浅谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设

浅 谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设

秦世萍

国网湖北省电力有限公司咸宁供电公司 ,湖北 咸宁 437100

摘要：社会的不断进步与发展,给很多公司的档案管理工作带来了一定挑战,而本文就档案库房的智能化建设与管理展开相应论述。首先对建设管理中可能存在的难点问题进行了简单分析,并探讨了库房智能化建设的要点,如安全保障系统,基础设施系统和信息一体化的建设,都有利于提升档案库房的稳定性能。随后阐述了智能化管理的对策,包括优化库房管理体制,创新库房管理模式和强化库房管理队伍,希望能对有关学者的研究提供有利参考。

关键词：档案库房；智能化；建设

信息化越来越成为企业全面管理的基本手段,为了提升档案库房工作的效率和质量,本文主要对档案库房的智能化建设与管理方法进行研究.文中分析了档案库房管理中存在的问题和档案库房智能化建设,并提出了管理措施,如,档案库房实体管理和虚拟化展现,智能化库房监控,漏水监控子系统等,希望可以为有关人员提供参考。

1 档案库房智能化

随着信息化技术更新换代速度以及完善度的不断提高，档案库房管理在新时代下要实现高质量管理，必须要运用智能化管理技术。档案库房智能化是基于档案库房前期建设的前提下，充分发挥现代信息化技术、智能终端设施和管理系统的优势，对实体档案进行全方次、多层次的自动化管理。档案库房智能具有三个方面的特点。一是库房智能化的的发展基础是库房前期的硬件建设。如库房的排水、电气、空间布局等建设基础条件。二是档案库房智能化的必要条件是现代化的设备和技术。如通信技术、计算机、物联网、空气净化器、加湿器等。这些现代化的设备和技术保证了档案库房自动管理和高效控制。三是实现档案库房智能化的手段是库房管理系统。档案馆（室）可以将档案管理的各个环节纳入到库房管理系统中，实现档案库房管理的可视化和智能化。

2 构建智能化档案库房的思路

2.1 转变思维，创新档案管理工作模式

第一，档案部门应跳出传统的狭窄思维模式，转变思路，适应社会发展，变“纸”为“电”，加强档案电子化的推广，制定出一套集规范性、安全性、效益性为一体的切实可行的电子档案管理制度，规范电子档案的形成、保管、利用等流程，为档案信息化保驾护航。

第二，改变完全依靠人力来完成档案检索利用工作的现状，积极探索全文检索及档案信息资源库建设。利用现代信息技术搭建数字化、网络化的档案信息服务平台，有效积累和储存企业信息资源。档案信息化使档案脱离了传统载体的束缚，以数字形态存储、传播、利用档案信息，为档案库房工作带来革命性的变革。

2.2 以成本控制为核心推进档案数字化建设

随着企业降本增效的不断深化以及前端业务电子化的普及，电子文件归档的需求越来越迫切;同时将现存纸质档案转化为电子档案，利用计算机管理库房和检索利用，会大大降低库房管理工作的复杂性，库房管理人员可以降至1-2名，实现劳动成本的有效节约。

另外，由于企业生产活动中需要对库藏档案进行利用，而库藏纸质档案因为保存年代久远，有些已经褪色破损无法利用，比如有些工程图纸即使进行人工重绘依然无法完全复原，不能很好地提供利用。所以利用信息化技术对图纸进行扫描，保存图纸的电子文件，对于现代企业的档案库房管理显得尤为重要。这一举措不仅可以减少图纸修复的人力成本，还可以因为变“纸”为“电”而提高档案库房的利用率，同时可以更有效地为企业的生产活动保驾护航，体现档案管理与生产力之间的转换。

2.3对接信息化技术逐步实现档案库房智能化

目前，信息化技术可以为档案库房管理工作的发展提供强大的技术支持。不仅可以改善库房管理工作对于人的过度依赖，增加库房内档案存贮的密度，节省库房空间，减少各类硬件设备和人力成本的投入，降低档案的保管成本;同时也可以冲破以往档案库房管理中档案借阅的地域局限性，实现同一份档案在同一时刻无限次地被查询利用，真正实现档案资源的共享。档案信息化建设可以实现以人工查询利用为主向以依靠计算机实现用户自主查询利用为主的本质转变，改变档案存储介质的单一性，提高档案信息资源的利用率，从而使企业档案库房管理工作的效率得以提升。

对接信息化首先要对纸质档案电子化，这是对档案资源的再次开发，由于全文检索、传递管理等技术的不断普及，档案的服务空间大大拓宽了。电子档案的应用不仅大大提高了档案信息的查全率查准率，对于多基地模式管理企业的异地查询利用也可以提供便捷的服务。

档案信息化为库房管理的内容和方式提供了新的模式，利用现代信息技术搭建网络化、数字化的档案信息服务平台，有效积累和储存企业信息资源，真实保存企业生产经营管理中产生的档案信息，实现最大范围的档案信息资源互补与共享。信息化技术的应用能够很好地解决档案库房管理与企业高速发展之间的矛盾，避免因档案管理手段落后而导致的档案资源无法充分利用的缺陷，是企业档案库房管理智能化发展的重要手段。因此，在档案库房管理中引入信息化技术是一项势在必行的改革。

结语：

综上所述，智能化档案库房是依靠先进的设备和优越的设计理念、利用信息化管理及相关最新技术，将库房实际环境与存储技术、计算机技术、无线自动控制技术、通讯与信息处理技术等先进技术相结合，应用适度的、优化集成的技术体系和设备体系，有效整合档案库房管理功能，实现数据互通、具备有效联动，最终实现档案库房环境在符合国家标准要求的基础上安全、低耗；档案管理精准、高效、快捷的工作目标。真正把现代科技完美地融入到档案信息现代化建设中。

参考文献：

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