大数据背景下档案管理数据化转型

大数据背景下档案管理数据化转型

朱志刚

株洲中车时代电气股份有限公司 湖南株洲 412200

摘要：随着大数据时代的到来，人类生活和工作的质量愈来愈高，很多东西已经发生了质的飞跃。大数据技术是人类必定会甚至必须会掌握的能力。而在这种背景下档案管理模式和机制也受到了不同的影响，所以目前档案管理工作在面临着巨大的挑战，不过也为目前的档案管理工作指明了未来趋势，所以档案管理模式的改革创新势必然经历的过程。所以本文就大数据时代背景下的档案管理模式变化进行探讨。

关键词：大数据背景；档案管理；数据化；转型

引言

网络的发展改变了人们的生活，使人们的生活充满着便捷。无论是哪个行业都会以数据的模式存在，时代在改变下迎来了大数据时代。由于目前档案管理的数据信息数量非常多，类型多样，传统的纸质化档案管理方式满足不了时代所要求的高效率。因此这对档案管理而言不但是机会也是挑战，也就意味着档案管理部门要改变传统的管理模式，机会便是完善档案管理方式，提高工作效率，为人们提供高水准的服务。

1大数据背景下档案管理转型的意义

1.1 档案利用便捷化的必然要求

数字信息化背景下，各种信息技术对档案工作产生了一定影响，数字化成为档案事业发展的战略方向。由于档案数字化能够实现档案资源的长久存储以及科学检索，所以档案需求主体能够更为科学高效地对档案资源进行检索，全面提升档案检索利用的效率。例如，档案需求主体只需要在档案管理系统或者数据库中键入相应的检索条件，就能够快速对档案数字目录或者档案内容进行精确检索。除此之外，档案业务数字化使得档案资源能够在互联网终端更为高效的传输和流通，这就为档案资源借阅、查阅工作提供了便利。外部单位也能够在相应的互联网终端查询到相应的信息。

1.2 适应数字化时代发展的内在要求

近年来，伴随数字化信息技术的不断创新和发展，办公自动化趋势愈发明显。为此，有必要将数字化信息技术应用之档案工作领域，与办公自动化进行有效衔接。一方面，推动档案业务数字化，能够进一步对电子文件类、电子图片、音像、影响等电子数据进行立卷归档。另一方面，推动档案业务数字化，进一步探索将大数据、区块链以及其他信息技术融入到档案业务领域，能够更好地帮助单位在未来大数据时代占据竞争优势，推动单位转型发展。

2.大数据下档案管理应用功能架构的走向

紫光档案系统在功能上分为接收中心、管理中心、利用中心三大部分，接收中心负责采集档案，支持多种数据采集方式，对于OA、合同、文书等常见业务系统可以做到配置后无编程归档，管理中心严格遵守国家数字档案馆室的规范，支持灵活配置，使档案工作人员可以方便快捷的管理档案资产，利用中心提供互联网的查询界面，面向不关心档案知识只关心的利用的普通用户，这样实现了管理功能强大和利用简便直观的完美结合。应用功能架构图如下：

接收中心：提供给合作者（包括业务系统），完成从接口归档到数据迁移到档案系统的采集服务，支持通过标准采集接口，和其他业务系统做无缝对接，数据进入中间库或直接进入整编库；也支持通过符合档案标准的SIP格式的数据导入，也支持数字化加工团队用文件格式的批量数据导入；也提供支持Excel和csv和txt的格式的条目迁移工具，提供离线客户端可以下发给不能使用系统的友商录入档案。

管理中心：提供给档案管理员，档案采集员，安全审计员，系统管理员，完成对档案整理、配置和开展档案业务，并进行系统的安全和权限管理，档案管理上，涵盖了档案管理的生命周期，涉及到收集，整编，鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作，配置上，针对不同行业的档案管理需求和规范，定制配置档案的业务规则，完成对整理规则、元数据，代码，门类和全宗定制，档案业务方面，提供对档案馆情况统计，年报生成和汇总，档案考评和档案编研工作，权限系统提供构建单位和组织，管理人员和角色的能力，为档案分配规则权限，并且记录登录、调整档案的日志进行审计。

利用中心：提供给普通用户和领导对档案进行电子利用或者在线利用，包括查阅档案、借阅原件，申请权限等，查看专题，公告，请求档案管理员协助查找档案，并申请制作复印件完成档案的外发，让档案变成单位共享的知识和财富，提升竞争力。

3.加快大数据下档案转型的建议和措施

3.1强化大数据档案管理理念的转型

相比传统档案管理，大数据时代下的档案管理理念、管理内容、管理模式形态都发生了很大的变化，档案不再剧限于传统的纸质文档管理，档案电子化、智能化、数据化，档案可以由文字、声音、图片、视频等内容所构成，因此，大数据下的档案管理人员的管理理念必须要不断更新发展，以互联网思维、大数据思维等管理思维出发，深入挖掘档案信息的数据信息资源就髟，实现“档案+大数据”管理理念的大融合，从而实现档案大数据管理理念的转型。

3.2实现管理模式的转型

档案管理的主体是档案馆、单位档案部门，大数据下档案管理转型，必须要求档案管理主体在档案管理模式上进行转变。由于大数据下的档案不再局限于纸质档案，档案大数据化、智能化后，档案管理主体要重视档案数据的整合，相关管理部门要建立“大全宗”的管理理念，加强档案数据的规范化处理，构建档案电子化管理系统，突破以往档案信息孤岛的限制，加快档案管理模式的转型，通过大数据技术来构建全面、共享、互连互通的档案管理体系，从而提高档案管理质量和效率。

3.3档案应用和保管方式的转型

要想最大程度地提高档案使用寿命，必须要对档案进行安全保管。所以档案的安全性在档案管理工作处于重要的位置。在大数据时代背景下，档案的保管方式发生了极大的变化，传统的白纸黑字、纸写笔载方式不再是档案的唯一保管信息形式，通过大数据技术，档案可以通过文字、图片、音频、视频等方面进行组合储存，而且档案电子化后，档案使用者可以通过模糊查找，探索出自己所需要的各类档案资料，并用大数据技术对相关档案资料进行分析、价值再应用，从而极大地提高了档案的价值应用范围，实现档案数据信息的再重组，价值再应用，以此有效突出档案情况价值，因此，档案相关管理部门要重视档案应用方式以及保管方式的转型，在互联网、大数据的大背景下，重视档案管理的安全性、隐私性和保密性，构建数字档案馆（室），通过推动电子化、数字化档案系统，设置好相关的查阅权限，在提高档案使用、查阅效率的同时，设置防火墙，全面提高档案安全性、保密性、隐私性。

4.结语

随着大数据、互联网等信息化技术在档案行业中应用率的不断提高，传统档案管理需要进行转型升级，档案管理模式从以往的纸质化管理向电子化、数字化方向发展，档案管理部门以及相关管理人员必须要进行思想意识、管理技能、服务职能等方面的转变，扭转传统档案管理思维，加强大数据档案管理模式、手段、应用保管方式等方面的技能发展，通过意识思维、管理技能的转型来促进档案管理质量和效率的发展。为保证我国档案事业稳定、长久、可持续发展奠定良好的技术和管理基础。

参考文献

[1]於菊红.大数据背景下档案管理范式的转型:从信息管理到数据管理[J].档案管理,2019.

[2]周玉敏.大数据背景下档案工作的思考[J].档案管理,2018,000(003):47.