谈新时期背景下事业单位人事档案管理现状与对策

谈新时期背景下事业单位人事档案管理现状与对策

刘帆

枣庄市台儿庄区泥沟镇社会保障服务中心 277411

摘要：在新时期背景下，如何做好事业单位的人事档案管理也成为了十分关键的工作内容。因为人事档案管理具有特殊性，其工作特点要求工作人员具备一定的服务意识和保密意识，要想不断促进事业单位人事档案管理工作的进步和发展，就必须做到以开放的态度、缜密的作风和创新的精神引领每一项工作，要抱着为事业单位的每一位工作人员服务的心态，进一步提高人事档案管理的信息化水平和科技化水平，从而为事业单位的长期稳定发展提供良好的保障。鉴于此，本篇文章就对新时期背景下事业单位人事档案管理现状与对策做出了论述。

关键词：新时期；事业单位；人事档案管理；现状；对策

实际上在事业单位内部，每一个干部职工都会有相应的人事档案，并且会在其中详细地记录着其成长发展的全过程。而科学地管理人事档案是促进事业单位干部队伍建设和人才培养的重要基石，也与事业单位的深远长足发展息息相关。因此事业单位必须重视人事档案管理工作，建立健全干部人事档案管理体系，积极解决管理工作中存在的问题，从而提升干部职工人事档案的管理成效。

一、新时期背景下事业单位人事档案管理现状探讨

（一）信息化水平偏低

现如今，已经进入到了信息化的时代，但是在个别地区的人事档案管理活动中，仍旧在沿用传统手段，但是在新的时期，一些传统人事档案管理方式已经无法满足现代社会发展需求。现阶段我国人事档案管理信息化程度较低，主要有多个方面的原因，例如档案管理人员受到传统管理理念的影响，不能及时地融入信息化人事管理工作当中。相关人事档案管理人员对计算机操作技术不熟练，影响了工作效率。此外，当前人事档案管理信息化系统仍不够完善，主要原因是人事档案信息涉及的个人信息较多，有着十分重要的作用，在网络环境中，系统可能会受到病毒等侵略，导致事业单位人事档案管理信息被窃取和泄露，此外，信息化档案管理的发展要依靠相应的法律法规，从而保证管理人员工作行为的规范性，目前很多法律法规主要围绕传统档案管理模式制定的，在现代信息化档案管理模式下这些法律法规不再适用。

（二）管理人员能力有限

对于事业单位的档案管理而言，管理人员是一线责任人员，也是直接的负责人，所以其自身的能力素质是非常重要的一个因素。而这项工作有较为繁杂，需要在其中投入大量的财力、物力和人力。但从目前的实际情况上看，部分负责人事档案方面的管理人员在综合素质方面是比较低的，在对各类事宜进行处理的过程当中还一味地沿用落后方法和传统思想，无法实现创新和改革。这样就对管理工作的开展产生十分不利的影响^[1]。

（三）重视程度不足

现如今，在事业单位内部的人事档案管理活动当中，还存有重视程度不足的情况，针对目前的实际情况而言，很多事业单位在发展和建设的过程当中都对人事档案方面的管理工作抱有着一定的忽视态度。比如，在日常工作开展的过程当中，只是注重个人档案方面的收集，对于如何针对人事档案开展有效管理工作并未充分进行思考。这样就会导致档案管理工作在开展的过程当中处在形式主义上，并未得到有效的落实，甚至出现一味应付的情况，无法真正的展现出事业单位发展和建设中档案管理工作的价值和作用，很难实现人力资源的合理配置。

二、新时期背景下事业单位人事档案管理对策分析

（一）注重档案管理的信息化建设工作

在新时期信息化的时代当中，人事档案管理也需要做出改变，需要与时俱进，及时跟进时代的发展进程，注重新时期无纸化办公环境，建立单位内部的人事档案管理系统，并将人员信息全面录入其中，以提高管理的规范化，促使其使用效率亦能够获得有效提升。信息化管理的优势在于各个方面，包括其更为系统、规范、便捷，且使用过程更为高效，能够在短时间内更为快速的查阅相关资料内容^[2]。因此，事业单位要积极引入网络化管理模式，进一步优化档案信息的标准化、规范化。在此过程当中，一方面需引入相应的基础设备，如电脑、数据处理器等硬件资源设备，为信息化管理构筑基础条件。另一方面，则可建立内部的档案信息管理体系，或引入与之适配的档案管理系统，以将其体系有效建设，进一步推进落实电子信息化的使用。除此之外，为确保信息化管理应用的规范落实，单位亦需要制定相应的规章制度，以进一步落实其建设过程以及应用的高效、科学及规范性。

（二）提升工作人员的档案管理能力

针对事业单位的人事档案管理而言，鉴于工作人员有着关键的作用，所以还需要提升他们的管理能力，而思想意识是行动的先导，这就要求首先需要重视相关人员的思想意识的优化提升，以从根本上推进管理规范化工作的顺利开展，促使相关管理工作者能够逐步增强精细化与规范化管理意识^[3]。在此过程当中，需加强对于这部分工作人员开展的宣传教育，以此逐步增强内部人员的思想意识，使其能够提高对于档案管理的重视与认知，从而增强其管理效能的不断优化，使其能够进一步增强相关资料的收集与利用，提高人事工作职能的有效性。在此过程当中，可将信息收集的渠道全面拓展，并建立相应的收集体系，促使各部门能够有效配合完善人事档案信息的收集与整理工作。此外，则需进一步建立联动机制，即将职工的基本信息、企业发展信息等一并纳入其中，包括且不限于工、学历、奖罚情况、工作经历等等，以将档案信息有效完善。

（三）加强重视人事档案管理工作

事业单位内部还需要加强对于人事档案管理的重视度，这样才可以在新时期更好地展开此项工作。具体而言，在日常的档案管理工作开展过程之中，需要注重以下四个方面的管理。首先在档案收集的过程之中，要根据要求，保证档案收集的全面性，完整性和真实性。比如对干部的奖惩评价、人事调动的相关信息、外出培训的汇报等。只有在收集阶段，确定档案完整，后续的工作才能继续开展。第二个方面是要对收集到的档案进行仔细的鉴别和检查，明确档案的真实性以及相关信息的完整性，保证档案符合整理的标准。发现档案的缺失或者是信息不完全的问题，要及时落实到具体的个人进行档案的补充，如果档案已经丢失或损毁，需要提交说明材料。最后是要对档案的转递进行把控。档案转递是档案管理过程之中常见的一项工作，相关的负责人员在进行转递工作时，要核查申请文件，对转递的文件、转递时间以及回收时间进行详细的记录，并且在档案回收时要对档案进行检查，明确档案未发生缺失和损毁。总之一定要加强重视人事档案管理工作，并完善想要的管控机制。

结束语：

总而言之，由于受到各种内部或者外部要素的干扰，在国内的事业单位档案管理工作，仍旧还是还有着些许问题。所以为更好地符合新形势下的时代发展，就需要不断探究，不断纠错，不断提升，以认真负责的态度和严谨的工作作风，努力开创新时代下人事档案管理工作新局面。各个单位人事档案的收集和管理工作自始至终都是人事管理工作的基础，为实现事业单位人事管理部门做到人力资源的合理配置，员工合理分配，从而不断提高和培养各个部门职工人员综合素质和能力这一最终目标。相关单位必须具体分析工作中出现的问题，做到不忽视不轻视，并以切实有效的方案措施进行改进，提高人事档案管理工作的效率和水平。

参考文献：

[1]张艳.事业单位人事档案管理现状与对策研究[J].智库时代,2020(23):30-30.

[2]刘爔元.浅谈事业单位人事档案管理的现状及对策[J].办公室业务,2019(7):130-130.

[3]乔晶晶.浅谈事业单位人事档案管理的现状及对策[J].环球慈善,2021(4):0296-0296.