浅淡项目档案管理人员如何做到项目档案收集的齐全、完整

浅淡项目档案管理人员如何做到项目档案收集的齐全、完整

张瑞芳

国能神东煤炭档案馆 陕西省榆林市神木大柳塔 719315

摘要：本文主要结合收集的环境（国家重点实验室-煤炭开采水资源保护与利用）、民建（科技大厦）、智能（数字化矿山）三个领域项目档案、及根据自身的工作经验，浅谈项目档案收集的齐全、完整所需做哪些工作。

关键词：项目档案；收集；完整

项目档案工作要在建设单位的统一管理和组织协调下，按“谁发生、谁经办、谁负责”的原则进行归档。工程前期文件、工程管理文件由本单位工程管理部统一汇总整理；施工文件由施工单位编制整理、归档；监理文件及设计文件等项目相关单位产生的文件由监理、设计院及工程相关单位负责编制、归档。由此可见项目档案整理、收集来源就分为三个途径：一是由本单位内部各部门形成的文件；二是施工单位形成文件；三是项目相关单位形成的文件。

一、本单位各部门形成的文件

依据《业务手册》明确了前期文件的控制管理收集单位及所整理、收集的范围、时间、格式上的具体要求。前期、可行性研究及任务报告、设计文件、项目管理文件、计划投资统计管理文件、生产技术准备及试生产文件、环境保护及人防、安防、消防、档案验收管理、综合性其它文件的收集，由工程管理部及项目单位负责有阶段的收集、积累。

前期文件的形成：要按照公司的统一格式，要有专人负责统一编号，签署要完备。前期文件的收集要按照成册表对文件的数量、原件、签署进行检查、要注意收集原件，如批复文件不是原件，应在收集复印件的同时追溯原件，按照批文上的文号追踪相关引用文件及保证文件的完整性。检查合格后，进行接收并做好登记台账。进入合同谈判阶段及以后流转直到正式合同签订文件，由法务事务部及财务部等相关部门负责收集、整理、归档。主要前期文件经流转结束后，移交项目档案室。

前期、管理文件整理组卷规则：前期文件以“件”或“卷”为单位整理。按事由结合时间顺序组卷。同一事项的文件应按照批复文件在前，请示文件在后；译文在前，原文在后；征文在前，附件在后；单个问题尽量单独组成一卷。组卷过程中，将具有联系的文件组成一卷，务必不能出现卷中内容混乱的现象。管理文件组卷要保证文件的关闭性。

二、施工单位工程资料组卷顺序、整理要求及如何收集

1、要求：

组卷顺序：同类、同种工程资料应按形成时间先后顺序组卷；不同批次材料、设备、构配件的资料应按进场报审时间先后顺序组卷；同一批次进场材料、设备、构配件，应按材料进场报审表、材料进场检验记录、质量证明文件、出厂检验报告、见证取样表、检测报告、用量跟踪单的顺序组卷；同一批次进场材料用于多个单位工程，工程资料原件应放在最先施工的单位工程的资料中，其他单位工程应采用手续的抄件；施工过程验收资料应按分部工程的验收先后顺序进行组卷；分部工程中的报验、验收资料应按分部工程、分项工程、工序（或检验批）验收时间先后顺序组卷；设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列。

施工单位资料应按单位工程组卷；实行总承包的工程，单位工程资料应由总承包单位负责汇总并组卷；专业分包工程的工程资料由分包单位组卷；一个单位工程由多个承建单位施工完成，应由建设单位根据工程实际情况制定一家单位负责单位工程资料汇总组卷。其他承建单位应向指定单位提供本单位的工程资料，各承建单位应分别对本单位形成的资料进行整理，并达到组卷要求。

随机资料整理：设备随机资料按专业、系统、台套组卷；卷内文件按照形成时间排列；设备随机资料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明互见号。

竣工图整理编制要求：工程竣工时应编制竣工图，竣工图一般由施工单位负责编制；竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况；应将设计变更、工作联系单、技术核定单、洽商单、材料变更单、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核，作为竣工图编制的依据；竣工图应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录；竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图纸张数和套数等。

2、收集：档案人员“四参加”介入过程管控进行收集

（1）参加项目单位组织的第一次工地例会，在会上需提出各单位的要求。涉及到项目档案的具体要求为：

细节要求：纸张用白色A4书写；封皮、卷内目录、备考表、编号等格式要规范；打印页号要在文字内容的有效页的右下角编写,如果反面则是左下角；装订的案卷厚度一般不超过4cm，去掉金属钉；如合格证等幅面小的用胶棒粘贴在A4纸上，金属片则只要复印件并说明等；工程名称与中标通知书或任务委托名称、质监登记、认证书、图纸名称等所有的文件要一致。

图纸要求：折叠成A4纸幅面，手风琴式折叠，标题栏外露，按设计院所出目录排序，备考表附后；图纸一般不装订，在外包卷皮整理；竣工图要求设计图章竣工图章齐全且不可代签，填写内容齐全。

质量控制资料：参照管理资料中的材料送检计划、质量控制资料核查记录、主要功能抽查记录及结算资料中的盘点表核对资料的齐全完整。按原材按材料报审-材料清单-合格证-出厂检测报告-原材复检报告排序。

结算资料：依专业人干专业事原则，按造价所出目录（有造价人员签章）排序。档案管理人员根据目录核对文件的齐全完整，同时，也可学习到关于结算方面的知识。

声像文件：作为承包商交工文件的一个重要组成部分，对项目建设重要事件、重要控制节点、关键部位、关注要点等应及时进行声像记录、收集和积累。在声像文件整理、收集特时，隐蔽及竣工验收等形成的照片、影像等资料需要附于隐蔽资料之后（A4像纸中打印两张照片，在照片下方写上拍摄时间、谁拍摄的、什么工程、隐蔽什么部位）归档。

（2）参加每月的验工计价，做好项目档案日常的检查、指导。

检查在第一次工地例会中提出的要求是否做到；检查项目各部门和项目组负责管理的自身形成及接收的文件情况；检查所有承包商负责项目建设过程中形成施工文件的报审流转、收集、积累和管理，是否及时跟踪报审流转审批情况；检查施工文件应该按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集、积累，并按文件编码分别存放。施工文件的形成要确保及时性，并应保证内容的完整性、准确性社绝后补施工记录，施工文件的字迹要清楚，图样要清晰，图表要整洁，字体要一致，文件编号和文字排版要符合要求。施工报审人员签字要手签，签署时不能只签名，还需填写意见，且签署日期和红章必须齐全。报审文件需先由施工单位文控人员报给监理文控，（报审时，项目名称要写齐全，编号要按照工序、时间顺序编码、本单位签署、红章及日期要齐全；（再由监理文控报给项目单位；文件返还后，）施工单位文控需对文件进行分类存放，对台账进行分类记录，按类别编制目录清单，（做到纸质文件和电子文件同步分类管理保存。）工程施工或设备检测检验单位提交的检测报告属于施工文件的一部，由承包商随施工文件一并整理、组卷。承包商自身形成的工程联络单、传真、会议纪要等重要往来文件，为施工文件进行收集整理和归档移交。

检查监理和项目组要及时审签相关报审文件是否签署完备、合法、有效，文件编号齐全，字迹材料符合归档要求。监理单位要确保各项审批手续齐全，未履行手续的不得进入下道工序。施工监理文件由项目单位进行监督、检查；设备监造文件由项目采购管理部进行监督、检查，并在签订监造合同前明确监造文件及其内容组成，整理、归档责任。
检查各部门、项目组、承包商、监理单位必须认真、细致、及时、准确、完整地建立文件控制管理台账进行日常文件的管理工作。

（3）参加单位工程或分部工程验收

项目单位在参建单位向项目单位移交前，应对参建单位形成文件材料的收集、整理情况以会议的形式组织竣工验收。

验收条件：完成单位工程或分部工程的各项内容，文件材料齐全完整，并完成分类整理，形成竣工报告。施工单位监理单位形成质量评估报告。设计院形成设计评估。

验收组织：由建设单位组成项目验收组，验收组成员由本单位档案人员、工程部人员、质监站人员、监理人员、设计院人员、项目单位及相关单位人员组成；

验收会议程：参建单位汇报建设情况；监理单位汇报的审核情况；资料验收组检查收集的文件整理、组卷情况；质监站汇报工程质量及质量控制资料的齐全、完整、真实及有效；设计院汇报是否与设计相符；验收组进行综合评价，形成竣工验收纪要。并强调尽快办理结算、认证，最后向档案馆移交。

4. 参加整个项目验收

按项目档案验收组织者及项目立项核准的机构等级区分。国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收。在项目单位进行，要求项目设置项目档案室；国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案；省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。档案资料统一移交项目所在单位的档案室或者公司档案室，在项目所在档案室进行验收。

三、工程相关单位产生的项目文件

建设工程档案通常是指建设工程项目在对此项工程确立项目、审批、采购（包含招标与投标）、实地勘测、设计、施工、监理、调试、竣工验收及试运行工程整体进程中，构成的应该归档存放的图表、文字、影像、声音等不同模式与电子光盘、纸质资料等不同记录媒介的全部材料文件。

由项目档案的成套原则及归档流程把控收集项目档案。主要简述设计文件、地质文件及监理文件项目设计文件控制：项目设计文件归档范围：项目设计归档文件主要包括总体规划设计、方案设计、初步设计及批文，设计评价鉴定审批文件及综合性文字图标等。项目设计单位（设计院）负责与承包商、设计院进行联络，并负责审查设计文件的合法性、合规性和有效性。

总体设计、基础设计文件由工程技术部负责催缴和接收。原则上，设计单位提供的份数应满足项目策划需要。总承包商、设计院出具的设计文件必须提供总目录、分目录及专业目录等，并有设计文件成册表及样本，经工程部门、财务部门和项目参见各单位审查后，方可实行。

详细设计文件按业主使用份数提交后，统一移交项目部进行接收、提供利用，并负责及时更新设计文件的版次，以确保项目档案室提供的是最新版次的详细设计文件。

总体设计、基础设计文件和设计详细文件各归档一套。

地勘文件控制管理：地质勘测档案是指地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质勘查档案资料形成后，由经办单位（部门）及时移交档案管理部门，不得在相关部门滞留、扣压。档案管理部门有权查询、催交档案资料。由项目管理单位依据地质勘测类工程管理有关制度责成施工单位立卷形成，项目管理单位负责项目内容的质量把关，保证资料的完整、合格。文件由项目单位审查后在工程《档案资料移交目录》上签字盖章确认，再向档案部门移交。

监理文件控制管理：监理文件的编制，执行国家或行业建立规范。监理单位负责施工监理或监造监理文件的收集、整理工作。施工监理文件由施工管理部门进行督促、检查；设备监造监理文件由项目采购部门进行督促、检查。监理文件按单位工程整理，按照“文种-问题-时间”进行组卷排列；监理通知单与监理回复单一一对应组卷。监理文件与施工文件同步，监理文件提交归档1套。施工文件中已经完成组卷的内容，在监理文件中不必重复组卷。

结束语

综上所述，项目建设档案归档工作的有序展开，有效解决了档案移交实际过程中滞后的现象，提升了建设项目档案管理工作的水平与质量。在一定程度上，项目建设部门、参与建设等相关单位档案管理意识增强，只注重建设进度，不重视建设资料的现象明显得到改善。

参考文献

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