招标文件标准化及信息系统建设的探索实践

招标文件标准化及信息系统建设的探索实践

万晓峰

浙江中惠工程管理有限公司 浙江省嘉兴市 314000

摘要：随着互联网、大数据、云计算等信息技术的不断发展和广泛应用，我国步入新经济发展时代。新经济背景下，企业对招标管理工作开展信息化建设，能够为企业建立优良的物资供应渠道，从而提升企业的经济效益，因此，促进招标环节的信息化建设具有重要作用。招标文件作为招标投标全过程中的重要文件，其质量的高低直接决定了招标采购工作的成败。如何持续提升招标文件的质量，是招标代理行业关心的核心问题之一。本文介绍了标准招标文件体系建设的一体两面，即：招标文件标准化模板的规范与配套信息系统的建设。

关键词：招标文件；标准化；信息系统建设

引言

新经济是一种包含新技术、新模式的经济体系，引领着企业的发展。招标工作是在明确并公开物资、工程或者服务等要求的基础上，从被邀请参与投标的供应商和承包商中选择合适对象进行交易的行为。目前，我国很多企业的招标管理工作大多为清单计价模式，评标相关工作不够合理。因此，企业应及时转变招标思维，紧跟时代发展潮流，结合市场经济，对企业的招标管理工作进行更加符合新经济时代的信息化建设，利用大数据、云计算等信息技术完善招标管理工作。

1企业招标管理工作信息化建设概述

企业的招标工作往往会与投标工作一同提及，企业作为招标方，供应商、承包商等作为投标方。招标方式可分为公开招标和邀请招标两种，公开招标企业通过发布招标公告，对一些不特定的法人或者组织进行招标，而邀请招标则是经招标方邀请后进行的，由这些特定的供应商或者承包商进行投标。招标工作的组织方式包括业主自行组织和招标代理机构组织两种，如果企业具备组织评标能力，可以自行编制招标文件，则可自行组织招标工作。若不具备相关能力，则需委托招标代理机构组织。企业的招标工作要将信息公布，做到公开透明，吸引投标者竞争，从中选出最为合适的承包者或供应商进行交易。招标与投标联系密切，企业工程项目组织招标工作，能够引入竞争机制，便于企业节约成本，且能够保证企业工程项目的质量。通常意义上的企业信息化，是指企业结合自身经营现状、未来发展规划等，积极引进信息技术和计算机技术，完善科学、合理的管理制度，改革传统经营模式，提高各部门工作效率，增强企业市场竞争力，提升企业经济效益。在如今信息化时代下，企业高层管理者或者决策层逐渐意识到信息化建设的必要性，各个部门以及各项工作的信息化建设，能够优化企业的组织架构、完善企业制度体系，一定程度上降低成本和管理支出，以促进企业的长远发展。

2当前标准招标文件编制存在的问题

2.1业务复杂程度高，人工编制标准招标文件费时费力

标准招标文件编制工作复杂，严重依赖专家经验。在编制法律部分的过程中，编制人员需要阅读大量的国家法律、集团管理制度、行业标准等文件，要求编制人员对法律、制度和标准熟悉程度高；在编制经济技术部分的过程中，由于工程公司招标范围涉及多个不同行业，要求编制人员在标的物专业方面有丰富的经验；因此，每次人工编制工作，需要动用大量的专家力量。但因为工程公司积累的数据资产和专家经验未沉淀成结构化的数据，所以无法为新标准招标文件编制所用。

2.2缺乏系统化解决标准招标文件中法律、管理和经济技术问题的手段

标准招标文件的内容一般包含法律、管理和经济技术三个部分，在编制标准招标文件时，会参考大量的法律文件、管理制度和标的物历史招标文件，但目前在标准招标文件中无法有效地区分这三类问题，导致管控粒度不够精细化。

2.3人工更新标准招标文件困难、工作量大，无法做到及时更新且易出错

标准招标文件更新时效性低，质量和速度不足以满足业务需求。首先，人工修改标准招标文件工作量大。编制标准招标文件所用到的法律、管理和经济技术内容修改后，已经编制好的标准招标文件无法做到自动更新，需要手动修改，标准招标文件数量越多，修改难度越大。其次，标准招标文件的内容之间存在关联关系，人工修改容易遗漏和出错。最后，人工修改标准招标文件的工作方式存在不及时的问题，生成标准招标文件用到的法律、管理和经济技术文件变更后，人工方式无法及时发现标准招标文件需要变更的内容。

3招标文件标准化及信息系统建设

3.1招标文件范本编制客户端

招标文件范本管理功能模块，是对招标文件范本的初始编制、滚动修编、版本升级、废止等全过程数字化管理。该模块通过将传统文本文件转换为结构化数据电文，可实现对范本使用规则的精准控制，减少招标文件编制人的自由裁量权，有效提升招标文件编制工作规范性。通过对范本进行分类管理，可实现招标文件范本在某集团公司范围内的便捷共享和高效应用，将有效提升管理水平和应用效率。

3.2招标客户端

招标文件编制功能模块，是基于招标人选用的招标文件范本，自动嵌入招标项目相关信息，并自动生成招标文件初稿。招标文件编制人须按照范本预设规则编制项目招标文件，可提升招标文件编制质量和规范性。通过对投标文件结构、文件模板、响应内容的精准控制，将有利于规范招标文件编制，提升招标质量；同时，通过招标文件编制软件与某集团公司招标计划管理系统的无缝衔接，确保招标文件编制、流转和使用的版本一致性，进而提升招标工作效率。

3.3投标客户端

投标功能模块，要求投标人须按招标文件规定的文件结构、文件模板进行投标文件编制，有效避免投标人修改投标函、法人授权函、廉洁承诺书等标准内容的情况。投标人还须对招标文件规定的详细评审内容进行逐一响应，同时，投标人须使用合法的数字证书进行电子签章和电子签名，确保投标文件具有法律效力和防止篡改。投标人对经电子签名的投标文件本地加密后，再上传服务器完成投标，确保投标文件保密性和安全性。

3.4评标功能

评标功能模块，可实现电子评标系统自动提取所有有效投标的响应内容，自动生成评标因素对比表，有效提升评标工作效率。通过对比投标文件中记录的投标人电脑硬件信息，辅助进行围标串标审查；根据评委打分结果，自动汇总形成商务、技术、综合汇总表；根据标准模板，自动生成评标报告和监督报告；评标结果全部经过电子签名，确保电子评标的有效性。

3.5文件范本、信息系统与招标业务深度融合

通过招标文件标准化信息系统的建设，电子招标系统实现了招标文件自动生成，促进了信息系统与招标采购业务的深入融合。招标文件自动编制系统基于招标文件范本和采购需求计划，打通计划和招标的中间环节，实现招标文件线上编辑与传递，文件直接通过服务器进行存储，保证文件流转全流程可追溯。

结束语

综上所述，新经济背景下，企业应创新管理模式，做到与时俱进，顺应我国社会经济发展的潮流，促进招标管理工作的信息化建设。建设企业内部信息化招标管理网络，提升招标管理部门的信息化服务水平，保障招标管理工作的合理性、合法性，使得招标管理工作更加科学、有效，推动企业持续稳定发展。

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