浅谈新时期妇幼保健院档案信息化及管理的相关思考

浅谈新时期妇幼保健院档案信息化及管理的相关思考

李志荣

霍城县妇幼保健计划生育服务中心 835200

摘要：近年来随我国生育政策的调整，国家卫生部门也比较关注妇女、儿童的健康维持，对妇幼保健工作的重视程度得到提升。档案管理是妇幼保健管理的重要一环，其可更有效提高保健站资源应用、资源分配的合理性与科学性。基于此，本文将探讨新时期妇幼保健院档案信息化及管理的相关思考。

关键词：新时期；妇幼保健院；档案信息化管理；相关思考

妇幼保健院属于基层医疗机构，其服务对象为所属辖区范围内的妇女儿童。在专业治疗方面虽与公立医院存在差异，一般负责患者用药指导、基本检查、随访观察、疫苗接种等辅助治疗管理；但其却有较高的便利性，可以更快为患者提供诊疗服务，这也就使其档案具有数量多、时效短的特点，具有一定的管理难度。随着数字化时代的发展，医疗体系信息化建设也不断被完善，通过做好妇幼保健院的档案信息化管理，对提升院档案管理质量有积极意义。

一、新时期妇幼保健院档案信息化建设意义

（一）协助保健院建设，提高档案资源管理有效性

妇幼保健院档案内容主要分为患者病历信息档案、院内文书档案以及工作人员人事档案三部分内容，对保健院院内管理质量以及外在形象的建立，均具有重要作用。因此通过做好档案管理的信息化建设，可有效提高档案管理效率与医院建设质量^[1]。传统的纸质、音像、视频材料虽然具有信息记录作用，但其随时间推移，容易受到外界环境影响，造成文件内容损坏或文件丢失，影响档案记录的准确性及有效性。而且随建院时间的不断延长，各类档案原件的堆积也会直接提高档案管理、查证、检索困难，影响管理人员档案利用率。做好管理信息化，首先可有效提高档案保存安全性，将纸质、音频等资料转化为数据文件，保存在硬盘中并做好备份，可有效减少外界环境对档案储存造成的不利影响，提高保管效率。第二借助多媒体信息平台，进行档案内容管理，有效提高信息检索效率，使管理人员可通过输入关键信息快速得到相关文件资料，节省检索时间提高办公效率^[2]。

（二）满足保健院发展需求，扩展档案资源运用空间

随着近年来各类疾病发病率的提高以及国家生育政策调整，也进一步提高了人们对妇幼保健院的需求量。需要保健院拥有更为科学合理的资源管理机制，才能有效储存各类文书档案，并通过定期进行归档整理，提高整体服务质量。借助信息化管理平台，首先可能有效扩大院内各类信息资源的储存量，为工作人员提供更多的管理、治疗参考信息，提高其治疗方案及管理方案制定的针对性。第二可有效打破传统办公室对于时间、空间产生的局限性。借助信息平台实现异地信息获取、信息共享、文件传送等，有效提高保健院医护人员与当地公立医院人员沟通交流的便利性，快速了解患者信息，提高治疗配合效率^[3]。

（三）推动保健院信息建设，提高档案管理人员信息素养

随着信息技术的不断发展，对各行各业的生产建设起到了翻天覆地的影响，在医疗卫生方面，逐步完善的信息化医疗体系也为当地居民生活提供了较多的便利性。在信息系统在使用期间需操作人员具有较好的信息素养，才能有效发挥平台优势，提高利用效率。相较于公立医院，一些妇幼保健站的档案信息管理平台本就存在版本落后、建设不完善等问题，因此更需要其操作人员具有较多的使用经验与信息素养，才能有效提出先用管理平台中的不足，结合保健院发展需求提供更合适的管理意见，改进系统，提高资料收集率及档案利用率。

二、新时期妇幼保健院档案信息化建设策略

（一）提高人员信息化管理意识

档案管理是妇幼保健院管理的重要内容，因此院内应重视管理机制的建立，并从三方面提高人员管理意识。首先做好信息宣传，通过制作相应的展板、撰写相关文章，提高人员对档案信息化管理的认知程度，了解其对提高保健站建设质量的重要意义，做好全方位配合准备，为管理升级创造良好环境基础。第二应对现有信息管理工作进度进行鼓励与肯定，认可档案管理部门工作业绩，提高其工作参与认同度与积极性，能够更好接受制度变化，做好个人调整配合。第三改善管理机制，结合院内实际工作需求明确档案管理责任与权益。建立监管机制，在制度制定初期，定期了解档案信息管理推进情况，考察管理人员平台操作、档案整理、录入熟悉程度，在给定时间内完成保健院建院以来所有档案的信息化归档与核对^[4]。

（二）制定针对妇幼保健档案管理计划

妇幼保健院患者住院时间都相对较短，如果档案管理信息传递不及时，很容易造成信息滞后、增加管理成本的问题，因此在进行档案信息化管理时，需注意病例信息的实时跟进。这就需要院内临床、药房等各科室医护人员做好配合管理工作，在每日看诊过后及时上传病患信息，并与档案管理人员联系跟进档案更新情况，各科室互相沟通，提高档案规整的效率。

（三）提升人员平台管理专业能力

医院应重视信息化建设工作，加强档案信息化管理人才培养力度。首先应结合工作需要设定合理的岗位与工作管理制度，要求管理人员加强《档案法》学习，做好工作总结、反思提高日常档案管理、处理合理性。通过与当地公立医院护一些管理先进单位进行人才交流，为管理人员提供更多的学习机会，积累管理经验

^[5]。第二应重视人员信息素养提升，聘请网络技术人员或程序厂商人员来保健院进行技术培训，介绍信息平台的使用优势与管理操作流程，并留下准确联系方式，方便进行远程问题处理。第三应做好信息平台维护工作，要求平台管理人员具有一定的信息素养或获取过相关资质，定期检查系统更新日志，做好管理维护。

（四）重视信息化管理安全性

信息化管理虽然就有便捷性强、节省时间资源等使用优势，但也存在信息安全性管理问题。档案内容涉及整个保健院医护工作人员、患者的个人信息，一旦发生泄露不仅会影响当事人的正常生活，还会影响医院的管理建设，因此应重视数据安全管理。首先应完善制度，结合院内实际情况制定《档案资料保密协议》、《网络安全管理办法》等文件，并做好院内组织学习，提高人员安全管理意识，严禁使用私人储存设备进行档案传取^[6]。第二应做好平台权限设置，只有管理人员与高级领导有权查看并编辑全院档案信息，科室医护人员只有上传以及个人资料查看权限，如需查看患者资料则需档案管理人员授权。第三完善硬件设施配备，定期检查硬盘、电线、芯片等使用、老化情况，做好更新替换，为系统运行提供稳定的环境基础。

总结：

在2015年，由国务院印发的一项《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》文件中指出，医疗单位也应科学结合现代信息化技术，积极制定信息化管理计划，不断提高医院信息化建设水平。通过做好保健院档案信息化管理，可有效提高人员档案获取的准确性与便利性，节省管理成本，优化资源利用。

参考文献：

[1] 侯明. 浅析妇幼保健档案管理信息化建设 问题与研究进展[J]. 科技创新导报, 2020, 17(19):3.

[2] 聂睿. 妇幼保健院档案管理实践中的问题与新思路解读[J]. 卷宗, 2019, 000(022):25.

[3] 裴雪梅. 医疗档案管理信息化的优势以及实现途径探讨[J]. 2021(2016-3):55-55.

[4] 陈明昭. 关于医院档案管理信息化建设的几点构想[J]. 2021(2012-3):240-240.

[5] 薛军峰, 王军艳. 试论医院档案信息管理系统的设计与实现路径[J]. 经贸实践, 2019, 000(022):272.

[6] 张旭兆. 浅谈基于"互联网+"的医院档案信息化建设[J]. 环球市场, 2020, 000(003):261.