新形势下油田企业档案管理模式研究

新形势下油田企业档案管理模式研究

孙瑜

新疆油田公司档案中心档案管理科 新疆维吾尔自治区克拉玛依市 834000

摘要：随着我国工业化的不断推进，油田企业已经成为我国经济体系中不可或缺的一部分，而新时代对于油田企业的管理也有一定的要求。档案管理是油田企业管理体系中较为重要的内容，完善的档案管理模式能够促进企业的快速发展，也能够提升油田企业的运营能力，故本文主要对如何完善企业档案管理模式进行了探讨。

关键词：油田企业；档案管理；模式研究

油田企业在开展档案管理的过程中，不仅需要遵循科学合理的原则，同时应当保证企业内部档案管理的有效性，能够及时对档案管理中存在的问题进行调整。而这既能够保证油田企业的长久发展，对于促进我国经济体系的进一步完善也有着一定的实际意义。

一、油田企业档案管理工作中存在的问题

（一）管理意识较为薄弱

在油田档案的管理中，相当一部分的企业没有认识到这一工作的重要性，造成相应人员没有良好的管理意识，阻碍了企业档案管理模式的发展与创新。油田企业在开展档案管理的过程中，往往还是传统的以纸质档案为主的管理模式，针对越来越多的电子文件、数据的出现，没有及时调整管理思维，忽视了企业档案管理也要随着信息化建设发展的重要性，从而造成了当前油田企业中档案管理质量不高的现象。其次，部分管理人员在进行档案管理的过程中，所使用的管理方式也需要创新。由于纸质档案的特殊性，整理量大，造成了管理人员工作效率较低，不能及时地对相应档案进行管理。而要解决这一问题，则需要油田企业对档案管理提起重视，进一步明确发展档案管理方式对于企业发展的必要性，利用当前使用广泛的电子信息技术进行档案管理。这不仅能够对相应的档案进行有效管理，也能够进一步避免出现因分类不准确、著录不全、整理不到位等原因，造成档案无法精准提供利用的乱象。通过信息化的管理，也能够使得管理人员对相应文件进行分门别类的管理，从而使得管理工作的效率得以提升。

（二）管理人员素养不高

由于部分油田企业对于档案管理工作的忽视，使得相应的档案管理人员的水平存在着一定的问题。首先，油田企业对于档案管理人员的指派存在着一定的问题。从事企业档案管理工作的人员，往往是对企业有着一定认知、工作年限较长的老员工。这部分工作人员虽然能够根据自身对企业的了解进一步完善企业的档案管理工作，但其对于新型的档案管理模式的接收能力较差，一般也没有具备专业的档案管理能力，从而造成了企业的档案管理情况不够理想。其次，油田企业的档案管理工作不仅要求相关工作人员具备有效整理、管理档案文件的能力，也要求工作人员能够了解企业的生产流程。而目前，绝大部分油田企业并没有对档案管理人员进行专项、系统的培养，造成了档案管理人员不能快速地融入管理工作当中，在相应档案文件的管理上存在着一定的误区。这也是造成当前档案管理人员缺乏专业能力的主要原因之一，对油田企业的档案管理模式发展是极为不利的。

（三）管理设施有待更新

首先，在传统的油田企业档案管理模式当中，往往是需要相应人员手动对归档文件进行录入、检索的，这不仅使得油田企业的档案管理中容易出现错误，也为工作人员带来了极大的负担，不利于企业档案管理模式的发展。而随着我国科技化的不断推进，现如今已经有了更加便捷的现代化管理软件，能够实现对档案的有效管理，也能够减轻工作人员的负担。但部分油田企业对于档案管理的不重视，使得企业为档案管理投入的资金过少，造成现代化的档案管理方式在企业中的应用受到了阻碍，同时也使得企业的档案管理缺乏一定的规范。其次，现代化档案管理设施的缺乏和落后，需要油田企业在档案管理中投入更大的人力成本，尤其是对重要的档案文件，要求工作人员进行多次的复核。但人工操作也很容易导致其他的问题。比如，工作人员在进行纸质档案文件的管理时，可能会出现丢失的现象，而档案文件的管理不当也很容易造成文件的损毁，从而阻碍油田企业的进一步发展。

二、油田企业档案管理模式的发展途径

（一）增强宣传力度，提高管理意识

首先，油田企业需要明确认识到宣传档案管理的重要性。企业部分工作人员对于档案管理认识不足，不清楚档案管理工作的重要性，造成这部分工作人员在进行档案管理工作时，态度不够端正，也很容易导致档案管理出现混乱，对于企业的发展是极为不利的。故油田企业应当在内部加强对档案管理的宣传，使得工作人员明确档案管理的流程，清楚档案管理的重要性，指导其开展档案管理的工作。其次，油田企业在加强档案管理重要性的宣传过程中，需要做到利用多种方式与渠道，全方位地开展档案管理宣传工作。比如，企业既可以在食堂等地进行张贴宣传画，帮助工作人员建立起对档案管理的初步认识，也可以开展档案管理的专项讲座，使得工作人员能够真正理解档案管理的需要，从而帮助工作人员开展档案管理工作。而多种方式同步进行宣传，也能够保证宣传工作的有效性。

（二）对管理人员进行专项培养

在企业的档案管理中，对工作人员对管理水平与分类能力都有着一定的要求，而这也需要油田企业展开一定的培训工作。首先，油田企业必须要加强对内部工作人员的管理，充分利用好企业的人力资源，保证企业档案管理工作的顺利开展。在工作人员开始档案管理的工作前，企业需要对其进行一定的培训，使其明确档案管理工作的需要，这也是保证企业档案管理工作科学高效的途径之一。其次，对于工作人员在开展档案管理时的能力水平，企业也应当进行评比工作，根据工作人员的实际能力与工作情况，建立合适的奖惩机制，激发内部工作人员对于档案管理工作的热情。最后，企业应当定期地开展档案管理工作的学习和交流活动，促进其能力的发展，鼓励工作人员进行新型档案管理技术的学习，以保证企业档案管理工作的长久发展。

（三）采用新型档案管理模式

企业在档案管理模式中，往往习惯于采取人工对纸质档案文件进行管理的方式，而随着企业的不断发展，这种档案管理方式的实用性也在逐渐降低，甚至制约了企业的发展。因此，油田企业需要不断探索并且应用新型的档案管理模式，实现档案管理的科学发展。而信息技术已经开始在各行各业中占据了重要的地位，这也使得企业档案管理模式的发展有了一定的方向。但油田企业在将信息技术融入档案管理的过程中，不仅需要注重平台的建设，同时需要注重培养工作人员对该种方式的应用能力，从而保证新型的档案管理模式能够真正得以应用，这不仅能够减轻工作人员的负担，降低油田企业的人力资源支出，也能够保证档案管理工作的准确性，保障油田企业的发展。

总结

油田企业需要做到深刻认识档案管理对于企业发展的重要性，有效的档案管理能够保证企业的稳定，而在档案管理中应用现代化的信息手段则能够降低企业的经营成本，也能够保证企业档案管理得到发展。企业也应当引导工作人员逐渐建立起信息化管理的理念，促进工作人员管理能力的提升，以此来促进企业经济效益与运营能力的提升。

参考文献：

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[2]吾尔古丽·阿不都克里木.完善档案管理 服务经济建设——论油田企业档案管理的有效途径[J].中国管理信息化,2021,24(15).

[3]浦爱群.油田企业档案资料管理的重要性与策略探究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(09).

作者简介：孙瑜（1972.3-），女，汉族，重庆市沙坪坝区，本科，馆员，研究方向：档案管理。