如何做好声像档案管理工作

如何做好声像档案管理工作

方海霞

湖南开放大学 湖南长沙 410004

摘要：随着我国社会经济的高速发展，档案管理在各类活动中的重要性日益突显。其作为一种综合性资源，虽然无法直接创造历史，但能够反映实践历史，总结教训和有益经验，进而指导当前及今后的工作，提升效率和质量。而声像档案作为现代档案的主要类型之一，能够记载最原始的声音信息。对多个领域的发展具有积极作用，为此应当做好声像档案管理工作。本文主要是分析现阶段声像档案管理工作存在的突出问题，并提出有效的管理工作策略。旨在为档案管理整体发展起到良好的推动作用。

关键词：声像档案；管理工作；优化策略

前言

声像档案在保存和管理中具有较为重要的地位，可形象、真实的反映本单位在各个时期以及各个方面的活动和发展，记录前进足迹、留存变迁记忆，有效指导单位未来高效前进和创新。但由于声像档案具有比较明显的特殊性，其不同于传统的文本档案，因此在管理中需积极做好相应工作，最大限度的提升管理水平，保证声像档案在各类应用活动中具有良好功能和作用。

1 声像档案概述

通常情况下，声像档案是指利用感光记录、磁记录以及激光记录技术等形成的档案类型，除了可记录静止符号以及数字等，还可承载图文、声音、动画等音频和视频信号。主要包括录音记录形式、录像记录形式、照片记录形式、磁盘或光盘等记录形式。随着现代科学技术的不断发展，声像档案逐渐体现出客观、形象、生动的特性，成为档案管理体系中的重要组成部分。不过在新形势下，声像档案管理仍面临诸多问题，相关人员必须采取有效优化策略^[1]。

2 声像档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理收集难度大

由于声像档案相比于其他档案具有相对较强的实效性，而且对归档具有相应的特殊要求。所以在实际工作中，如果收集人员没有充分重视声像档案，则会出现未能及时归档的情况，致使保管不善，档案的保存价值和利用价值丧失。比较常见的现象则是部分管理人员将声像档案存留在本单位或者个人受众，遵循谁制作谁保管的原则，没有向档案部门进行移交，则出现归档不及时的问题。进而引发声像档案资料的完整性不足、有价值的记录信息缺失等。

2.2 声像档案管理制度不全

根据目前声像档案的管理要求，各单位应当对形成和收集到的档案交由档案室进行集中管理，一般是每年一交或随时形成、随时移交。不过就现阶段而言，很多单位的档案管理制度不健全，当形成声像档案时，大多是由摄录人员自行保管。当发生人员变动时，档案很容易出现丢失或未归档等情况。因此针对声像档案管理制度还存在不健全的情况，致使部分档案出现散失，无法充分发挥利用价值和作用。

2.3 档案保管条件有待提升

根据声像档案的特殊性，其在保管过程中难以实现长久保存。多数单位在档案保存管理环节未建立专门的声像档案室，或者配备声像档案专柜等。通常是与其他档案类型进行混合存放，难以满足标准的保存条件，比如注重恒湿、恒温、防磁、防震、防光及防火等要求。在实际保存中，声像档案将会出现较多的问题，例如照片档案出现变黄褪色、底片档案出现粘连变质、磁带出现质量受损等。甚至部分声像档案无法辨别，影响其价值性和实用性^[2]。

2.4 管理人员观念落后

管理人员作为声像档案管理的主体，目前对于该类档案的保存价值尚未有明确的认知，从而在观念落后的情况下，无法提高档案保存质量。比如部分管理人员对声像档案的保存技能掌握不充分，盲目设计存放位置，致使其保存条件不合格。同时在大多人员采用手工管理方式，对计算机、照相机以及档案光盘管理软件等先进技术应用不足，导致声像档案管理处于被动状态，不利于长时间保存和利用开发。

3 声像档案管理工作优化策略

3.1 通过提高认识档案收集力度

为有效做好声像档案管理工作，则应当采取有效的优化策略。首先档案部分应当强化对声像档案管理重要性的宣传，促使各部门及人员能够提高对声像类档案的重视程度，以此为收集工作奠定良好基础。比如可将声像档案收集纳入到工作计划、管理环节中，切实提升管理人员的责任意识、进一步端正工作态度。并且为改善以往声像档案管理存在混乱的现象，档案部门以及管理人员要加大相关信息的收集力度，构建完善、畅通的声像档案收集渠道，保证档案信息内容具有完整性。在具体实施过程中，可规范档案移交过程，严格按照规定定期向档案部门移交声像档案。并对重点单位和科室开展专项收集工作，通过及时有效的沟通交流，保证声像档案随时形成随时移交^[3]。另外一方面，在收集声像档案时，要对重点人员进行直接征集，比如强化与摄录人员的联系，保存这一部分人手中属于归档范围的资料，充分保证档案收集的完整性和系统性，提高整体管理水平和效率。

3.2 完善声像档案管理制度规范

为有效提升声像档案管理效能，必须要依据完善的管理制度和规范。所以各单位应当按照自身的具体情况建立全面的声像档案管理制度，规范档案收集、整理、归档以及利用等各个环节，实现统一管理，避免档案资源出现分散或流失等情况。实际管理工作中，可明确规范声像档案的日常管理要求、对借阅、利用等行为进行标准化规定，落实声像档案管理操作规范，通过定期检查等方式监督档案利用过程。并对永久性、长期保存的声像档案需定期向档案部门进行移交。除此，各单位应当制定合理高效的配套制度，如明确管理责任制，提高管理人员工作主动性和积极性，从而提升声像档案的管存质量。

3.3 加大投入改善保管条件

根据声像档案的特殊性质以及载体，要想做好管理工作，则应当加大投入，以此改善保管条件，在根本上解决声像档案管理存在的问题。因此相关单位需要结合实际情况，增加投入以购置必要的声像档案设备，为声像资料保存载体的贮存提供良好的环境条件。比如在实践中可在档案库房中设置专门的声像档案存放区域，并设置明显标识，避免出现混放等情况。同时针对磁带以及磁盘档案等存放应尽量避开磁场范围，防止出现磁干扰或消磁等问题，导致声像档案资源受损。并且尽量采用光盘载体保存声像信息，具有保存期限长、利用便捷等优势。

3.4 强化人才队伍建设

要想做好声像档案管理工作，则需全面加强档案管理人才队伍建设。比如可组织相关档案管理人员参加系统性的知识学习、技能培训等，充分提高对声像档案资源重要性的认识，并树立坚定的责任性。同时在学习培训中积极更新观念和知识范围，掌握更多有效的管理方法和手段。比如利用计算机技术、射频扫描技术等，将声像档案资源转移到线上实施保存，避免原档案丢失或损坏后无法利用的情况。除此之外，声像档案管理人员还要自觉学习先进知识和业务操作技术，不断强化交流和沟通，提升自身综合素养，满足新时代下对声像档案管理工作人员的要求。

结束语

综上所述，声像档案管理工作是目前档案事业发展进程中的关键要点之一，通过保存声像资源以形成规范化档案，有助于为今后建设发展提供良好的支持和依据。因此在实践管理中，需要针对现存问题，提出有效策略。则是通过提高认识档案收集力度、完善声像档案管理制度规范、加大投入改善保管条件、强化人才队伍建设等，优化声像档案管理体系，推动档案事业创新进步。

参考文献

[1]赵盼盼,蒋楠,栾俊朋.基于信息化条件下声像档案管理方略谈[J].产业科技创新,2020,2(08):103-104.

[2]张琛.论数字化背景下声像档案管理问题和对策[J].江西电力职业技术学院学报,2019,32(09):17-18.

[3]王丹.大数据时代影像技术与声像档案管理工作的融合与创新[J].资源信息与工程,2019,34(04):153-154.