新时期人力资源和社会保障局档案管理工作策略探讨

新时期人力资源和社会保障局档案管理工作策略探讨

白辰

（ 单县人力资源和社会保障局 ，山东菏泽， 274300）

摘要：站在社会经济发展的新阶段，档案管理工作需要做出改革和创新，保持与时俱进，真正做到服务于人民，服务于社会。基于这一背景，本文对新时期人力资源和社会保障局档案管理工作的策略进行探讨，文章首先分析了影响人力资源和社会保障局档案管理工作的因素，接着提出了新时期人力资源和社会保障局档案管理工作的具体策略，以期为档案管理工作水平的提升提供可行的借鉴。

关键词：档案管理；人力资源与社会保障局；档案工作创新

档案管理是人力资源和社会保障局管理工作的重要组成部分，随着社会经济的快速发展，人力资源和社会保障局肩负的档案管理责任更加沉重，需要运用有效的措施，深化档案管理工作。档案管理人员需要思考在当前发展背景下，如何提升档案管理工作的质量，以充分满足单位及个人在档案管理方面的多元化需求，推动档案管理工作向着标准化、规范化、信息化的方向发展。

一、影响人力资源和社会保障局档案管理工作的因素分析

档案管理制度体系是落实档案管理工作的基础，影响着档案管理工作的质量和效率。人力资源和社会保障局涉及到的档案较多，具有内容复杂、种类繁多的特点^[1]。在缺乏科学的档案管理制度体系的情况下，现实档案管理工作的落实面临较大的困难。不同类型的档案需要不同的部门肩负管理责任，在制度体系缺失的情况下，容易出现档案多头管理、存在管理真空等问题。各部门之间在档案管理过程中缺乏紧密联系，档案管理工作人员工作配合度不高，导致实际档案管理工作中存在信息重复收集、记录的问题，为档案管理工作者带来了较重的负担。当前，虽然已经实行了分部门、分岗位管理模式，但由于缺乏统一的档案管理制度体系，档案管理信息遗漏以及信息重复的问题较为突出，影响了档案管理的效率。

信息技术是影响档案管理工作的重要因素。在新的发展阶段，大数据技术、云计算技术蓬勃发展，各行各业都实现了与互联网信息技术的充分融合。人力资源与社会保障部门为了保持与时俱进，也建立了对应的档案管理数据系统，包括档案数据库、数字档案管理、区块链身份管理、区块链储存等，结构较为复杂。然而在运用信息技术的过程中，尚未建立统一的数据库管理标准，在运行期间，信息管理系统还存在着漏洞，存在数据丢失、信息泄露的风险，影响了电子信息档案管理工作质量水平的提升。

档案管理工作组织是人社局档案管理工作的“实施者”，直接影响档案管理工作质量。互联网信息技术在档案管理工作中的运用，使得档案管理工作人员减轻工作负担，但信息技术并不能完全取代人力资本。档案管理工作人员自身的专业素养，支持了档案管理活动高效率开展。在实际的档案管理工作中，部分部门与档案管理工作者构建了管理网络，但部分年长的档案管理工作者专业技能缺失，在档案管理网络的应用方面专业性不足，盲目操作容易带来信息泄露风险。同时，部分档案管理工作人员缺乏使命感和责任感，在出现档案异常事件时，存在推卸责任的倾向，在日常工作中仅仅满足于收集档案信息、交付档案信息，却不能在问题出现时肩负起自身的职责解决漏洞，专业素质水平还有待进一步提升。

二、新时期人社局档案管理工作的具体策略

（一）构建完善的档案管理工作制度体系

人力资源与社会保障局所涉及到的档案管理信息复杂，为了提升档案管理工作的有效性，应当对档案管理制度进行统一规划，构建完善的档案管理工作制度体系^[2]。一方面，应当整合档案管理的职能，明确档案管理各部门工作职责，为档案管理制度体系的构建奠定基础。另一方面，为了确保档案管理制度体系顺利运转，应当构建档案管理部门员工沟通机制，提升部门档案管理工作的默契，确保各部门在档案管理活动中能够积极配合，做好档案管理工作的衔接。另外，考虑档案管理涉及内容广泛，覆盖了社会生活各个方面，包括养老、生育、就业、医疗等，应当构建档案信息共享机制，优化配置档案信息管理资源。人力资源与社会保障局可以通过定期教育培训机制提升部门档案管理工作的专业性，通过奖惩机制，激励各部门提升档案管理工作实效。明确部门内部各岗位的分工，切实落实责任制度，一旦出现了档案管理信息泄露问题，要做到及时追责，避免在后续档案管理工作中出现重复失误^[3]。

（二）加强档案管理工作信息技术支持

在新时期，人力资源与社会保障局的档案管理工作需要向信息化的方向迈进。加强档案管理工作信息技术支持，能够有效提升档案管理工作的效率，提升档案资源的利用率。一方面，人力资源与社会保障局应当优化信息技术基础设施配置。从档案管理工作的需求出发，购置数字化档案信息处理终端、数字化档案信息服务器、存储系统、扫描仪等，为档案管理工作朝着信息化发展提供有效的硬件支持。信息技术的引入降低了单位档案管理工作人员的负担，在节约档案管理的成本的同时，有效降低了人为因素所带来的不确定性，提升了档案信息的利用价值

^[4]。另一方面，人力资源与社会保障局在信息化建设的过程中要加强数据库维护，充分利用数据库的存储优势，突破档案管理的时空限制。在官方网站设计与数据库对接的端口，向公众开放部分档案信息，提升档案资源信息的利用效率。企事业单位以及社会上的个人档案信息使用者，依托数据库上的开放端口获取档案信息资料，档案资源利用率大幅度提升。对于无法向公众开放的保密性质档案信息，应当做好信息安全防护，加强数据库系统的维护，做好漏洞排查和病毒查杀工作，提升档案管理的质量。

（三）提升档案管理工作团队综合素质

新时期，人力资源与社会保障局档案管理工作面临的信息更加复杂，工作量进一步提升，工作涉及到的技术更加专业，档案管理工作团队也面临着新的挑战^[5]。为了逐步优化档案管理工作，应当采取有效的措施提升档案管理工作团队的综合素质。一方面，在团队建设方面投入优质的人力资源，配备专业档案管理工作人员，定期组织档案管理工作人员学习档案法、档案工作条例等法规，增强档案管理工作人员的使命感和责任意识。另一方面，要加强对于档案管理人员的培训提升，定期举办业务培训活动，考虑到档案管理工作信息化程度逐步加深，档案工作人员应当积极参与信息化技术培训，提升个人在档案信息化管理过程中的专业性。为了激发档案管理工作人员的学习热情，部门应当设置公平的晋升渠道，对于学习态度端正、综合能力强、表现突出的档案管理工作人员，给予一定的奖励，促使档案管理工作人员不断进行自我提升，积极落实档案管理工作，推动人力资源与社会保障部门档案管理工作实现可持续发展。

三、结束语

档案管理工作反映了人力资源和社会保障局的运行情况，为其今后的发展提供了重要支撑。对人力资源和社会保障局而言，档案管理工作是一项必须要做好的工作。为了提升档案管理工作的质量，人力资源与社会保障局应当构建完善的档案管理工作制度体系，从硬件层面和软件层面加强档案管理工作的信息技术支持，提升档案管理工作团队的综合素质，推进档案管理工作高效率开展。

参考文献

[1]胡娟.人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究[J].办公室业务,2020(05):144+146.

[2]徐晨晔.探讨人力资源和社会保障局个人档案管理的措施[J].兰台内外,2019(04):27-28.

[3]高立文.新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略研究[J].黑龙江档案,2021(04):98-99.

[4]乔才元,乔镇军,赵奕霖.立足全局推进事业单位深化改革--由干部人事档案工作机构改革引起的思考[J]. 内蒙古科技与经济,2021(15):24-25.