新时期做好档案管理的保密工作的思考

新时期做好档案管理的保密工作的思考

周丽娜

云南省保山公路局腾冲公路分局 云南省腾冲市 679100

摘要：事业单位的职能、作用和其具备的影响力对社会的稳定发展和民生都具有关键意义，是政府重要的职能部门。本文对新时期事业单位档案管理保密工作应该注意的情况进行分析，提出提高事业单位档案保密工作的有效途径，希望能给事业单位的档案管理的保密工作提供参考。

关键词：档案管理；保密工作；事业单位

引言：在网络技术高速发展的新时期，事业单位推广并使用各类办公软件，建立并开通了单位内网与外网连接的通道，在提高事业单位办公效率的同时，给事业单位档案管理的保密工作也带来了严峻考验。基于事业单位本身工作性质和内容的特殊性，工作人员在档案管理及其保密工作方面要严格遵循保密工作的管理要求，做好档案管理的保密工作，避免重要信息或者机密文件泄露对事业单位以及社会造成负面影响。

1日常档案管理的保密工作中应注意的情况

严谨管理档案库房和单位的数据库，科学精确区分档案的保密期限，根据大数据技术科学管理档案的生命周期，即包括了，档案资料的采集、资料的传输和储存以及资料的管理和删除等。在档案的开放期间实施科学高效的保密工作，严格控制档案的利用范围。绝密、机密和秘密档案注意分开，注意将使用完的档案放回原处，将保密的过期资料进行处置。

2影响档案保密工作的因素

2.1缺失对保密工作尺度的把握

当前，存在部分事业单位缺乏对保密工作的重视，对保密工作的认识具有较大的局限，保密工作只为应对领导检查，没有把工作落到实处，认为单位没有什么可以保密的内容。比如，员工无意识地把单位需要保密的信息通过网络传给他人；也存在工作人员没有将存储秘密的档案信息的电脑进行检查和清理，贸然连上互联网，也有的单位为了省事，没有将公司内部局域网和互联网分开等等，这些情况的发生都使得事业单位档案保密工作出现问题，导致秘密信息泄露。

2.2网络运行的维护缺乏力度

科技进入新时期，为了方便档案的管理，事业单位的大部分信息都由电脑储存，电脑和网络的使用，提高了办公人员的工作效率，但也加大了事业单位保密档案泄露的风险。存在着事业单位对储存涉密信息的网络设备重视不够，只把保密工作停留在纸质文件的检查、管理、保护以及回收上，缺乏对事业单位内部网络以及其他网络信息安全的要求。问题主要发生在三方面，其一，事业单位内部尚未针对涉密电脑和设施制定完善的制度和相应的办法，没有相应的制度严格规范对事业单位的局部网络和内部电脑的管理；其二，事业单位防御和处理“黑客”入侵内部电脑和局部网络造成秘密信息流失情况的能力缺失^[1]。其三，事业单位购买信息设备时没有注重设备的保密性能，设备本身存在问题。

2.3档案审查工作不足

对档案进行审查是进行档案管理工作的第一步，也是进行档案管理保密工作的关键环节。档案分为绝密档案和非绝密档案，绝密档案有一定的保密时间的限制。但存在事业单位的档案管理工作人员进行档案处理时，没有认真审查档案内容，没有按照规定将档案进行分类整理，造成档案混乱的情况；也存在档案人员没有确定绝密档案的保密时间，将不同保密期限的档案混合放在一起，没有将过保密期的材料及时处理，浪费单位的人力情况。

3做好档案管理及其保密工作的有效途径

由于事业单位的特殊性，对事业单位档案的管理及保密工作的到位与否关系到国家的重大决策，地方政府的有关指示以及相关部门的主要工作，对单位中档案管理及其保密人员的工作有极高的要求。做好事业单位档案的管理及其保密工作可从以下几个方面入手。

3.1增强管理人员保密意识

档案管理及其保密工作看起来简单，实际上既复杂又繁琐，特别是在信息化飞速发展的新时期，对事业单位档案管理及其保密工作有了更高的专业标准和技术要求，故而，单位内部涉密档案要交给思想觉悟高，专业素养强的人员来管理，以保障档案管理及其保密工作的安全以及工作质量。国家的档案管理单位可以通过建立完善专业的档案管理人才培养制度，培养专门的综合素质较高的档案管理保密人员，满足新时期事业单位对档案管理人员的需求。除此之外，事业单位的档案管理人员加强对单位内部的档案管理保密制度的学习，单位职工明确自己的保密职责和保密范围，增强保密意识，把握保密尺度。加强单位的内部培训，让涉及保密档案的管理人员熟悉核查资料和保密流程，将资料项目参考国家制定的秘密事项一览表进行保密等级划分，并进行分类管理。明确规定不同管理人员的涉及秘密的等级，将档案材料的管理进行具体的责任划分，及时处理过了保密期限的档案，减少档案管理的工作量。对需要长期保密的档案做好定期检查和审核工作，防止档案被网络“小偷”篡改或者窃取。与此同时也要注意纸质档案的管理，单位配备专门的档案保险柜，如图1所示。做好档案归类后定期对档案进行检查，做好档案防腐，对保险柜的钥匙实行制度性轮流管理，避免长期在一人手中出现贿赂或其他相关不良问题。

图1 纸质档案保险柜

3.2重视内网维护

事业单位重视单位内局部网络的维护，提升信息设备的保密性能是档案管理及其保密人员预防信息从互联网泄露的有效途径。在单位内部建设并完善局部内网，进行档案工作时，注意切断单位内网和外部互联网联络的通道，定期聘请专门的网络维护人员对单位的信息设备进行杀毒，加固单位内网的防火墙；购买信息设备时注意设备的保密性能。避免档案被窃取或者无意泄露。当前，网络信息化的硬件设施配备和建设问题也是事业单位档案保密工作存在泄露隐患的关键。新时期，解决网络信息化设备建设存在的问题主要有两方面。其一，事业单位作为政府的重要职能部门，在购买信息设备和相关硬件设施时，不仅要注重所要购买的信息设备的数目和市场价格，也要对设备是否具备完善的保密功能具有足够的了解。其二，事业单位在单位内部网络信息化的建设过程之中，所投资的费用不仅要满足对保密设备配置要求，还要对信息设备的保密性进行重视。

3.3增强单位档案管理及其保密的法治化建设

基于事业单位本身职能的特殊性，单位的档案管理以及保密工作极为重要，但从保密意识、档案审查以及网络维护三方面远远不够，保密工作的增强还需要从单位内部的法治化建设、法治化管理上入手，利用国家相关保密条例和保密法律约束档案管理人员的保密工作，保证事业单位档案管理保密工作的落实，提高保密工作的有效性。单位内部的保密工作法治化建设要根据国家保密工作的调整以及具体体制和机制的变化，及时调整和变更单位内部与之相适应的保密工作管理流程和管理制度，规范保密工作人员的职责，开阔管理视野和思路。与此同时，工作时将档案管理的保密工作的有效性和档案信息利用的及时高效结合起来。除此之外，加强事业单位档案管理保密工作人员的法治教育，从国家具体的法律条例和《档案法》的层次具体落实并切实提升保密工作人员的危险意识，增强单位管理档案保密工作的水平^[2]。

结语：信息技术高速发展的新时期，保密工作面临着更加复杂的内外部环境，本文针对新时期档案管理的保密工作进行了思考，分析了当前档案保密工作中应注意的情况以及提高工作水平的有效措施，希望能够为事业单位档案管理保密人员的工作提供借鉴，促进保密工作的规范进行。

参考文献：

[1]刘放.关于新时期如何做好涉密档案保密管理工作的思考[J].人文之友,2021(9):193-194.

[2]白俊松.机关事业单位档案保密工作几点思考[J].卷宗,2020,10(32):45.