如何做好社区卫生服务中心档案管理工作

如何做好社区卫生服务中心档案管理工作

陈华

（集安市团结社区卫生服务中心，吉林省集安市， 134200）

摘要：社区卫生服务中心肩负着为社区居民提供医疗卫生和预防保健服务的使命，加强社区卫生服务中心档案管理工作的重要意义，做好各种医疗资料的收集、整理、归档工作，以确保医疗工作的有序开展。基于此，本文将浅析社区卫生服务中心档案管理工作的重要性，并点名了此项工作在真正处理中凸显出的问题，提出加强社区卫生服务中心档案管理的有效措施，仅供参考。

关键词：社区卫生服务中心；档案管理；措施；

引言：基层医疗工作的主体是社区卫生服务中心，主要是为社区群众提供精准的健康医疗服务。社区人员众多，产生大量档案资料，以至于服务中心开展档案管理工作成为新难题。随着信息技术的日益发展，中心迫切需要提高管理效率和质量，形成信息化管理模式。

一、提高社区卫生服务中心档案管理工作的重要作用

评价管理工作情况的重要依据有中心档案管理，档案是中心的重要信息资料，对档案的管理在中心处于重要地位。通过长期有效的实际工作行动，中心也具有了管理档案工作的些许经验，促进了中心业务工作有效地开展，中心管理工作逐步规范化和标准化，中心管理工作的水平不断提高。中心各项业务的推进也需要档案管理提供对应资料。

中心担负着基层医疗服务机构的基本的公共卫生和医疗服务的重要责任，而中心获得的档案中，有明确的中心开展工作取得的医疗诊治、疾病防控、健康教育等的详细信息，属于医疗资源重要数据库之一。这些档案资料是医疗信息共享的重要组成，所以借助档案管理工作的开展，可以对中心的医疗信息有全面地了解，并对医疗服务的提供进行考察，直接为医疗工作提供参考。另外，伴随着科技的发展，中心管理工作效率也得到了进一步的提升，管理模式、管理内容不断革新，这给中心的档案管理工作走向系统性和体制性有重要作用。

2. 社区卫生服务中心档案管理工作现状

1.工作的规范性不足

落实中心档案管理工作需要遵循较多的法律法规，对应文件对此事有清晰的界定，对此管理业务有细致的说明规范。然而，在具体实行过程中不可避免地会出现问题，致使规范性不足，对于法律法规的执行存在空子。例如从事这项工作的人员对于档案资料的收集不够充分，没有对此调查进行重视与严谨的工作态度，并没有全面认识到档案工作的重要性；缺乏对应人力支持和资金投入，从而导致与之相关的资料数据无法进行全面的采集与科学的分析判断，无法产生精准的科学数据分析结果。与此同时由于档案管理工作未处于中心管理工作的首要位置，导致各个档案管理阶段未得到其他部门的大力支持，档案采集和整理未能得到妥善处理。大大的影响资料确实性，安全性；同时随着社会的发展，纸质版本档案资料的基础形式已经完全不能满足于中心正常工作的需要，特别是资讯科技的推行，对于传统的纸质版档案管理模式向数字信息版档案管理转换是一项艰巨任务。这就依靠档案部主动地了解高级的构思和技术途径，改善档案管理水平。

2.信息化水平较低

随着信息技术的研发，大数据紧跟其后，数字化档案进行综合的采集和加工是档案部门的重要工作内容。与此同时社区卫生服务中心的业务范围更加细化，建设规模也日益扩大，业务工作日趋规范，引起档案资料也大量增加，致使以人工采集、处理信息为基础的方式已经日益无法适应中心现实工作的需要，进行数字化转变工作势在必行。然而目前档案管理工作信息化工作水平较低，相关基础设施建设和网络设施建设与科技发展水平相比处于落后形势，导致档案信息收集不完全、不快捷，信息化使用率较低，无法保证档案管理的实时性。同时在现实的管理工作中，依旧有许多的纸质版资料，需要对此进行效管理和后续维护，提高管理费用，在从纸质版资料转化数字化载体的过程中，缺少相关的设备和技术支持，无法实现资料数据的数字形式转换。

3.档案利用率较低

借助档案管理工作，中心可以联系总体的资料信息内容对卫生服务项目、工作情况进行概括和分解，管理医疗服务工作进展，评估影响各位员工的工作进程，为主管卫生部门的工作前进提供参考以及管理依据。但是，按客观存在的意义来讲，中心对于档案的使用率较低，通常仅仅只是收集业务工作的资料，对档案资料的使用较少，不能为中心评价和发挥员工的价值等工作提供依据。还有的中心遵循传统模式，仅仅是进行记录和汇报总结工作实际情况，未进行总体调查分析，极少对纸质资料翻查和使用，所以使用率很低，有严重的信息资源浪费情况。

三、提升社区卫生服务中心档案管理的有效途径

1.规范档案管理机制

中心要完全依从于需求开展工作，修缮现存的档案管理机制，标准化各个管理环节，对档案资料的采集、分类、存放、使用等环节制定相应标准，保证严格按照政策法规高效开展档案管理活动，明确权利与责任的合理分配，针对档案管理岗位的工作内容，编制合理的工作程序，并保证各项制度和环节的有效率的实施。同时，要完善监督机制，深入分析档案管理中存在的问题，找出造成现状的根本原因，改善监督管理体制。档案管理工作要充分结合中心的管理要求，纳入日常工作，全面收集和科学分析数据，科学规范管理环节，以确保这项工作的全面实施，促进档案管理体系的高效建设。同时，档案管理部门应考虑中央档案馆的多元化特点，思考一种新的档案管理方式，提高信息化工作水准。

2.完善档案资料

中心档案管理的前提是要有完善的档案，因此有必要对档案进行改进。社区卫生服务中心要积极借助信息技术和软件的使用，提高档案资料的收集速度和全面性，把中心所有日常管理工作的内容都整理形成档案，记录在中心档案信息库中，并加以管理与分析。因此，除了可以使用八爪鱼等应用软件，能够将档案信息的获取与输入，能够有规律地导入到数据库系统中，档案工作人员还应把传统的纸质档案转换为数字档案，把内容价值较高、形式丰富多变的电子文档转换为结构化数据库的形式，进而对其内容进行整理、分析、研究与管理，检索数据间的相互关联，做到高效整合，档案信息研究与运用与共享；提高所获取到档案的真实性，从而增加了档案的使用价值。

3.进行挖掘分析和利用

中心要重视档案的挖掘、分析和利用，对海量的档案原始数据进行分类、综合挖掘、深度整合和分析，找出隐藏的价值内容，查明数据之间的潜在关联，清除中心运行中的信息孤岛问题，促进政府内部干部信息的传递与共享，也彰显了档案数据的重要价值。中心档案机关还可以通过积极利用视听信息技术、数据库技术、互联网信息技术等先进的档案管理信息技术，构建档案信息库、文档管理系统和档案检索系统，统一管理归档，逐步建立不同范围、不同层级、不同区域的档案系统，再经过细化划分、管理与集成，逐步实现数据管理，使对档案的管理由面向档案独立存在物管理转变为数字化的信息资源管理，这样才能提高对档案信息的提供效能与利用效率，从而实现对档案信息管理的附加价值。

4.强化人员培训

社区卫生服务中心要加大对人才的培训力度，针对现有的档案管理人员进行专业培训，安排他们定期的参加相应学习活动，分析档案管理工作的重要、作用、突出问题等。介绍最新的档案管理理念和方法，提高档案管理理论知识水平；每次学习培训后注意组织考核，定期对档案管理人员进行检查，并将考核结果与绩效、晋升等进行关联。与此同时，中心需要适当提高人才招聘的门槛，招聘具有丰富的档案管理理论知识型，技能型，信息化水平高的人才。

结束语：综上所述，社区卫生服务中心是一项繁杂的系统性工作，社区卫生服务中心要着重分析当前档案管理工作存在的突出问题，商定出对策，提高工作效率，从而推进中心整体业务的有序开展。

参考文献：

[1]韩建华.社区卫生服务中心公共卫生档案管理工作探讨[J].黑龙江档案,2021(02):142-143.

[2]廖华.浅谈如何做好社区卫生服务中心档案管理工作[J].侨园,2020(02):73.

[3]徐青青.对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考[J].办公室业务,2017(14):134-135.

作者简介：陈华（1976年9月），女，吉林集安人，单位：集安市团结社区卫生服务中心，职称：馆员，毕业学校：长春税务学院专科，研究方向：档案管理