探析信息化在企业物资采购管理中的运用

探析信息化在企业物资采购管理中的运用

商楠 邓祎 付兴

中车大连机车车辆有限公司

摘要：信息化在当代的物料采购管理中的地位日益凸显出来，其作用不容小觑，信息化不仅仅可以保证效率，而且可以保证物资采购管理工作的改革和进步。本文深入钻研了信息化在物资采购管理中的不可或缺性，同时分析了信息化在物资采购管理中的应用方法，目的是进一步加强企业对物资采购管理水平。

关键词：信息化；企业；物资采购管理；运用

引言

当今社会，迅猛发展的信息技术，已经影响到社会进步的方方面面，它不仅仅加快了我国经济建设活动的前进步伐，而且加强了我们的综合国力。伴随着时代的进步，各行各业的企业需要在自身的经营管理观念、管理手段以及管理架构方面都要勇于创新，不能墨守成规。企业对物资采购工作不能掉以轻心，它是内部管理中的一项重要工作之一，需要运用好信息化，高质量高效率的保证物资采购管理工作。

1 信息化在物资采购管理中的重要性

首先，监控采购成本方面。在物资采购管理中企业通过信息化工具，可以在更广阔的范围内收集信息。随着收集范围的扩大，采集到的数据通过信息化工具的整理，可以从中各方位各角度读取到有效的信息，可以替代传统分析中耗费的大量人力物力，这样不仅可以简化操作流程，还可以实现企业物资采购管理中信息处理过程中的人力物力消耗，降低了采购成本。另外，应用信息化，企业可以与供应商跨地区进行自由沟通，最直接的节约了空间移动成本和时间成本，还能更高效率收集物资采购信息，进而可以比较各供应商的产品质量、价格、服务等方方面面，从而选择到对企业性价比最高的商品。由上可见，在采购管理中信息化工具的运用，可以对企业的采购成本进行监控^[1]。

其次，提高时效性方面。在以往的企业物资采购过程中，由于没有高效的信息化手段，企业大多只能被动接受供应商提供的信息，供应商方面也存在产品更新后，因信息化程度低，信息更新慢的现象，以上种种大大降低了企业物资采购管理的效率。物资采购管理中信息化工具的运用，使电子商务系统发展起来，不论企业需方，还是供应商供方，信息都可以即时更新，对于企业，可以随时获取最新信息。物资流转方面也借助于信息化，大大降低了传统物资采购管理中的物资沉积和供应滞后现象。综上，合理的运用信息化工具，可以保证物资采购中时效性。

最后，控制物资采购的全进程方面。在物资采购管理中信息化工具的运用，可以全进程的控制物资采购，把物资采购管理细化到每一个节点，根据需要实时研究全进程中的各项信息。这样不但有助于在后续管理工作中的查阅，而且还可以及时抓取物资采购管理中的异常信息、然后进行分析，采取正确的应对措施，减少企业损失。

2 信息化在企业物资采购管理中的运用

2.1物资采购管理中的数字化实施

第一，建立物资信息大数据平台。这个平台可以保证物资“进耗存”（采购、消耗、结存）信息、采购计划等均可以被企业相关工作人员共享。工作人员通过信息的共享，可以随时根据消耗和库存的综合情况来调整采购计划，既避免由于没有生产物资而导致的停产，又避免物资充足又重复采购产生物资冗余。第二，建档管理供应商。供应商档案中实时记录供应商的各项信息，例如物资多少、价格高低与波动、产品优缺点、后续服务、联系人等各项信息，通过以上信息，相关工作人员可以规避风险，保证物资采购的最优性价比，进而保证产品质量^[2]。

2.2物资采购信息化系统的建立

信息化在物资采购中应用的第二个途径是建立物资采购信息化系统。通过系统可以形成采购基础数据库，主要包括采购计划单元、库存管理单元，这样方便实时对比各供应商的各项采购参数。相关工作人员通过系统可以随时掌握各部门物资储备状况，合理安排物资以满足动态生产，进而合理地分配流动资金。通过系统还可以即时掌握储备物资的状况，设立合理的安全库存，既避免物资积压，又能在紧急状态下最大限度的保证生产和流动资金的利用。另外招标模块也是该系统的一个新生事物，该模块为可以实时发布企业的物资需求信息，通过信息化手段，及时传递和吸引供应商，使其主动沟通，让企业在采购中占据主导地位。同时通过以往信息对供应商分级管理，从而保证供应商质量。

2.3物资采购管理信息共享的加强

信息化在物资采购中运用手段之三是物资信息的动态共享，主要包括物资采购信息、物资发放信息、物资消耗信息等^[3]。企业相关工作人员尤其管理层可以利用这此共享信息，根据采购、消耗、结存的分析，对生产及其他工作做出合理安排，确保生产指标的完成。不同企业需主动与大数据进行对接、挖掘、充分利用，不仅满足企业生产经营的基本需求，同时挖掘出降耗增产的机会点，保证企业练好内功。

2.4有效组织管理架构的建立

相应的管理机构或部门也是物资采购领域必不可少的一部分，通过这些部门的专业运作，可以使整个物资采购工作高效、合理、低耗的进行，顺畅地完成采购任务。所以必须要建立一个全面的物资采购管理架构，这个系统可以保证整个采购流程的内部高效运转。同时管理架构人员和企业其他各个部门人员还可以进行有效沟通，以信息共享为基础，针对特定物资进行专项分析，使物资采购管理水平的提高落到了实处。另外，需要建立完善的监督制度，对物资采购日常工作进行监管，确保工作绩效，杜绝采购过程中各种不良行为的发生，进而总体工作得到改善。同时，有效的采购管理架构可以有更多的精力去探究自身的特点，不断优化原有的采购方案，破陈出新，进而是提升了整个采购管理水平。

结语

综上，信息化的运用是在企业物资采购管理发展的大方向，是企业经营与发展到当今的必然产物，如果企业落后于社会经济和信息技术迅猛发展的步伐，必然将被多元化的市场竞争所抛弃。信息化在物资采购管理中方方面面都起到关键的作用，尤其是帮助企业监控成本，保证物资采购的高时效性，和全进程的控制物资采购，所以运用好信息化，企业才能在残酷的竞争中占有一席之地。

参考文献：

[1]张磊.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科技创新与应用，2020（05）：244.

[2]马千里，韩雪.供应链信息集成下的企业采购管理优化[J].化工管理，2019（07）：24-25.

[3]李明.信息化在物资采购管理中的应用[J].现代工业经济和信息化，2019（7）：60-61.