企事业、机关公文归档事项的思考

企事业、机关公文归档事项的思考

刘婕

摘要：在当代企事业、机关中，公文起着非常重要的作用，是各部门、上下级单位沟通工作的桥梁。公文分为通知，请示、函件、通告、批示、机密等类别，有着向上传给领导审批，领导下达命令等重要作用，对公文的归档则显的尤为重要。本文将对企事业、机关公文从收文到归档的流程、方法、应注意的事项等方面进行阐述。

1. 企事业、机关公文归档流程

1. 收文、登记

从外部门、外单位来的公文，首先要检查是否是给本中心或本部门的公文，保证文件的完整性和准确性。确保无误后，登记在收文本子上。登记时一定要字迹工整，签字字迹清晰，盖章留存。

2. 交给相关领导

登记后，将文件交至上属领导，看下一步工作如何进行。根据领导指示，将文件存档、再转发等后续工作。

3. 对公文进行分类

拿到公文后，首先将公文进行初步分类，公文的分类方法有三种：

1. 按照文件类别分类

公文分为通知，请示、函件、通告、批示、机密等类别，可按照不同类别进行分类。

2. 按照来文单位分类

按照不同来文单位对公文进行分类。

4. 公文归档

详见下文

5. 定期整理公文，以备上级检查

定期整理，归纳公文，会清楚知道每个文档放在哪里，便于突发事件查找和上级单位检查。

2. 公文归档

1.公文归档的目的：使公文间具有连贯性，便于工作查询。

2.公文归档的原则：

1）遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2）区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，找定不同保管期限。

3）便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

3.公文归档的基本要求：

1）归档的文件材料应齐全完整，内容真实可靠，手续完备，需签字盖章的必须签字盖章。

2）归档的文件材料应质地优良、书写字迹清楚，手写部分一律用毛笔、黑色签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水钢笔书写，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水钢笔、红墨水钢笔书写。

3）归档文件外观要整齐，尺寸大的要通过裁剪、折叠整齐，尺寸小的要粘贴在正规文件用纸上保证与整卷大小一致，有破损的应予修裱。

4）归档文件材料中不能有金属物，整理时必须去除金属物。

5）归档的文件材料原则上必须是原件，一般禁止用复印件归档；一般归档一份，重要的归档二份，有电子文件的电子文件必须归档。

6）电子文件归档必须有特别的扫描设备，保证文件的安全。

4. 归档的方法：

1. 按照来文部门、来文单位归档

以不同的来文部门、来文单位归档，可以根据查找目标快速找到文件夹，再进行公文的查找。来文部门、来文单位可分为上级部门、同级部门、上级单位、同级单位，可根据来文单位的不同，设置不同的文件夹，并在文件夹封面处标记好。建议上级部门、上级单位的文件夹放置在一起，同级部门、同级单位的文件夹放置在一起。

2. 按照日期归档

按照日期归档，需要保证日期的准确无误，可以以签发日期、发文日期、批准日期、会议通过日期、收文日期等进行归档，文件夹可以以月、半年、一年为单位进行收纳，需要按照时间顺序从前往后进行收纳，否则会给查找带来不便。

3. 按照公文内容归档

不同部门、不同单位来文会涉及到不同的工作内容，按照同一类工作内容归档会看到这一类工作内容的特点、规律、上下行文特点，对收文人员更加的了解公文起到了帮助的作用。按照同一项工作内容归档，会容易看出这项工作的起始时间、完成时间、这项工作的完成情况，可以了解这项工作的进程。体现了公文归档的目的和作用。

4. 按照公文类别归档

企事业、机关的公文可分为通知，请示、函件、通告、批示、机密等类别，按照类别归档，会更加有目标性。可根据公文类别区分不同文件夹，每个文件夹按照时间先后顺序进行归档。可以对不同类别的公文进行字母符号标注，记录在收文本上。收文的时候，登记完公文标题，就可以记录字母符号，归档的时候根据字母符号找到文件夹进行归档。

5. 按照保管时限归档

根据公文内容，可分为永久保管、长期保管和短期保管。

a反映本机关主要职能活动和需要长远利用的文件，应列为永久保管。如本单位制定的政策法规性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议形成的文件材料等。

b相当长时间内本机关需要考察的文件，应列为长期保管（16-50年）。如本单位一般工作问题的文件材料；本单位一般会议的主要材料；本单位人事管理形成的一般文件材料等。

C本机关内的一些行政文档，如考勤表、绩效表、活动报名表等一些不涉及重要工作内容的应列为短期保管。过一段时间后可进行销毁。

按照保管时限归档的公文，在归档时要注意标注初始时间及保管时限。

6. 按照公文时间节点归档

例如部门年终考核、中心年终工作总结、年终优秀人员汇总表等，都是有固定的时间节点，这些文件涉及全年总结，比较重要，可用档案盒进行分时间收纳，便于查找。

7. 按照公文重要级别归档

公文按照重要级别归档，可分为红头文件和非红头文件，红头文件内容非常重要，应特别注意妥善保管，非红头文件可按照其他归档方式再进行归档。

8. 按照机密、非机密文件归档

公文归档范围最广泛的是按照机密件及非机密件进行归档。机密件及非机密件都可参考以上归档方法，但是机密件必须要有特定的保管工具，例如保密柜，保密电脑来保管机密件。必须有专人负责机密件管理，保证公文隐私不被泄露。

5.公文归档所用办公用品：

1. 文件夹

文件夹是最普遍的收纳文件的办公用品，具有易携带，占用空间小的特点。文件夹适合收纳页数少的公文，不常收的公文，可以以年为时间单位进行收纳。到年末可以将一年以来的公文转存入库，文件夹可以继续使用，归档新的一年的公文。文件夹的标签一般标在侧面，不用标注年度，可循环使用。

2. 档案袋、档案盒

档案袋、档案盒为最常用的公文归档用品，有着收纳整齐的特点。档案袋对公文的多少没有特别的限制，依次装袋归档即可，在使用档案袋进行归档的时候，一定要注意标识标注在摆放的明显处，若不标在明显处，会增大查找难度。档案袋的标注要标注的详细，年度、月度、还有归档类别等，一般不可循环使用。档案盒归档，尽量一个档案盒放置一个类别的公文，认真填写盒内备考表，需对盒内归档文件进行必要的注释说明，项目包括：文件情况说明、整理人、检查人和日期。

3. 保密柜

保密柜一般归档机密级公文，可以是不同类别的公文，不同的来文部门的公文。归档可根据公文归档的方法，可采用文件夹、档案袋、档案盒归档。

6. 归档的注意事项：

1. 收文登记时不要出现错误，包括但不限于登错本、登错编号、登错来文单位。

2. 无落款日期的公文需另行标注日期，以防查不到文件。

3. 文件正文与附件应为一件;正文与定稿一般应为一件;正文与文件处理单、发文稿头纸、领导批示应与文件作为一件;来文与复文或去文与复文可为一件。

7. 公文档案区的管理及检查：

建立完善档案区管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等工作，保持整洁、有序，保证档案无损。档案检查，对于档案的状况应该定期进行检查，必要时可临时进行部分检查，着重检查档案是否短少以及没见档案的完好状况，检查时应该逐卷进行，并做好详细的记录。发现问题及时进行相关处理。