浅谈工程造价咨询档案存在的问题及对策

浅谈工程造价咨询档案存在的问题及对策

柴瑞东 董妍杰 王辉

陕西省水利电力勘测设计研究院 陕西省西安市 710001     关键词：管档案理工作；存在问题；对策

        随着我国经济的发展，档案管理工作也必将面临更大的挑战，而对于目前我国的档案管理工作或多或少都还存在这样那样的一些问题，这就需要相关单位部门充分重视大档案管理工作，要认识到档案管理对于一个单位的价值是巨大的，虽然它没有直接的经济利益那么明显，但其作用是不能忽视的。在新的社会经济市场条件下，档案管理工作必须要与时俱进，要紧密联系新时代档案管理工作的需求和要求，并结合单位的实际情况，做好档案管理的工作，从而促进本单位的发展，促进现时代档案管理工作的进步。

        1 当前档案工作中存在的问题

        档案室的各类材料来源于各个部门的形成材料，只有部门的文件材料完整、准确、系统，才能保证档案工作的“有米下锅”，否则，档案室也是难为“无米之炊”。材料收集、归档工作做的不到位的问题产生的原因是方方面面的，有档案管理制度不完善的问题，有档案工作网络不健全及档案意识不够强的问题等等，但主要还是档案室自身的问题，是档案室的服务观念和档案管理科学化的问题。档案工作的第一步就是收集、整理归档材料，但现在档案室坐等材料送上门比较多，缺乏深入部门主动服务的意识，比如没有和部门档案兼职人员很好的交流和沟通，也很少协助部门档案兼管人员做好形成文件的整理和预立卷工作，当然也包括现有的档案管理制度过于简单和笼统以及档案工作网络的不健全等等，这些都说明了中心的档案管理工作以符合科学发展观的眼光来看的话，还存在着许多不符合档案工作客观规律的环节。

        2 进一步加强和规范档案管理工作的措施

        2.1进一步提高档案管理的意识

        2.1.1 提高档案管理人员的档案意识。档案工作是一项枯燥乏味、烦琐单调的工作，它不等同于其它一些立竿见影的工作，是滞后一段时间甚至若干年后才能体现出效益来，因为没有成就感、缺乏挑战性，从事档案工作的同志积极性不高，另外档案知识培训对象狭隘，许多从事与文件打交道的同志对档案知识不熟悉，平时归档意识不强，麻痹大意，文件材料办理完毕后，没有及时归还档案室，时间一长，就会忘记，容易造成材料遗失。为了增强大家的档案意识，适当在单位全办会上抽出一些时间集中学习讨论档案知识不失为良策。文件材料从产生到最后成为档案，其间始终处于流动状态，这需要途经各点的责任人妥善保管利用。另外，档案工作是“功在当代、利在千秋”的工作，从事档案工作的同志应当感到荣誉，树立主人翁思想，积极把档案工作一丝不苟做好。

        2.1.2 建章立制，强化档案管理责任意识

        凡事离不开制度约束，要做好档案工作，必须要有档案管理制度保驾护航。我办原有八个档案管理制度，由于历史的局限性，有些档案规章制度已逐渐不能适应日益扩展职能的需要，不合适的地方删改，需要弥补的地方则增添。根据目前单位自拟的分类大纲，细化分解任务，落实科室，乃至到人。会计出纳档案由财务室负责整理归档，工程档案由建管站负责整理归档，特种载体、设备、文书档案整理归档。上述职能科室均应编写该年度全引目录，最后在年底归入档案室合并存档。

        2.2进一步提高管理者的业务素质和创新能力

        2.2.1 提高档案管理人员自身素质

        档案管理人员这里指具体操作整理归档的经办人员。会计档案目前由会计核算中心代做，估且不论。

        2.2.2 爱岗敬业履行好职责

        公文电子文件是微电子技术下的伴生物，是公文发展的历史必然趋势。它加快了阅卷进程，促进了机关的办公效率；保护纸质文件，延长了纸质文件档案保存期限；降低了成本，减轻劳动强度；实现了快速检索，体现了机关廉洁高效的工作作风。因此，它必将取代纸质文件，独占鳌头。

        第一、做好电子文件收发文工作。由于政府公文收发系统还处于完善阶段，目前仅局限于部门间公文传输，由于部门内部公文传输模块尚未建设好，针对上述情况，我室利用内部局域网中网络邻居的文件共享功能进行简单的文件传输，由于只是简单的复制与移动，公文办公流程中的拟稿、审核、批阅、签发、校对、印发不能得到实现。目前只由等待信息服务中心加快部门内部公文传输模块建设步伐，尽早实现真正意义上的网络自动化办公。

        第二、做好计算机文档检索工作。公文通过政府公文收发系统接收后，我室按照文件来源、时间进行分类保存，同时利用常用公文处理软件，制作出简单的检索表，通过超级链接功能，进行查阅。计算机检索不等同于传统的纸质文件检索，它具有速度快、准确率高的特点，把传统的全引目录索引与计算机检索结合起来，可以使本来烦燥的查找过程变得轻松、方便。

  3、改善提升档案利用环境。档案的历史价值通过服务才能更好地体现，做好档案利用服务要注意做好以下几个方面：一是充分利用现代化管理技术。对所存档案进行数字化电子化管理，利用专门的档案管理网络，突破传统的档案利用时间可空间限制，以数字的形式通过网络终端为利用者提供档案资源查阅利用。二是加强档案利用和服务场所建设。为利用者查阅档案提供人性化的温暖服务，确保质量和水平的提升。比如建立专门的档案利用区，，实施分区查阅，避免相互干扰；提供书写纸张和笔等查阅摘录所需用品；设置免费的复印打印设施设备等。通过实施档案利用人性化管理，充分考虑利用者的需求，打造社会认可满意的档案服务利用环境。

        4、规范档案管理标准流程。实施档案规范化管理，是提升管理质量和效率的关键，一要区分档案的载体和门类，规范存放档案，保持档案排列整齐有序；二要规范整理归档，做到门类齐全，材料完整；三要履行好档案职责，在人员更换变化时做好交接，将档案岗位职责衔接有序，有始有终。

        5、兼顾手工和现代化协调管理。当下，信息技术得到广泛普及，实施计算机管理档案，提升了档案管理速度，降低了工作量，为档案利用带来了便捷。但是，现阶段传统纸质档案仍然大量生成和存在，并且以纸质形式存在的档案仍然占很大比重。要注重电子档案与纸质档案的协同发展，在技术条件还未完全具备的条件下，不能简单地以电子档案代替纸质档案进行管理，以免造成档案信息的丢失或泄露，特别是在档案的保存方面仍然要执行纸质形式和电子形式的共同保存方式。
   总之，我们档案工作者就是要做好档案的收集、整理和保管工作，为领导、各部门提供档案信息服务。档案工作者要善于通过对问题的分析和反思，加强档案工作的科学性和规范性，以实践科学发展观来提高自身的思想和业务素质，务求实效，推进档案工作的发展。

        参考文献：

        [1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].安徽大学，2011.

        [2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2012，（24）.