基于数字化校园平台的高职院校档案管理实践策略

基于数字化校园平台的高职院校档案管理实践策略

谭慧

恩施职业技术学院 湖北 445000

摘要：随着数字化校园平台建设的深入推进，高职院校档案管理工作迎来了全新的发展要求和目标，如何借助数字化技术提高档案管理质量和效率已经成为高职院校档案管理人员亟需解决的问题之一。本文以数字化校园平台下高职院校档案管理应用实践作为论点展开研究，结合实际问题，阐述了相应的优化策略，旨在促进高职院校档案管理水平的有效提升。

关键词：数字化校园；高职院校；档案管理；实践策略
引言：

在新时代背景下，电子信息技术日新月异、快速发展并且被逐步应用到各个领域。在此背景下，数字化校园平台建设被提上日程，同时也对高职院校的数字化档案管理工作提出了更高的要求。鉴于此，高职院校在数字化校园建设时应该充分发挥数字化技术的应用优势，将其融入档案管理工作当中，通过研究实践策略，持续改进工作质量，真正为高职院校数字化校园建设打下坚实的基础，这样才能更好地顺应时代的发展趋势，从而促进高职院校高质量、可持续发展。

1.数字化校园平台下高职院校档案管理工作存在的不足

1.1数字化档案管理制度不健全

通过调查研究发现，高职院校数字化校园建设背景之下，学校数字化档案管理工作没有相应的管理制度，或者档案管理制度不够健全完善，这些都严重影响档案管理工作数字化转变的发展进程。部分高职院校没有意识到档案管理工作数字化的重要性，无法联系自身工作的实际情况进行工作的深入思考探索，仅对其他院校中存在的管理制度进行照搬照抄，阻碍了自身对于数字化档案管理方面的研究与开展^[1]。

1.2 数字化档案管理系统设备老旧

在传统模式之下，相应工作开展需要的配套设施十分老旧，无法负担高效管理大量的档案信息数据，造成档案信息数据的留存、更新不及时，无法负担数字化工作的正常运行，档案信息数据无法被合理且平台化利用。同时，档案管理系统在数字化校园下的安全风险也面临新的挑战。

1.3数字化档案管理人才体系建设不完善

校园数字化档案管理的有效开展不但需要对应的数字化设备引进，还需要引入对应专业人才，搭建对应的人才体系梯队。在开展工作时，不但需要工作人员具备相应的电子信息计算机技术，还需要具备档案管理工作能力，保障在开展数字化档案管理工作时具有高效性、全面性、灵活性与专业性。在开展档案管理工作对应培训时，只是将重点放在档案管理工作的能力培养，忽视了档案管理工作的相关电子信息计算机技术技能培训，导致相关工作者没有数字化档案管理工作所需要的综合能力，无法有效开展工作，直接影响了相关工作者的自身发展以及数字化校园管理的建设。

1.4数字化档案管理安全保密意识不完备

高职院校档案管理方式缺乏创新性，不能定期开展信息化技能的培训活动，增强工作人员和学员的安全防护意识，档案管理数字化发展困难重重，特别是随着数字化校园建设的快速发展，信息化水平的全面提升，数字档案管理的安全保密性将越来越要求全方位、立体化的防护，目前的安全手段必须加以改进和加固。

2.数字化校园平台下高职院校档案管理工作建设及开展方法
2.1储备数字化档案管理工作开展所需的资金

数字化档案管理工作的开展需要引入大量专业的数字化信息管理设备。因此，高职院校在进行学校财务预算时应该纳入设备购买资金预算，在学校预算范围内，引入档案相关数字化工作开展时需要的仪器设备，以此达到控制学校预算的同时，增加相应的平台设备支持数字化工作的运行，提升工作的效率，有效存储数据，同时大力发展数字化校园档案管理工作。

2.2搭建数字化档案管理工作人才体系

为保障档案管理工作的开展，引入数字化信息管理设备以及普及认知教育的同时，还需要进行相关档案与数字化知识技能的培训，进行数字化档案管理工作人才体系建设也是必不可少的环节。与相关高职院校建立战略合作，从合作院校引入专业人才并组建专业团队，在教育过程中优化培训内容并且设定相关制度，为数字化档案管理工作的建设打好扎实的基础^[2]。此外，针对只具备传统档案管理技能的人才，需要在上岗前开展档案管理结合数字化管理技术的上岗教育培训，让上岗人才同时具备数字化技术以及档案管理两种技能知识并融会贯通，在上岗时能够有效应用实践，以此达到开展工作时高效快速的目的，为数字化校园建设作出贡献。

2.3进行数字化档案管理工作制度体系建立

高职院校深入理解数字化档案管理工作开展的意义，同时在发展过程中需要通过不断调整达到效率提升以及制度完善的目的，根据工作开展现状制定相应措施，并结合各种因素进行数字化档案管理工作制度体系的建立，具体可以分为以下几个方面来进行：第一，通过结合工作内容，阶段性对工作人员的工作内容进行工作定期考核设置，以此达到帮助工作人员工作发现自身问题，工作质量得到提升的目的。第二，进行制度建设及制度完善时，应该以不同工作板块或者不同的部门为基础，梳理各板块工作特点，专项制定不同板块的工作制度，让不同板块工作的开展具有针对性的依据以及开展的工作标准，促使数字化档案管理工作的开展具有针对性和有序性

^[3]。

2.4增强数字化档案管理工作的安全性

数字化档案管理工的开展，需要引入相关数字化信息技术专业人员，根据数字化工作开展情况，制定能够保障工作安全开展的长效举措。首先，在工作开展前，进行问题安全预防举措的制定，需要专业人员明确在数字化工作中存在的各种安全隐患，制定预防措施以防信息问题的发生。此外，在工作开展过程中以及结束后，联系工作开展的实际情况，解决安全问题，并且针对性增强系统安全性，增加数字化档案管理工作的保密性，避免在档案信息管理过程中出现信息遗失、错误以及泄露的问题，影响数字化档案管理工作的正常开展，对高职院校高质量健康发展带来隐患。

3.结论

通过以上分析可以得出，在高职院校数字化平台建设的推动下，应用现代信息计算机技术是高校档案管理工作的关键任务。但是经过大量的调研结果发现，现阶段不少高职院校档案管理工作仍旧存在许多影响其发展的问题。因此，为了有效提升档案管理的工作质量以及工作效率，避免出现各种安全问题，同时帮助档案管理工作数字化进程的推进，学校及相关管理人员需要积极采取对应措施解决管理问题，这样才能获得理想的管理效果，从而提高档案管理的现代化水平。

参考文献
[1]娄翠英.数字化校园背景下高职院校档案管理模式构建[J].现代教育技术，2019,4(04):33-34.
[2]詹晓敏.刍议数字化校园背景下档案管理策略[J].档案工作，2020,16(08):144-145.
[3]吴晨.数字化校园背景下高校档案管理模式研究[J].文化产业，2021,9(05):163-164.