供电企业档案流程优化管理探究

供电企业档案流程优化管理探究

宋杰

国网山东省电力公司沂源县供电公司 山东省淄博市 256100

摘要：针对当前县公司档案管理存在的专业责任落实不到位、分类管理标准不统一、“应归未归、应管未管”等突出问题，供电公司按照“统一领导、顶层设计、市县同步、分级管理、一体化推进”原则，档案部门业务指导与供电企业专业管理相结合，坚持“系统抓、抓系统”，大力实施市县公司档案“五个一体化”建设。在具体工作中，按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的工作原则，强化责任落实，明确归档责任部门、归档范围档案和保管期限。

关键词：档案；流程优化；探究；管理

引言

档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分，档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案“两化”管理是档案“科学化”、“一体化”管理的统称。档案主管部门按照中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、山东省档案局印发的《山东省档案工作科学化管理规范》，全面部署档案科学化管理工作。融合档案“科学化”、“一体化”管理，对于县公司搞好档案工作具有重要的指导意义。供电公司依托市县档案主管部门的专业管理优势，构建了档企合作新型机制，档案一体化、科学化的“两化”管理水平。

1.传统的档案管理模式已无法满足当前需求

档案是全部活动的真实记录，在必要的时候会起到印鉴的作用，也可以为借鉴者提供直观的观摩资料，因此做好档案管理工作十分重要。然而随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，传统档案由于保存、保养、管理难度较大，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。就当前情况来看，单位的档案管理工作，没有明确专人负责，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。加上档案管理人员变动频繁，单位档案意识淡漠，造成档案管理工作不规范。当前单位的档案信息管理工作越来越繁重，随着互联网技术的发展，档案管理方法日渐丰富。但是，大部分单位没有针对自身发展需要，对档案管理机制进行创新，仍然采取传统的方法开展档案管理工作。一些相对重要的档案信息没有及时分类整理，档案的分类装订与归档执行也不到位，档案管理工作信息化应用不够，许多档案资源得不到有效整理与应用。还有的单位对档案的管理维持在基本的保管、整理以及收集的状态下，档案资源的开发利用价值不大。管理方式比较单一，档案管理一直处于被动储存保管，很难发挥其真正的作用。

2.1编发年度档案“两化”管理实施计划阶段

2.1.1组织召开专题研讨会，宣贯推进档案“两化”管理是深化落实“两办”意见和档案工作战略部署的一项落地举措，也是落实省市档案局、省市公司档案工作精神的具体体现。运用档案“四种思维”，融合科学化、一体化理念，更好的推进档案“两化”管理。

（1）运用先行思维，先行服务。树立“先行”意识，先行介入档案形成单位的各个工作岗位和流程，主动进行前端控制；对档案提前进行备份，主动防灾，确保档案安全；主动服务，提前介入管理者的决策，提前引领有关工作。

（2）运用网络思维，远程利用。善于利用网络开展工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀。利用网络进行网上实时归档，发布目录和档案，开展档案远程利用，进行网上档案业务指导、教育培训、经验交流与知识宣传等。

（3）运用合作思维，联手共建。加强与档案部门合作，与其他收藏单位、民间档案收藏家和热心档案工作人士合作，互通有无，互惠互利，形成合力。为档案事业发展增添新的活力。

（4）运用人本思维，服务社会。在档案归档、接收、征集、利用中，建立覆盖全员的档案资源体系，以远程利用为重点、方便基层员工的档案利用体系，针对内部和外部人员分别采取防范措施，充分调动人的积极性、创造性，提高人的素质。

2.1.2建立内外长效沟通机制。

（1）在内部协同中，发建部负责与市科技局、规划局等部门以及市公司发策部、建设部对接，协调7大类科学技术研究档案、8-9大类输变电工程档案的管理工作。调控分中心负责与市经信局、市公司电力调控中心对接，协调6大类电力系统生产、调度档案的管理工作。运检部负责与安监局等部门以及市公司运检部对接，协调8-9大类大修、技改、配网工程档案。5大类档案、上级直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由公司各管理部门负责协调，按业务分工协调相应部门进行立卷和归档。

（2）在外部协作上，一方面，通过与市县档案局定期沟通会商，采取包靠指导、重点帮扶、集体研讨等方式，各成员单位深入开展现场培训，诊断分析，破解难题，协同推进档案资源、档案馆室、档案展厅与档案队伍建设，快速提升档案管理水平；另一方面，运用合作思维，从讲政治的高度，立足长远建档案，在政府主导下，牵头协调文电广局档案主管部门、宣传部门、科技局、经信局等单位，优化整合各类资源，保持信息互通，解决了多头对接的问题。

3优化措施分析

3.1.1建立完善管控体系

（1）建立以集约化为格局的管控体系。组建了项目组与8个专业组，抽调15名同志集中办公。横向上县公司各部门专业档案向办公室集约，实施统一指导；纵向上县公司接受档案主管部门指导，并向市公司集约，纳入专业管理。坚持“日计划、周通报、月考核”制度，编制情况通报，细化责任与流程。

（2）建立以标准化为导向的制度体系。在档案主管部门和上级公司指导下，组织修订部门（岗位）职责与流程，执行市县统一的档案标准制度、统一的归档范围与档案分类、统一的部门立卷流程、统一的库房改造审批手续。

（3）建立以规范化为支撑的库房建设体系。申请档案主管部门和上级公司联合组织调研县公司的库房与库藏档案情况，以满足未来20年需求为目标，因地制宜，分步实施，精心谋划好档案馆展厅建设，切实将其打造成集档案史迹、文化、政宣、教育于一体的企业综合展示窗口。

节点3：突出资源集约、设施建设、安全管控三个重点.

（1）突出档案资源建设。在市县档案局和市公司专家的指导下，按照“应收尽收、应归尽归”的要求，组织各部门各岗位紧紧围绕年度重点工作，从前端控制入手，规范管理各门类档案。加大档案的收集整理力度，真正建好档、管好档、用好档，不断丰富库存档案，更好服务企业、服务职工、服务社会。

（2）突出档案设施建设。在市县档案局和市公司专家的指导下，以满足未来20年需求为目标，编制库房扩建提升方案，建立以规范化为支撑的库房建设体系。

（3）突出档案安全管控。严格落实安全责任制，健全档案安全体系，各部门“一把手”对档案安全负总责，一级抓一级，层层抓落实。扎实开展档案安全保密检查，及时查处安全隐患和薄弱环节，严格责任追究。

结语

构建起了档企协作的组织网络，从组织领导、制度建设、知识培训、现场指导、馆室建设、史料收集等7个方面，认真研究解决供电企业档案工作科学化管理创建活动中所涉及到的经费、设备、档案用房等硬件问题，不断改善档案管理条件和工作环境。按照省市公司档案专业化编研的要求，将组织沿革、大事记等编研责任分解到部门。推动信息数据业务监管功能，为各级管理者提供决策参考，提前引领有关工作，高效辅助各级领导实施现代化管理。设立荣誉展室，利用展板、网上展厅等形式，传播档案文化。

参考文献

[1]易瑛.浅谈电力档案工作中如何确保优质服务质量[J].电源技术应用,2013(12).

[2]谢秀平.电力档案管理与供电优质服务的关系[J].科学技术创新,2012(27):144-144.