性比较明显，在制定网络连接图时需要关注对任务结束时间的有效标注，确保该任务能够顺利完成，只有这样才能够达成前期的管理目标，凸显项目管理思想的优势。

4. 寻找关键活动

活动连接过程比较漫长，流程图的制定势在必行，有助于理顺整个活动的思路，保障办公室管理工作的有序开展。每一个网络图中所包含的活动属性有所区别，起始时间以及活动周期是重点，在此前提上还需要分析不同活动的缓冲期，了解具体的路径，提炼出其中的关键路径，以此作为关键活动，确保该活动能够在规定的时间段内顺利完成，尽量避免活动拖延。缓冲期则能够体现活动安排的灵活性，为后一阶段的资源分配提供缓冲，确保每一项工作都能够落到实处，真正提升整体的管理质量和水准。

5. 合理分配资源

办公室管理活动离不开管理层和工作人员的广泛参与，大部分的管理任务执行性较强，因此人力资源的合理分配非常关键。在完成多个任务时，办公室的管理工作人员往往需要承担多个职责，任务完成的进度不够理想。不同任务的优先级有所区别，因此资源的合理分配则显得非常关键。这就要求管理工作人员深入分析不同管理工作的特殊要求，跟踪资源配置的具体情况，加强对任务完成时间的有效约束，明确具体的活动顺序。在细化分解活动的同时制作新的活动网络图，只有这样才能够顺利实现前期的管理目标。

6. 监督和总结任务

办公室管理任务的落实比较漫长，在正式执行计划后则需要安排专门的工作人员进行监督，避免任务被延误，调动工作人员的积极性，严格按照关键活动的时间节点进行监督以及协调。除此之外，管理层还需要进行任务总结，分析任务的完成情况，尽量避免在同一个问题上反复犯错。只有这样才能够实现多种管理资源的优化配置，充分体现项目管理思想的效能。

结语

在办公室管理中项目管理思维的渗透非常有必要，有助于提升管理质量及水准，促进多种管理资源的整合利用。管理层需要了解项目管理思维的具体内涵，真正实现与时俱进，确保办公室管理工作能够落实到位。

参考文献

1. 俞莹. 项目管理思维在办公室管理中的实践探究[J]. 办公室业务, 2020(23):2.

2. 柯建杰, 塔广志. 谈项目,更谈项目经理 《PMBOK~指南》第六版的人本视角[J]. 项目管理评论, 2017(5):2.

3. 王淑娟. 项目管理思维在教学案例采编中的应用——《管理案例采编》书评[J]. 管理案例研究与评论, 2017, 10(2):2.