信息环境下企业档案管理与服务模式创新分析

信息环境下企业档案管理与服务模式创新分析

余晓宇

中国电建集团江西省水电工程局有限公司 江西南昌市 330000

摘要：档案信息规划是档案工作响应世界信息化管理浪潮的必然趋势，信息技术和信息技术产业的飞速发展，促使档案馆的发展达到了一个新层面，在信息化环境中，档案工作有了新机遇，同时也出现了新挑战。在这种情况下，传统的档案管理方式并没有融入信息化管理环境中，如何创新发展，从容应对新挑战，已成为企业档案管理工作中的关键问题。

关键词：信息环境；企业；档案管理；服务模式；创新

1企业信息化档案管理所存在的问题

1.1档案管理并未融入信息化

随着企业的快速发展，企业并未根据档案管理进行深入地研究及改革，导致企业的档案管理存在着较多问题。在档案管理的过程中，经常会出现档案乱储存的问题，由于档案管理的机制并未完善，所以企业在档案管理的过程中，会不知如何下手，为了能够有效解决这一问题，企业应根据时代的变化进行改革，并对比较重要的档案进行深入分析，如果档案中存在着残缺，应及时进行完善，将所需要的和有价值的信息进行快速储存，避免出现重要的信息丢失等情况。企业在目前的档案管理过程中仍然存在着较大问题，并没有根据社会的发展制定合理的档案管理制度，导致档案管理的制度相对于落后，在出现档案的问题时，不能够及时解决，这对于企业来讲影响是非常大的，长此以往，导致企业档案管理工作效率未有明显提升。

1.2信息化档案建设未充分利用

在企业发展的过程中，由于有部分企业对信息化档案管理产生抗拒，所以，在企业档案管理中，没有利用信息化档案管理，这不仅对企业的发展造成严重的影响，并且还会消耗大量的人力和物力，所以，企业应根据时代的变化，制定合理的信息档案管理制度，充分利用信息化档案建设，避免出现在急需查找档案信息时出现失误的现象，造成档案信息的偏差，从而不利于企业的发展。所以企业在使用信息化档案管理建设时，企业应根据自身发展，制定出合理的信息化档案管理方案，这样不仅能够提高企业档案管理的工作效率，还能将比较重要的档案信息进行妥善保存，避免在管理的过程中出现信息泄漏等情况。

1.3管理机制不完善

企业所涉及的工作内容复杂多样化，会产生大量的档案信息，因此，档案管理工作至关重要，属于系统性的工作。由于部分企业缺乏对信息化建设的认知和了解，并未配备一些硬件、软件设备，信息化档案管理水平较低，无法高效有序地进行信息化建设工作。产生这些问题的根本原因是企业没有结合实际情况制定相应的管理机制。此外，管理手段和方法相对落后，使企业档案信息化建设工作步履维艰，无法全面有效开展。虽然由于各种因素的影响，部分企业逐渐认识到档案信息化建设的重要性和作用，但在信息技术的实际应用中仍存在许多问题，如缺乏完善的规范化管理体系，特别是对于部分原始资料信息的归档保存，缺乏科学合理的操作指导。此外，部分企业在建立档案管理信息系统与平台之后，档案检索流程并未得到简化，使得档案检索依然比较复杂，档案信息资料也无法实现实时共享，从而导致管理效率较低。

2信息环境下企业档案管理与服务模式创新措施

2.1 提升档案信息化管理意识

企业领导者首先应从根本上摒弃传统古板的管理思想，充分意识到档案管理信息化建设的必要性，树立起信息化管理理念，将档案信息化管理工作纳入企业的发展规划与战略体系中。加大对信息化建设相应的人、财、物方面的投入，综合提升企业档案信息化建设软、硬件设施水平，以及吸引专业化管理人才，夯实企业档案管理信息化建设的基础。其次，领导者应注重开展企业内部档案管理信息化建设的宣传引导工作，提升企业各级部门管理人员对于档案管理信息化建设重要性的认知。除此之外，企业档案管理工作者也应主动学习先进的信息技术与管理方法，自觉将云计算、区块链、大数据等新型信息技术融入档案管理工作中，推进企业档案管理信息化的建设。

2.2定期开展档案培训

在开展档案管理过程当中，要引导档案管理工作人员树立良好的档案信息管理资源数字化转型意识，突破传统的档案管理理念，逐渐深化档案信息数字化管理技术的应用观念，构建创新型企业档案管理意识，提高企业对于人才、资金、技术的投入，不断优化档案数字化管理资源配置结构，通过创建在线管理档案模式，将企业数据录入到档案当中，有利于后期档案的查询与更新。企业在运行档案数字化管理过程当中，不仅要创新管理模式，还要对档案信息做到实时检测与更新，确保档案信息管理的真实性与有效性，充分利用在线数字化管理技术，进一步挖掘相关数据，打造现代化档案在线管理体系，优化档案管理资源利用结构，确保整个企业档案管理工作能在标准数字化模式下政策运行，促进企业服务管理逐渐向网络化方向发展，从而提高企业档案管理的水平与质量。除此之外，提高对档案管理人才的重视程度，每个月定期开展档案管理人员的培训工作，以现代化科学技术作为基础，让档案管理人员明白数字化经济未来的发展趋势，提高对管理人才的培养力度，丰富档案管理人员的专业知识，将其与网络科学技术有效融合，全面提高档案管理人员实际应用能力，为促进数字化管理模式提供大量人才。

2.3明确档案数字化定位

在信息化时代背景下，企业要提高自身竞争力，就必须要根据企业实际情况，坚持从自身出发，保持清醒的头脑，准确定位档案管理数字化方向，实现企业管理模式转向的精准定位。企业需要关注数字化技术对档案管理的推动作用、数字化技术对企业档案管理模式和业务形式的优化，从而为企业创造出巨大的利益。企业要进一步挖掘数字化技术的资源，为企业可持续发展提供丰富的数字化资源，制定正确的战略部署，推动企业档案管理逐渐向制度化、规范化、系统化方向发展，从而打造出具有新时代思想的企业管理模式，将产品服务、业务流程、档案资源管理等融为一体，促进企业实现可持续发展。

2.4建立档案智能管理信息系统

信息技术在现代社会的应用范围和深度不断提高。为了更好融入现代社会，有必要完善企业档案管理与服务模式的创新方案。对传统的档案管理方式进行适当改进，以提高档案管理的实际效果。因此，企业必须针对档案管理信息化工作进度，打造相应的档案智能管理系统，将传统纸质档案以数据信息的形式进行存储。在整个存储过程中，管理人员和专业技术人员必须做好相应信息的分类。创建的智能档案管理系统必须严格进行权限管理。由于并非所有员工都能随意浏览档案信息管理系统，企业需要根据具体工作需要，获得权限的员工可通过专门账号和登录密码浏览档案信息内容，系统软件应记录所有人的浏览痕迹，未经许可不得使用个人电脑、硬盘复制档案信息内容。此外，企业必须指派专业技术人员对智能档案管理系统进行定期维护，保证系统软件的正常运行，并根据具体要求对系统进行必要的升级，对档案进行实时更新，从而为档案管理信息化进程提供有力保障。

3结语

企业档案管理与服务模式在信息化管理环境下的自主创新，对公司的业务发展有着直接影响，因此现代企业应该了解在信息化管理中档案管理和服务模式自主创新的必要性，从多方面进行自主创新，充分发挥档案数据服务管理的具体效果。

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