事业单位实现档案数字化管理的要点探讨

事业单位实现档案数字化管理的要点探讨

张艳蕾

济宁市公路管理局梁山公路局 山东济宁 272000

摘要：事业单位在我国分别承担着各项任务与职责，在社会主义现代化建设当中是必不可少的一部分，是现代化建设当中的中流砥柱。档案记录着单位的发展历史、人事关系、人事档案、工作流程等重要信息，对于事业单位内部各项工作具有重要的参考价值。但是长期以来事业单位档案管理与服务存在工作理念与传统档案管理模式不能充分适应新形势下单位需求，在一定程度上弱化了事业单位的公共服务属性，对事业单位改革与发展造成了消极影响。基于此，本文就事业单位实现档案数字化管理的要点进行简要探讨。

关键词：事业单位；档案数字化；要点；

1 数字化档案管理的意义

事业单位的档案管理模式一直以来以纸质文书为主，这早已赶不上精细化的社会经济发展脚步。因此积极探索实施数字化档案管理模式，这不仅是信息技术精细化发展的必然内在要求，同时也已经是当今信息化技术时代发展的新常态趋势。信息数字化档案管理工作的成功实施，已经有效地促进了我们国家党政机关和企事业单位的平稳、健康、可持续发展，对于促进当前国民经济健康较快发展产生着一定的积极作用。档案管理所涵盖的内容比较多，范围比较宽，信息量也比较大。档案信息既体现着事业单位各个管理部门在其管理发展过程中的真实情况，也涉及着事业单位发展过程中的所有重大决策、专业信息和技术信息等等，能够对将来的管理发展计划提出关键的决策基础，所以档案保管工作是事业单位长期稳定健康发展的最关键的客观保证因素之一，而科学管理、规范化、高效率的档案保管工作能够有效提升其各项工作的效率和工作品质。

2 事业单位档案管理问题

2.1 缺乏重视

档案是一种活资源，是动态性变化的，最能反映事物发展变化的轨迹和事物发展全貌。缺乏重视表现在两方面，一方面是单位领导对档案工作的价值与作用认识不够，认为档案工作只是装装订订、分类存放，需要时再查询管理，没有认识到档案的价值；另一方面是单位档案管理部门对档案工作重要性认识不够，导致档案管理工作中存在工作理念老旧，比如重藏轻用；责任心不足，没有严格做到按档案整理规程办事，认真核对、审核、盖章，收集整理好每一件档案，并分类、编号、装订、打印目录、扫描等，只是简单装订，写上封面，无编号，无目录，档案标准化程度较低；职业操守不到位，没有严格按照规章制度办事等；投入不足，仍旧为传统的手工管理模式，缺乏自动化、信息化、网络化技术手段等。

2.2 专业人员缺乏素养

档案管理是专业技术工作，需要专业的人来干专业的事。但是长期以来事业单位档案管理人员素养普遍不足，表现在以下方面。其一，现阶段事业单位的档案管理人员普遍为非专业人士，同时事业单位本身也缺乏相应的培训体系，导致档案管理人员普遍缺乏基础理论知识和专业技术水平，且吸收新知识、新技能在心理和行动方面迟缓。其二，职称结构方面，受职称结构比例限制，工作人员多为初级、中级职称，高级职称比例偏低，且高级职称评审条件严格，使得大多数同志失去上升通道，大家在工作方面创新意识和研究意识不足，导致工作创新性不强，工作能力提升缓慢。同时职称结构限制促使一部分同志没有上进心，得过且过，满足于工作安稳，责任心不足。

2.3 信息化建设滞后

当前，信息化、数字化、网络化是各行业发展的基本趋势，离开以数字化和网络化为基础的信息化，一切工作都将重归为低效率和低质量状态。要提升档案管理水平与质量，就要加强信息化水平建设。但是当前大多数市、县级档案局、档案馆最大的短板都出现在档案信息化建设方面。比如绝大多数县级档案馆电子目录占比和纸质档案数字化率均低于 50%，个别县级档案馆甚至尚未开展电子目录著录、档案数字化，大量的档案馆由于受各种因素制约，馆藏档案数字化水平较低，有的档案馆数字化工作未实现零的突破。信息化建设普遍滞后，投入不足，缺乏相应的软硬件设施，档案管理人员操作技能偏弱，难以充分发挥信息化设施的作用。

3 事业单位实现档案数字化管理的要点

3.1 加大档案数字化管理系统的资金投入

档案数字化管理系统的高效运行依托于强大的硬件、软件设施以及人力后勤的支持，而实现这些需要足够的人力、物力以及财力上的支撑，才能实现数字化档案管理的有序展开。此外，在系统运行过程中是否会遇到系统漏洞、黑客的攻击，这些都是需要考虑的，因此需要信息服务人员对系统进行实时维护。在当前环境下，信息技术迅速发展，档案数字管理系统也应与时俱进，查找系统存在的不足，不断地更新升级，加大引进先进设备以及技术的力度，提高技术水平。软件开发方面，要以兼容性作为数字化系统开发的首要考虑问题，而对于硬件设施，则要考虑硬件的运行速度以及承载能力，这就需要在数字化系统开发上加大资金投入，保证档案数字化管理体系的高效运转。档案数字化管理系统的建设需要强大的后勤保障系统才能行之有效地发展与运行，而资金支持就是其中非常重要的一环。

3.2 提高档案管理人员的管理能力

档案数字化管理不同于传统档案管理模式，因此档案管理人员也需要转变管理思路，提高数字化管理能力，只有高素质的档案管理人员才能保证档案管理工作的有序进行。事业单位在开展档案数字化管理工作时应将提高档案管理人员综合素质和专业能力作为首要工作重点。在管理过程中，事业单位要不断加大档案数字化管理的相关培训，帮助档案管理人员转变思想。可采取多样化的培训方式来确保培训工作的高效运行，可通过视频教学的模式让档案管理人员了解工作内容，定期召开相关研讨会，听取意见和建议，并作出相应调整，使档案数字化管理工作更符合客观实际。对于档案管理人员个人来说，要提高工作积极性，主动利用业余时间学习相关技能，更新知识体系，打破传统档案管理思想的束缚。

3.3 完善档案管理中的保密建设

在事业单位档案管理工作中，无论是组织文件还是个人档案中往往携带大量的保密信息，因此档案一旦泄露就很可能对单位或个人的合法权益造成巨大的侵害，因此档案的保密工作在数字化管理中也是一项非常重要的任务。针对这一点，事业单位在档案管理中需要做出一定的工作安排：第一，对不同的档案保密级别做不同的分类，同时在数字化系统中对档案管理人员的权限按档案种类、保密级别进行不同划分，想要查阅相关保密级别的档案就要获得相应权限的密钥。第二，加强档案管理系统的安全等级，构建防火墙。由于档案保护的敏感性，因此无法保证不会有人想要采用手段而强行获取某些档案资料，针对这一点就要提前做好准备，尽可能减少系统被突破的可能性，提高安全性。第三，档案管理人员也要提高档案保密意识和安全意识，建设相应的保密政策，做到仅在需要时调用相关档案。

结束语

综上所述，档案管理工作作为事业单位工作中的一项基础性工作，同时也是组织管理工作中的一个重要组成部分，对档案信息的筛选及查阅发挥着极其重要的作用。在现代化档案管理工作中，数字化系统的使用大大提高了档案管理的效率，但新事物的发展总是曲折的，作为一种新的管理模式必然会面临各种各样的问题，因此在现阶段要能够认清档案数字化管理系统的现状，建立完善有效的档案数字化管理体系，加大资金支持，提高档案管理人员的综合素质，建立档案保密制度。不断创新、谋求发展，最终完善档案数字管理体系。

参考文献：

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