事业单位档案数字化管理工作分析

事业单位档案数字化管理工作分析

程 倩

重庆煤矿安全监察局安全技术中心 重庆 400000

摘要：当前，随着经济的发展，我国的科技水平也在不断地提高。与此同时，事业单位档案数字化管理工作也得到了很好的改进。事业单位的档案管理工作也渐渐的走向数字化方向，在档案管理中采用现代先进技术，不仅可以更好地对档案实行规范化管理，也能够满足当前社会的需求，提高档案管理的效率。本文针对当前事业单位实施档案管理过程中存在的问题进行探讨，并针对问题提出一定的解决措施，以此来为其他行业提供参考。

关键词：事业单位；档案数字化管理；工作研究

引言：

档案管理工作是否有序决定着事业单位组织内部工作能否正常有序地开展。当前，计算机技术以及网络电子商务的不断发展，越来越多的档案管理工作都在网络上进行，以数据的形式存在于光盘、云盘等各种载体中。在计算机系统上对档案进行处理，可以有效地提高当前档案管理的效率。因此，档案数字化管理已成为当今社会的一种重要趋势，为了更好的提高当前事业单位内部档案管理的效率，本文针对事业单位档案管理发展现状以及问题展开分析，以促使当前档案管理朝着更好的方向发展。

1 事业单位档案管理的现状

1.1 安全管理不到位

首先，在事业单位档案管理过程当中，有关档案资料安全层面的管理措施是相对缺乏的，由于在对档案进行管理时，很少出现档案资料盗取的现象，因此就缺乏资料盗取方面的应对措施，所以在遇到实际安全问题时，事业单位档案管理方面都或多或少有所欠缺。加上事业单位在有关档案安全的管理制度上相对缺乏，进而导致档案的安全管理存在一定的问题。如果管理安全规章制度不完善，那么事业单位在面对档案资料丢失等棘手问题时，就无法进行高效率的解决，这是当前存在的一个很大的管理问题^[1]。

1.2 专业人才缺乏

经济的发展也带动了技术的更新，我国在21世纪后，经济与技术共同发展，无论在速度上还是在质量上都进入到了最佳的发展模式。在当前大数据背景和新技术层出不穷的时代背景下，事业单位档案管理要想朝着数字化的方向发展就需要专业性人才来作为驱动力。与此同时，我们在对事业单位档案管理有关的技术人员进行挑选时，也需要一定的时间。事业单位档案管理需要的人才不仅能够最大化地抓住时代信息的要求，也要求能够使用先进技术对档案信息进行提取，从而最大程度的满足满足社会的需要。而当前事业单位档案管理运营的很多工作人员在遇到信息收集和整理问题时，有很多技术操作流程都不熟练，这便为事业单位档案管理过程带来了很大程度上的困难，这就需要我们针对工作人员的专业性提出要求，从而最大限度的保证事业单位档案管理的正常开展。可就事业单位档案管理当前的发展情境来说，这些都需要一定的时间才能完成。目前，我国大数据技术发展呈现出不断进步的状态，但大数据人才还是非常缺乏。事业单位中科技人才占比较少，大数据专业人才的缺乏导致事业单位在进行更新换代过程中发展迟缓，且事业单位在对有关数字化人才的工作上也没有扩大发展的趋势，这导致专业人员没有良好的工作去处，使得事业单位内部的大数据人才更加短缺。这主要是事业单位内部的信息管理出现了问题，事业单位需要的人才必须具备强烈的数字化专业知识以及数据处理能力，但当前事业单位档案管理部门中的人才很多都是以往的老员工，在技术使用上存在很大的问题，并不具备吃透当前新技术的能力，在对先进技术的使用上也存在一知半解的现象,不能发挥数字化技术的重要价值,这对于事业单位的档案管理工作的发展而言并不利。

1.3 管理方式需要改进

当前，档案管理主要采用的是人工管理方式，人工管理的优点主要是它自身比较灵活，无论是弹性还是选择性都比较强，可以解决管理过程中存在的一定弊端。但人工管理存在的很大问题就是它容易导致错误的发生，毕竟人为因素存在很大的不确定性。与此同时，大部分事业单位的档案管理还未形成规范的管理制度，这为后期信息资源的管理也带来了一定的难题。恰当的档案管理制度可以有效的促进事业单位的工作效率提升，而当前事业单位在有关档案管理方面的制度建设并不完全，这对档案的安全管理带来了一定风险。除此之外，事业单位档案管理的内部成员缺对相关重要信息进行收集的意识，这便导致在调取相关信息资源时会遇到一定的困难。档案管理工作的优劣对于事业单位未来的发展有着非常大的影响，如果管理措施不到位，出现资源被盗取的现象，对事业单位的声誉也会有很大的负面影响。加上有些管理人员在对资金的使用管理上也缺乏一定的统筹安排，这对事业单位的档案管理过程而言是一个很大的损失^[2]。

2 加强事业单位档案管理的措施

2.1 做好大数据信息收集与处理的工作

为了提高档案管理工作的效率，事业单位要做好对大数据的信息收集与整理工作。首先，要借助大数据的储存技术来对档案数据进行存储，从而按照当前事业单位的发展要求对数据进行有效的分析。例如，在对客户信息进行调取时，不能仅仅只是将大数据作为工具，还需要将大数据融入在调查体系里面，从而保障智能化数据的收集。其次，要对数据的来源渠道进行明确的划分，从而保证数据的真实性。大数据在对信息调取的精准上面是非常有效的，为了保障数据的真实性，还需要对大数据内部结构进行一定的处理，从而保障所得到的数据具备真实性。最后，借助大数据对用户信息进行利用时，要保护好用户的隐私，不能出现盗取用户信息的现象，进而在社会上为树立良好的信誉，减少网络带来的负面攻击。

2.2 建设创新队伍，推动档案管理数字化进程

当今时代，创新的重要性是不容忽视的，如果没有创新，事业单位便不能在激烈的竞争中更好地立足。因此，需要对事业单位的档案管理工作进行创新，不管是对专业人才进行招聘还是事业单位的档案管理过程，抑或者是单位的整体氛围，都需要营造良好的创新环境，进而打造创新队伍。为了培养创新队伍，在招聘的过程当中，可以针对对事业单位档案数字化管理发展有帮助的专业性人才进行招聘。其次，持续性的学习对于事业单位未来发展而言是非常有必要的。如果事业单位没有学习因素的注入，那么它永远都不会有很大的提高。事业单位档案管理工作也是这样，如果想要在创新上有所突破，那事业单位就需要不断地进行学习，不论是在事业单位的档案规划管理还是整个档案管理过程中的安全性等，都需要充实自身体系当中的不足，用创新的角度进行思考学习，提升事业单位运行的有效性。最后，要营造一个良好的学习氛围，如果没有一个良好的学习氛围，那么事业单位未来的发展也只会止步不前，不会前进，其安全性也不会得到提高。为了最大概率的保证事业单位的创新发展，就需要营造一种恰到好处的学习氛围，例如各种新型技术、各种软件功能的使用等等。团队水平的提高可以带来大数据的有效利用，这对于数字化在档案管理中的普及来说起着非常重要的作用^[4]。

3 结束语

当前，在技术发展迅速的时代背景下，通过采用数字化技术对事业单位的档案进行管理，可以有效提高档案管理的效率，保证事业单位内部工作的正常开展。数字化档案管理作为未来的主要发展趋势，目前得到了很多企业的广泛应用。因此，为了推动数字化档案管理的应用，就需要敢于打破旧有的管理方式，培养专业管理人才，进而推动事业单位长期稳定的发展。

参考文献：

[1]康国红.事业单位实现档案数字化管理的要点分析[J].兰台内外,2022(02):16-18.

[2]隋凌云.事业单位实现档案数字化管理的要点分析[J].城建档案,2021(11):50-51.

[3]白宇.试论事业单位数字化档案管理工作[J].科技创新导报,2019,16(19):173-174.