测绘科技档案信息化整理的探索和实践

测绘科技档案信息化整理的探索和实践

刘丽萍

河北省水利水电勘测设计研究院集团有限公司

摘 要：目前我国信息技术和各行业的快速发展，我国测绘工程发展也十分快速。测绘科技档案是我国测绘科技发展的历史见证是测绘文化的历史沉淀是我国光辉灿烂文化宝库中的一颗明珠。古、近代测绘科技档案是勤劳智慧的中国测绘祖先成就的结晶；现代测绘科技档案是我国广大测绘工作者几十年辛勤劳动的成果是政府管理、国土规划、文化教育、科学研究、外交和国防建设不可缺少的地理信息资源是国家的宝贵财富。加强测绘科技档案现代化建设体现以人为本和全面、协调、可持续的科学发展观充分发挥测绘科技档案在社会主义现代化建设中的服务作用是测绘科技档案发展的一项战略任务。

关键词：测绘科技；档案管理；城市管理；政府职能

引言

测绘科技档案的管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，各国政府都给予高度重视与财政支持。特别是在发达国家，测绘档案资料的存储设施条件完备，技术先进，达到了更好地保存史料和更方便地服务于社会的目的。我国测绘科技发展虽然已经基本实现由传统技术体系向数字化技术体系的跨越，测绘科技档案事业的发展亦进入全面信息化建设阶段。但是，从整体上看，测绘科技档案管理仍然处在传统的手工管理阶段，测绘档案存储设施不足，专业设备陈旧问题突出。因此，要把握新时期测绘档案管理中遇到的新情况、新问题，加大投入，提高测绘科技档案的管理水平和应用能力。

1测绘科技档案在社会管理中的重要作用

在各级测绘部门和单位的测绘工作中,测绘资料档案是必需的有关各类地理信息数据、基础测绘成果等极具参考价值的资料,它在国土资源管理、交通、城市规划、水利、林业等社会发展的各行各业中都发挥着强大的支持保障作用，随着时代的发展和测绘工作的逐步完善,测绘科技档案管理工作面临着更多的机遇和更高的挑战。测绘科学技术档案（以下简称测绘科技档案）是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等，它反映的是测绘生产单位的科技活动，而不是随意编制的，具有较高的保存价值，作为一种技术资源的储备形式而存在，不仅对城市测绘的生产经营，技术进步有作用，而且对于开拓新的生产科研领域同样具有重要意义。

2我国测绘科技档案现状

2.1测绘档案管理手段相对落后

测绘事业发展到今天国家空间基础地理信息系统的建设已经基本实现了由传统模拟测绘技术体系向数字化测绘技术体系的跨跃正向信息化测绘技术体系的方向加速发展。然而测绘科技档案管理仍处在传统手工管理阶段。应收集接收的档案信息无从查找；仍以上门方式进行收集；批量进馆的资料不能及时建账、建目形成积累造成常年数量不清；档案进出库手续基本上还是手工办理；档案无机读目录查询检索仍以手工目录为主而且只有专管人员才能检索清楚别人如同大海里捞针用户自己查询更是不可能；统计方法落后数字提供无法做到及时、准确；档案查阅仍使用原件速度慢、费人费工、原件易破损而且频繁进出库房影响整个库房的存储环境降低了所有原件的存储寿命。

2.2测绘档案存储设施不足和专业设备陈旧

目前各测绘档案资料馆均存在着库房严重不足的问题使得应接收的档案资料无能力接收已接收的档案资料仍堆放库中无法进行整理组卷上架摆放到位。库房设施陈旧无空调装置、安防设施和报警系统等。已有的档案库房设施技术不达标存储条件不符合档案资料库房要求。珍品古旧地图无专门的、符合保存条件的库房设施和装具不能确保档案长久保存和保护。

3测绘科技档案信息化整理技术路线

3.1档案信息化整理技术路线

测绘科技档案的信息化探索的核心，是模拟和数字档案资料的信息化整理，特别是模拟类的测绘科技档案，存在大量非数字化的资源，因此需要对模拟和数字档案资料以及其载体进行科学规范的分析、整理、著录、编目，贴标、录入信息化系统等，以便于信息化整理后的档案资料能够快速检索、查询、借阅、利用。

3.2模拟档案信息化整理

模拟档案信息化整理按照分类、组卷、排列装盒、编制档号、编目、制作打印标签、粘贴标签、档案目录导入系统、排列上架等流程进行作业。分类。模拟档案按照“项目（事由）-载体-年度”进行分类，其分类需满足两个原则，一是保持档案的成套性和相关性；二是单一类目和单一案卷中的文件应该保持相同的存储属性和成果性质。组卷。在完成分类后，进行组卷，其基本方法为，项目纸质文档与其项目成果（如纸质地形图、地图集、专题地图、航测内外业成果等）分开组卷；模拟成果以档案盒（袋、筒）为基本立卷单位；项目技术文档按照项目属性进行组卷，一盒为一卷，若超出一盒的容量可以组成多卷；组卷应保持模拟档案之间的有机联系；无法采用档案装具进行组卷的档案资料，如图书类、地名志、图册等装订成册的资料，按册组卷，一册为一卷。

3.3数字档案信息化整理

数字档案信息化整理主要是按照数据检查、数据整理、编目、制作打印标签、粘贴标签、档案目录导入系统、排列上架等流程进行作业。除数据检查、数据整理、编目等按照数字档案的存储介质、数据分类等进行，其他过程与模拟档案信息化整理基本一致。1）数据检查。对数据存储介质进行可读性检查；核对介质标签信息是否与介质中数据内容一致；所有问题都要认真做好记录。对于介质中数据内容信息不完整与不正确的，将重新修改编录正确信息，并填写数据检查登记表以作备案。2）数据整理。分析数据类型，并分类整理和存放；分析存入硬盘介质的数据，核查数据是否存在重复归档的情况，对于重复数据只整理一套，防止出现相同数据重复整理组卷；整理数据档案的分类和保管期限，对不合理和不准确的进行修正；制作案卷级目录项。3）编目。按照档案目录分类将数据档案元数据信息进行提取著录，著录项包括归档编号、案卷号、原始卷号、案卷题名，载体、形成单位、形成年代、比例尺、分辨率、保管期限、立卷单位、立卷日期；遇到无法采集某些字段信息时，在著录项中填写无，并做记录。4）制作打印标签。按照一定的模板和样式，制作案卷封面和二维码标签。5）粘贴标签。将制作好的案卷封面和二维码标签用浆糊等有利于档案保管的粘贴剂，粘贴至合适的位置，并保证档案内容无压盖。要求粘贴牢固、平整、整洁。

4结语

测绘科技档案信息化管理与服务系统的建设、逐步完善和运行实践及成效，可以得出这样的结论：只有重视和加强测绘科技档案的集中、有序的科学管理，并使之实现现代化、数字化、信息化，提升测绘科技档案管理的服务工作水平，才能为测绘项目实施的决策、运营和管理提供有力保障，从而更好地为社会经济建设提供更为积极有效的服务。特别是在国家机构改革期间，能够有效促进测绘地理信息资源与国土、地矿、林业等国家自然资源的快速规范整合，为国家建立国土空间规划体系，逐步实现“多规合一”提供了规范、准确、高效的测绘地理信息资源保障。

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