简析对于档案信息化建设工作的几点思考

简析对于档案信息化建设工作的几点思考

留柱

内蒙古兴安盟科尔沁右翼中旗吐列毛杜镇人民政府

【摘要】：信息化改变着社会的生活方式，也改变着人们的工作方式。档案信息化的建设既有利于保存传统载体，也利于档案的快速查询。从档案馆信息化到越来越多的单位也开始了档案信息化的建设工作，这已经成为了一种大势。

【关键词】:档案 信息化 现状 对策

随着社会的快速发展，人们的生活方式也在悄然发生着变化，从黑白屏手机到智能手机的更新换代，从纸币支付到二维码支付的变化，从实体店购物到网络购物便利，从纸质文件到无纸化办公，这一切都体现着“信息化”这个词汇，它已经逐渐的渗透到了人们的生活中。

一、档案信息化

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为中心向以档案信息为重心转变的过程，采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。2014年，国家档案局发布《数字档案室建设指南》正式在机关中推动开展数字档案室建设。在中共中央办公厅 国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排。”《国家电子文件管理“十三五”规划》也将“推进机关数字档案室建设，完善电子文件管理相关系统”作为国家电子文件管理规划的一项重要任务。

二、档案信息化的现状和问题

1.对档案信息化建设重视不够。

部分单位只重视发展，忽视档案信息化建设，不论是档案信息化规划、机构和队伍配备，还是现代化档案管理的条件以及档案人员培训等方面都研究的较少。目前，大多数档案室已建立机读目录数据库，在软件、硬件配置上，档案人员的配备上未作长期考虑，对档案工作的认识还停留在传统载体保存的模式。

2.档案基础业务水平低。

当前档案工作基础普遍较差，主要表现在：案卷标题不规范，不能全面反映案卷内容；案卷缺少卷内文件目录，无法检索案卷文件；组卷混乱，按时间、按部门组卷的混杂在一起。

3.档案人员兼职情况普遍。

目前，档案人员兼职过多，精力分散，不能熟练掌握好档案知识，使用档案管理系统软件也比较困难，这势必会影响档案信息化建设的进程，影响档案办公自动化中作用的发挥。

4.档案人员专题培训少。

一是未接受过信息化专业培训的人员比例大，它们的档案意识和业务水平以及信息化管理水平普遍较低，呈现出知识结构的严重失调；二是熟悉档案业务知识的人多，懂计算机管理知识的人少，难以解决随机性和突发性问题，很难适应工作的需要。

5.档案安全和保密意识低。

档案工作人员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识，一是有的档案室的机读目录未进行数据备份，有的登录口令简单，容易造成丢失和泄密；二是档案室未安装防盗门、防盗窗、消防设备和监控设备等情况，造成了安全隐患。

6.档案基础设施不完善。

档案室信息化的专业设备购置少，一是部分单位认为档案工作无需购置多种档案设备，可与其他科室的设备进行混用，档案室没有完善、完备的档案基础设备；二是档案室仅有一个房间，没有办公室、查阅室，档案随意堆放。

三、档案室信息化建设的对策建议

1.提升干部职工档案意识。

一是加强干部职工对档案工作的了解，强调档案工作的重要性，提升干部职工的档案意识，了解档案信息化建设工作的意义；二是建立档案信息化工作小组，由主要领导、分管领导、档案管理人员和相关科室人员等组成，主要领导对数字化工作进行统筹，相关科室人员是这些档案资料的形成者和利用者，需要了解档案来源和价值，把他们设置为工作小组成员；三是研究档案信息化规划，机构和队伍配备等情况。

2.加强档案信息化人才队伍的建设。

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。随着档案信息化工作的推进，对管理人员的素质要求也越来越高，一是各单位领导重视档案工作；二是招录档案专业人才；三是档案人员不仅要熟练掌握档案信息化系统操作，还要熟悉档案室情况，了解档案业务最新领域的情况。

3.配备专职档案人员。

一是实现无档案学习经历或未取得相关培训证书的人员，坚决不上岗；二是配备专职档案人员，并且不在短期内频繁的更换人员，以免造成档案工作的不连续性。

4.组织档案人员参加业务培训。

一是要组织档案人员参加由省、州档案部门开展的业务培训；二是与档案局（馆）业务科室加强沟通联系、交流学习；三是学习电脑和档案管理系统软件操作。

5.加强档案的安全和保密。

注意档案数据的安全和保密，一是档案工作人员应加强档案数据库的保存，严格管理计算机设备、网络、数据光盘等载体。根据规定要求，做到严防失密。建立健全数据库质量，把好数据质量关；二是对档案库房内各种消防设备、电源电器以及房屋应经常检查，以利于随时发现隐患，随时解决；三是安装监控措施，门窗应专门加固，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，杜绝一切可能被盗的人为因素；四是加强涉秘档案的日常管理，涉秘档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉秘档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

6.完善档案基础设施。

每年单位对档案工作所需的经费给予一定程度的支持，一是购置档案专用设备，如电脑、扫描仪、复印机、打印机、除湿机等设备，安装由档案管理系统软件；二是设置办公室、查阅室等，将档案资料按照类别装入铁皮柜中。

综上所述，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。

参考文献：

1.武玉梅.浅谈档案室档案的信息化建设[J].档案与社会，2003，（4）.

2.柏丽华.高校档案信息化管理刍议[J].四川档案，2011，（5）.