企业档案信息化建设策略分析

企业档案信息化建设策略分析

梁任

金川集团股份有限公司档案馆 甘肃 金昌 737100

摘要：伴随当前社会的相关发展，了解到档案管理信息化建设的重要性。现阶段属于信息化建设的阶段，因此各行各业对于档案管理的应用也重视起来。档案管理信息化的应用在这里能够更好的实现对企业相关需求的满足，但其相关建设需要一段时间的沉淀与完善，从而完成实际应用。信息化建设的过程中也需要理性的展开对问题的分析，从而更好的解决档案应用时可能带来的实际环境影响，最终更好的将工作进行落实。本文主要针对企业档案信息化建设策略展开相关分析，希望能够提供相应的参考价值。

关键词：企业档案；信息化建设；策略分析

一、档案管理信息化的优势

档案管理信息化的应用能够帮助企业更加便捷的实现相关查询，从而效率得到相应的提高，对此经营与消耗的成本也会得到控制。档案管理信息化的应用是结合当前技术完成对传统档案资料的相关转换，从而实现对档案库的建设，其保存方式也能保证更加规范的现状。在此还需要结合社会的先进手段与办公系统自动化的方式，帮助档案呈现更加良好的管理状态，并适当的实现对人力、物力资源的节省，从而直接实现对企业经营管理效率的相关提高。除此之外，档案管理的过程中还容易出现易损、易丢的现象，在这里实现对信息化的相关建设，也能更好的减少相关现状的产生。现阶段档案管理信息化建设已经呈现综合性质相对较强的状态，因此可以更好的实现对其他软件的融合，从而完成相应的信息处理问题。其中在办公的过程中就能够更好的应对有关资料存档、审批流程等情况，信息化的应用也能减少工作中可能出现的失误、差错现象。最后完成对相关资料的上传，档案管理部门就能够更好的实现对相关资料的应用与管理。

二、企业档案管理信息化建设现状

（一）当前档案管理信息化制度通常缺乏实质的针对性，对此其落实的效果也会受到较多的影响。当前国内依旧存在较多企业并未完成对档案管理信息化的实际应用，因此传统的管理方式就容易为实际工作带来相应的问题，导致其无法充分实现对自身效果的发挥，最终对企业发展带来较为直观的影响。除此之外，还存在较多企业依旧沿用传统制度，因此企业无法更好的与现代技术进行接轨，导致整体工作效率得到下降，日常管理工作的展开也受到较多的影响，对此是需要迫切解决的问题之一。

（二）档案管理过程中可能会面临流失的现状。伴随着社会的进步，我国经济市场产生的变化也是日新月异的，因此经营活动也逐渐向复杂的方向转变，其中就需要针对部分流程与细节特别注意，对应的也会衍生相关的基础与过程性资料，其应用的频率也是相对较高的，因此需要进行严格、仔细的保存。在此对其的保存需要考虑到其数量较大的问题，相对需要投入较多资源，因此调阅过程中也可能会引发相关问题。这里就需要企业针对资料进行详细的评价，对于一些应用价值相对较高的资料等进行实时保管，并且结合资料的轻重缓急程度更好的完成相应的管理分配。企业资料管理的相关人员并不一定具备相应的管理能力，因此工作的流动性相对较大，同时对于档案方面的知识的掌握相对较少，就容易发生流失的情况。

（三）在企业档案管理信息化建设的相关过程中，需要注重对相关技术的更新与优化。社会经济是一直处于上升阶段的，因此各行各业的发展也具备相对较大的空间，同样企业档案管理也需要针对技术进行严格的把控，从而方便其更好的实现管理，减少对企业带来的不良影响。在此很多企业并未意识到事情的严重性，因此其针对硬件与相关工作人员设置的管理也是相对松散的，导致企业档案信息无法充分实现对自身价值的发挥。

三、优化企业档案管理信息化建设的对策

（一）提升档案管理意识

档案管理的直接接触者是管理员本身，对其自身的素质需要进行严格的把关，也是对工作负责的一种体现。除此之外，企业应当注重对相关管理人才队伍的完善与优化，从而达到相对理想的管理效果。因此需要针对档案管理人员的职业道德水平与责任意识展开相应的提升，其次，需要根据实际工作对档案管理人员开展信息化建设培训，从而使他们的专业知识和实践能力得到提升。最后，需要加强档案管理人员的计算机能力，保证他们能够熟练掌握相关的办公软件。要想更好的完成对档案关系信息化的应用，不仅需要较强的专业队伍，还需要相关工作人员具备较强的管理意识，只有在其负责的基础上，才能更好的实现对工作效率的保证，从而使档案管理能力得到相应的提升。

2. 完善信息化档案管理制度

信息化档案管理制度的完善也是较为重要的一个环节，在工作展开的过程中需要注意的事项也是相对较多的，首先需要完成对传统纸质材料资源的相关保护，设备中已经实现存储的信息也需要妥善的进行保管。其次就是针对相关文件及时展开相应的备份工作，避免因为档案丢失带来的相关问题。最后即表现为对档案管理信息化使用制度的相关完善更新，在工作过程中更好的实现相关制度的遵守，从而实现对流程应用的优化，保证资料整体的安全性与完整性，避免出现一些遗漏等现象。

2. 审查以及整理原有档案

档案信息化建设的应用是企业必须要走的流程之一，需要结合传统档案管理的不足展开相应的优化，减少一些不具备实质价值的档案的存在，为企业发展档案存储节省一定的空间。同时还需要结合相关先进理念与制度，更好的完成对工作的实际优化，保证档案中不必要的文件材料得以更好的摒弃，后期档案的应用效率得到高效突出，自身价值也能得到相应的提升。

2. 实现档案资料分类号和题名规范化

通过对计算机的应用，工作人员能够更好的实现对档案的相关查询，同时为档案管理部门也节省了较多的空间。为更好的提高档案的查询速度，相关管理人员需要针对检索目录进行较为详细的划分，其中也需要注重与国家相关规定及企业实际情况进行相应的了解，从而实现对档案管理工作的相关完善。对此档案资料分类号也需要进行特别的处理，在此档案在搜索的过程中不仅需要实现对查全率的保证，还需要适当的减少查准率的出现。在实现对相关档案材料整理的过程中，需要针对相关材料进行合理的管控，避免在检索的时候出现文不对题的实际情况。

2. 强化相关的技术指导工作

企业档案管理信息化的相关建设离不开信息技术的相关指导。其中信息指导工作的落实需要分两点进行展开，其一需要针对企业档案管理信息化程度的相关技术进行提升，针对目标进行相应的明确，保证其能够在实际工作中起到有效的作用。其二对技术指导相关人员的挑选，其中是需要保证其自身的专业性的。技术指导人员在此需要针对硬件设备与软件设备展开相应的培训工作，因此需要自身不仅具备丰富信息化知识也同时需要具备相应的专业储备，从而才能更好的实现对档案管理信息化建设工作的展开，减少出现错误事件的概率，同时能够有效的实现对成本等资源的节省，为企业创造更加良好的效益。

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