现代档案管理中的声像档案管理分析

现代档案管理中的声像档案管理分析

程岭

国网湖北送变电工程有限公司 湖北武汉 430060

摘要：在我国新时代发展进程中，档案管理已经从文字纸质升级到了声像档案，声像档案的管理关系到国家以及社会组织的许多机密，对于历史研究和社会发展来说具有很重大的意义。由于声像档案的载体不同，保存管理工作具有特殊化。声像档案大多是指照片、录音、底片影片等不同材料的档案，主要是声音档案居多，也配有大量文字介绍。本文就以声像档案的保存管理为题探讨保存过程中所存在的各种问题。

关键词：档案管理；声像档案；问题策略

声像档案属于社会档案管理中的一部分，而且是重要组成部分，所以在考察利用的时候要注意保护。下面介绍一下保存声像档案有哪些细节要素。

1声像档案管理的主要特征

1.1声像档案有直观的形象特征

所谓的声像档案是指通过视频或者音频记录的历史资料，通过音视频的方式记录的事情比较真实，比文字档案更加详细，它可以直观形象的记录时间发生的整个过程，而且可辨别事件中的人物，纸质档案不具备这些优势。

1.2声像档案可以作为其他档案的有效补充和佐证

虽然纸质档案不具备很多声像档案的优势，也不意味着纸质档案可以摒弃。由于声像档案容易损坏，纸质档案保存年限比较久远，所以两者应是相辅相成的存在，可以在特定情况下相互佐证。比如参加会议的时候，音像记录比较简单直观，但普通的纸质文档更便于管理和收藏。纸质文档却不能发挥出音像资料记录人声、记录情绪以及记录现场讨论过程细节的作用。尤其是需要对当时所发生的事情需要仔细研究的时候，声像档案能够体现的细节和真实感更可靠。

1.3声像材料可以反映真实的历史

声像档案由于可以真实的反映出历史情况，所以，更直观，作为证据也更服众，所以，目前许多高校以及科研部门在收集材料证据的时候，更倾向于声像档案的采集。声像档案能够起到的历史作用远远超过了声像档案本身的价值，举例说明：1949年建国大典上，毛主席的讲话就是以声像资料保存下来的，目前成为最珍贵的档案资料。由于声像设备可以将当时的场景和声音、讲话的内容完整的保存下来，中国人民才能再次看到如此珍贵的影像资料。教育领域的多媒体教学也是采用大量的声像档案做教育材料，学生可以利用声像记录来了解学校。

2档案管理中声像档案管理存在的问题

2.1声像档案存在数量多、管理乱的现象

声像档案资料弥足珍贵，但是管理起来却比较麻烦，由于声像容易破坏，随着时间推移，声像档案的质量也大不如以前，这些都是声像档案归档的重大障碍。声像档案对于摄像的水平要求比较高，因此符合要求的摄录人员比较少。摄录人员的技术水平关系到声像档案的数量和质量。许多年轻的摄录人员不了解声像档案的真正内涵，他们甚至认为给谁拍照片，照片就应该是谁的，或者认为自己拍摄的照片或者视频只要交由档案管理员就算完成责任了，这些不负责任的做法严重降低了我国声像档案的发展。处理声像档案不应该是个人的事情，它属于公开的行为，是要对历史和组织负责任的。但是由于许多单位随着人事变动的情况，经常会对档案管理人员作出机动性调整，这样就容易造成声像档案丢失。

2.2声像档案管理相对混乱，问题较为复杂

我国在声像档案控制方面，尚缺乏经验，许多制度不够完善，以至于声像档案的管理意识性不强，再加上目前许多档案部门对声像档案保存的技术能力有限，所以，存档能力以及档案管理水平也较为悬殊。声像档案难以管理的重要原因是缺乏制度约束。许多单位设立了档案管理制度，但是有的制度过于笼统，有的制度并没有落地实施，许多制度缺乏执行力度，导致了声像档案管理过于自由。声像档案管理过程也需要投入大量的人力和财力，由于档案种类不同，细致程度不同，管理起来，较为麻烦，所以档案管理员多半有畏难情绪。所以，很少有人主动参与到档案管理的工作中。再加上档案管理没有细致化的统一规定，许多重要档案难以处理，导致档案管理员畏首畏尾，缺乏专业的档案保存机制，档案很难长久保存。

2.3重视程度不够

企事业单位在发展过程中，需要档案记录，由于时代的发展，许多单位重视记录发展历程，所以配备了视频制作部门、网络宣传部门，并配备了较高质量的声像设备。但是声像设备太多，就容易发生混乱。因此如果没有设备管理制度，很难使这些设备发挥其应有的作用。

3档案管理中的声像档案管理策略分析

3.1健全声像档案管理制度

声像管理目前所存在的问题较多，比如声像档案储存技术差，容易造成乱码或者数据丢失。所以有必要建立专门的制度来完善管理，在管理声像档案过程中，需要强化规范的建设路径。首先是要对现有的声像资料分门别类，由档案室统一规范管理，并采取严格的控制保管制度，责任到人，防止声像资料丢失或者外流。声像档案需要永久保留的，要注意定期移交到大型典藏馆。在转移档案的过程中，要遵循法律法规以及相关制度，逐步建立有序的转移程序，在章法的监督下，公开公正的转移声像档案。此外，要主动维护声像档案的质量品质，提升声像档案的管理能力，制定管理声像档案的管理制度。

3.2提高员工声像档案管理的意识

社会中的各级领导都很重视档案管理，作为公司或者企业来说，如何发展，如何规划，也需要通过分析过往的发展资料来取得正确的发展规划策略。但是由于目前许多单位对档案管理的认识过于肤浅，特别是声像档案的摄录并不详细，记录的内容不完善等因素，声像档案的价值并不高。在企业中，许多摄录人员并不明白声像档案是什么，所以也就不知道怎样录制声像档案。声像档案的收集原则，并不仅拘泥于重大活动的始末，重要会议的领导讲话，许多活动细节也是声像档案记录收集的重点。所以，声像档案在制作的时候，要确定档案能够反映出的主题、档案人物以及活动所处的环境、活动的内容等等。在收集声像资料时的宗旨是要收集图像与声音比较清晰的，画面的分辨率高，画面比较完整，能够完整的记录整个事件的始末。声像档案资料还需要注意配上文字说明，许多重要的信息都需要文字体现，比如声像档案的主题、摄制声像的初衷，主要人物的姓名、身份，以及摄像者的个人资料等。如果是照片资料，还需要在照片的基础上留下底片，确保照片丢失后可以翻拍，值得注意的是，底片与照片应当分别保存，以免一同丢失。

3.3加强声像档案归档管理

声像档案属于档案中比较特殊的档案，因此在管理档案的过程中，需要有正确的管理策略和步骤：一是要保障声像资料可以正常移交，移交的对象是档案室，在中途不能有任何转让或接手。二是如果是重点单位的重点档案，许多声像资料必须有严格的制度认真保存，避免出现数据丢失。声像资料管理的人员必须认真履行职责，掌握声像档案的实际情况，确保是从摄录人员手中直接接管。如果是从散落在民间的人民手中直接接管档案，管理热源应当亲自上门取用，以免中途发生危险，造成档案损失。一般在取用民间遗落的声像档案时都会采取个人代存的方式，或者是有偿征用。声像档案的征用首先需要向有关部门进行报备，在处理档案工作的时候，要有上级部门的批准，并要积极配合上级部门的监督管理，在工作过程中，积极向上级部门回报自己的工作情况，加强与上级部门的协调沟通。此外，档案管理的一线人员要注意个人职业修养。在档案管理的理论基础上还要加以学习和训练，提升管理档案的实践能力，注重声像档案保存的相关工作指导和培训。

4结语

科技发展到如今的水平，纸质化办公已经渐渐形成了无纸化办公，因此大多数公司的档案都已经是电子档案、声像档案居多，所以，加强管理和收集声像档案是目前档案管理中的重要环节，必须实现科学发展，有效管理，才能更加有效的管理档案。

参考文献

[1]胡悦意. 基于新媒体环境下医院声像档案的管理与利用[J]. 黑龙江档案,2021,(06):168-169.

[2]朱颜郴. 大数据时代声像档案管理与利用服务研究[J]. 办公室业务,2021,(24):168-169.

[3]王亦婷. 高校声像档案安全体系的建设[J]. 兰台内外,2021,(33):45-46.