科研单位民品项目档案管理工作浅析

科研单位民品项目档案管理工作浅析

李雨鹏，高小姣，宣默涵

长春设备工艺研究所 吉林省长春市 130012

摘要：在科研单位民品项目管理中，档案作为民品项目管理的一项重要内容，对民品项目的开展有着重要的影响。本文从科研单位民品项目档案的特点、民品项目档案管理工作存在的问题两个方面进行阐述，并围绕如何加强民品项目档案的管理工作提出解决措施。

关键词：科研单位；民品；项目；档案

所谓民品项目档案，指的是在民品项目活动过程中，通过各种形式记载下来的材料，这些材料对于今后民品项目工作的开展有着重要的影响。但是，在一些科研单位中，民品项目档案的管理工作还存在着一些问题，本文就民品项目档案管理工作的开展进行简要的讨论。

一、民品项目档案的主要特点

1.系统性

民品项目活动有着规律性的特征，它的开展是各环节相衔接的，所以形成的项目材料一般是具有系统联系的文件组合。在民品项目档案中，包括预算、合同、评审材料（合同评审、方案评审、设计评审）、图纸等关键资料，还包括项目实施过程的各种阶段性总结材料。

2.专业性

民品项目普遍具有科学性、专业性较强的特点，而民品项目档案是对各个专业技术的实现过程的总结材料，包括技术方案、论证、评审等材料，是对这些规律、现象的准确反映，所以其专业性非常强。

3.阶段性

专业技术领域不同，那么所形成的民品项目档案材料也会有所差异，但这些档案材料都会显示出不同的阶段特征。一般来说，都会经历从论证、评审、实施、总结以及交付评价等几个阶段。因此，民品项目档案管理工作开展也具有阶段性的特征。

二、民品项目档案管理存在问题

1.档案材料的记录不规范

当前，在一些科研单位中，民品项目档案管理工作人员缺乏专业的档案管理意识。在档案管理过程中，对于档案的书写纸张缺乏统一的规格，对民品项目档案的准确与否、规范与否掌握不足。并且在项目档案管理过程中，科研人员往往存在重科研，轻档案的现象，严重影响民品项目档案的完整性、规范性、专业性。

2.科研人员的档案意识较弱

在科研档案形成中，科研人员发挥着巨大的作用，他们档案管理意识高低对档案管理工作有着重要的影响。科研人员往往对民品项目文件资料的收集、归档意识薄弱，认为产品主要，档案不重要，常常存在应付现象。这就极大的增加了项目档案管理人员档案管理工作的难度，导致档案形成较为困难，档案内容简单、不全。

3.项目资料完整性不足

民品项目从立项到研制、产品交付、售后是一个完整的过程。在

资料的收集整理中，有些项目缺少反映项目过程中的质量问题、项目改进、产品测试等相关材料，有些研制、检验记录数据填写不完整，缺少签字、日期，还有铅笔字迹，照片、声像资料收集少。

4.档案管理手段落后

随着信息化时代的到来，越来越多的单位在档案管理方面采用数字化、信息化等先进的档案管理方式与手段。而当前，在一些科研单位的档案管理中，仍然使用落后的档案管理方式，未形成数字化档案管理，未实现信息共享。这也给档案管理工作带来一定的困难，如一些资料查找困难，图纸无处存放等问题。

三、如何开展好民品项目档案管理工作

1.建立一个完善的科学管理制度

民品项目档案是对生产过程的真实反映，要想使档案发挥有效作用，就需要建立一个科学的档案管理制度，规范合理的归档程序，以保证档案材料的完整性、准确性，从而达到项目档案管理工作的规范化的目的，为后续生产过程提供真实有效的依据。

2.确定归档范围与归档要求

民品项目归档范围主要包括：立项依据性文件、研制生产文件、经营销售文件和其他文件。为适应民品项目特点，要求以民品项目开发研制过程中的核心技术资料为归档重点，如合同（或任务书）、研制方案、设计文件、工艺文件、软件代码、使用文件、评审验收等关键资料必须归档管理，能够保障项目再研制、再生产以及售后服务的需要，其他相关文件可做适应性调整。明确归档要求，避免使用复印件、传真件及字迹不清、签署不全的文件作为归档资料。

3提高科研人员的档案管理意识

在科研档案形成中，科研人员发挥着巨大的作用，他们档案管理意识高低对档案管理工作有着重要的影响。若他们的有着较强的档案管理意识，那么就有助于科研单位档案管理工作的科学化、规范化，反之，则会制约档案管理工作的开展。因此，科研单位需要加强对科研人员的培训与教育，使他们认识到档案管理工作对于后期科研活动的意义，端正态度，重视档案管理工作的开展。推动科研单位民品项目档案管理工作的进一步发展。

4实现档案管理的现代化

随着民品的市场化发展，民品项目数量不断增加，档案的数量也就不断增加。传统的档案管理手段落后，存在着一定的局限性，因此，科研单位需要与时俱进，就需要将现代数字化管理技术应用到民品项目档案管理之中。例如，建立专属于的民品项目档案管理系统，不但能够提升档案管理工作的效率，还有助于档案的信息共享。

结语

综上，科研单位要建立一个完善科学的项目档案管理制度，确保民品项目档案管理工作有制可依；要加强对科研人员的培训，提高科研人员的档案管理意识；还需要将现代信息技术应用到档案管理之中，实现档案管理的现代化。

参考文献

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