实现办公室行政管理精细化的思路与对策

胡心睿

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摘要：近年来，我国各个领域在时代飞速进步的过程中得以蓬勃发展，同时各项管理工作也迎来巨大挑战。因此，有必要加快办公管理改革，通过精细化管理促进事业单位快速发展。文章通过分析和探索办公室精细化行政管理中存在的问题，提出了推进精细化行政管理的思路和一系列措施，希望能给相关人员提供一定的借鉴。

关键词：事业单位；行政管理；精细化；思考；测量

引言

办公室的行政事务管理工作对单位各个部门的调动、监督与发展起到重要作用。办公室的行政事务管理工作看似简单，实际上是非常繁杂并且有难度的一项工作，综合性强。工作内容不仅包括对公司内部人员的沟通与调配，还需增加公司内部员工之间的联系与沟通以及传播公司文化等等。可以说，办公室的行政事务管理工作在整个单位的运转过程中起到承上启下的综合作用。因此，办公室行政事务管理工作能否积极、高效的开展便显得至关重要。在实际的工作过程中，办公室行政事务管理工作不可避免的会受外界环境影响，如何协调办公室行政事务管理工作与外界环境的影响的重要性不言而喻。当下，随着我国经济的不断发展，各种类型的公司日益增多，办公室作为机关内部不可缺少的一部分，在不同规模公司的发展中都起到了不可或缺的重要作用。

1当前办公室行政事务管理过程中存在的问题

1.1办公室行政事务管理体系不够完善

行政事务管理体系不够完善是导致办公室工作人员无法高效开展相关工作的最重要原因，进而导致相关制度无法发挥其实效性，单位运行的过程中相关制度无法有效对其进行约束以及规范，工作效率以及质量相对较低。办公室行政事务管理体系没有与时俱进，过于僵化老旧，导致其无法有效满足当前单位运行的实际需求，进而导致部分国家行政机关单位的管理工作停于表面化，无法真正发挥其作用，行政事务管理工作也无法取得预期的效果。因此，建设完善的办公室行政事务管理体系至关重要。

1.2信息化管理水平低

在互联网时代，很多企业都建立了不同程度内部信息化管理平台，例如财务部、人事部门的ERP系统等。相比较而言，办公室档案管理的信息化建设却相对落后。大部分仍然选择实体档案柜等设备来保管档案，档案分类不足、摆放混乱、重要档案没有备份上传，一旦档案损坏或者遗失，会给企业带来严重影响。

1.3缺乏先进的行政意识

与传统行政结构不同，完善行政工作需要极强的管理意识，制定科学的管理方案，精简行政法规，确保公平和公正；管理人员需要及早发现行政机构的问题，组织开展会议，讨论并解决问题和挑战。但大多数办公室行政工作人员目前缺乏先进的行政意识。

2办公室行政管理精细化的主要思路

2.1构建信息化行政事务管理系统

现在正值网络信息技术飞速发展和广泛应用的重要时代，构建信息化行政事务管理系统不可或缺。机关单位在办公室行政事务管理需要做好对现代技术的应用和有效融合，为管理现代化的实现以及管理效率的提高提供强大的技术支持。我们不仅要积极做好技术应用的更新工作，为效率和质量的提升提供“粮草”，还需要在具体实践当中要加大改革力度，在技术以及资金方面给予有力支持，将计算机设备和网络信息系统优化纳入到现代化管理体系当中，保障各项工作的有序开展。

2.2提升管理工作的能力，积极主动思考工作

中心办公室工作是辅助领导处理信息、协调部门内外关系、管理部门综合事务，以确保该机构高效能运转。因此要求办公室教师不但具有专业的管理经验，还应具有广博的学科知识。比如在教育学、管理学、心理学、计算机应用等学科领域都有丰富的专业知识，积极主动思考的工作态度，这不仅表现在对本职工作的熟悉程度以及简单完成好本职工作，更应当具有积极主动思考问题的意识，推进工作的动力，从而提升部门的美誉度。

2.3讲服务，由始至终奉行严谨、认真的服务观

接待人员应牢固树立“服务至上”的理念，每受理一次接待任务，要当成学生完成一次作业，如同工人生产一件产品。同时，作为接待的主管者，要随时反馈，包括对内反馈、对上反馈、对外反馈，切不可接待的宾客一走，就万事大吉。对每一期接待工作都有备案。以更加优良的服务，笑迎八方客，接待四海宾，为地方的发展积累更多的资源，带来更加旺盛的人气和实实在在的项目，为加快实现经济高质量发展注入更强劲的动力。

2.4提高档案管理安全度

如前文所述，需要对企业档案明确分类，根据档案类型、重要性、使用率等来建立对应的安全管理级别。这其中核心技术为代表的知识产权档案、企业资质档案、客户档案、人事任免等都是相对重要的，必须要匹配高级管理级别。企业业务组成以及状态、员工档案等次之。一些陈旧没有利用价值的档案需要及时销毁，销毁工作必须要遵从一定流程：首先筛选出需要销毁的档案，并认真登记；其次，将待销毁档案递送给部门负责人，由其对档案进行再次审查，审查通过后需要盖销毁印章，然后将其送到档案管理人员面前，由其来销毁。销毁时需要有2人以上来完成，避免其中的资料散失。档案销毁后，将电子档案系统内有关资料随之删除。档案管理部门若是发现企业有关领域尚未申请专利、商标等。

为代表的知识产权保护，需要及时反馈，帮助企业建立完整的知识产权体系。

2.5完善办公室行政事务管理体系

在创新行政事务管理模式的过程中，相关人员应当将管理手段改革作为出发点，改变传统的多层次、小幅度的管理模式，积极应用现代化扁平式行政管理模式，有效扩大管理幅度，促进管理工作更高效开展，进一步提升信息在各部门之间的传递效率，更高效地协调各部门开展相关工作。扁平式行政管理模式的应用可以有效提高单位领导决策的科学性，使领导可以更直观地对基层的发展进行了解，进而将基层的实际情况作为决策依据，从而有效提升单位运行策略制定的科学性、合理性。此外，为了加强对办公室行政事务管理的监督，可把效能监察和内控小组直接引入行政事务管理体系内，进而有效对行政事务管理进行监督监察，保证工作可以高效、协调开展，保证国家行政机关单位的正常运行。

2.6深化管理理念

办公室精细化行政管理为了取得更好成果，重要的是要深化管理理念，发挥其引领作用，有效推动转变，优化后续行动。事业单位领导层必须认识到优化管理的重要性，认识到办公室精细化行政管理不仅有助于事业单位业务增长，而且有助于提高工作人员的工作效率和专业技能。为实现这一目标，事业单位需要开展宣传和咨询工作，利用必要的培训机会向管理人员解释什么是办公室精细化行政管理，了解办公室精细化行政管理的重要性，改变落后的行政管理措施和方法。此外，在优化和改变办公室人员思维时，事业单位要注意帮助人员解决其在转变思想方面遇到的困难，使办公室精细化行政管理为事业单位的发展做出更大的贡献。

结语

办公室行政事务管理是机关单位改革和创新发展的奠基石，是单位高效运转的重要保证，是所有部门工作运行的重要枢纽，也是进行单位内部信息上传下达的主要桥梁，所以我们必须切实意识到行政事务管理工作的重要性。要顺应时代的潮流，不断完善相应的行政事务管理体系，不断优化行政管理事务工作的策略，要运用科学规范的管理方法，大胆突破，以便更好的适应新时期对机关单位管理工作的要求。新时期行政事务管理工作仍要长远谋划，准确定位，继续提高行政事务管理人员素质，借助网络信息技术构建信息化管理系统，推动行政事务管理工作高效运行，促进行政事务管理工作不断发展。

参考文献

[1]吕锐.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理,2018(13):18+26.

[2]王莉.对国企办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].商讯,2020,202(12):136-138.